Правила выдачи трудовой книжки работнику при увольнении. Заявление на отправку трудовой книжки по почте — образец Как отправить почтой трудовую книжку уволившемуся работнику

Но чаще всего выдача имеет место в день разрыва трудовых отношений. То есть гражданин получает документ тогда, когда происходит оформление сотрудника в качестве уволенного кадра. Не раньше и не позже. Такие правила установлены в России на данный момент. Выдача трудовой книжки в день увольнения — это процесс, который обязательно должен состояться. После того как человек получает данный документ на руки, ему дополнительно вручают расчетную справку. И с подобным перечнем бумаг требуется отправиться в бухгалтерию предприятия, чтобы получить расчет. Только после этого можно будет считать процесс увольнения и выдачи «трудовой» правильно реализованным.

Отправление трудовой книжки через почтовое отделение

Наниматель обязан сначала выслать уволенному уведомление с требованием забрать документ лично или дать разрешение в письменном виде на его пересылку. Выслав такое извещение, наниматель снимает себя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. И только заручившись согласием уволенного гражданина, наниматель вправе отослать ее через почтовое отделение.

Тогда его действия будут признаны законными. Еще одна распространенная ошибка - когда наниматель после получения письменного согласия на отправку, отсылает трудовую по почте спустя несколько дней. Многие считают, что если уведомление было выслано и имеется разрешение на высылку трудовой почтовым отправлением, можно не торопиться. Но законодательство обязывает нанимателя выслать документ за 3 рабочих дня.

Пример 1. Отправление трудовой книжки гражданину посредством почты по его обращению Сотрудник правового отдела В. Д.

Как забрать трудовую книжку по почте (образец заявления)?

Также вернуть трудовую книжку уволившийся работник может в судебном порядке. Кроме компенсации утраченного заработка, он имеет право и на моральный ущерб. Законодательством предусмотрены ситуации, когда работодатель не несет ответственность за непередачу трудовой книжки, а именно:

конечная дата действия трудового соглашения с женщиной был продлен до окончания беременности или отпуска в связи с беременностью и родами;
причиной увольнения стал прогул, а именно отсутствие работника не менее 4 часов подряд без уважительной причины;
работнику было вынесено наказание в виде тюремного заключения.

Специалист рассказывает о выдаче трудовой книжки при увольнении Отказ сотрудника от получения трудовой книжки При расторжении трудового соглашения по инициативе работодателя возможен отказ от получения трудовой книжки.

Порядок и процедура выдачи трудовой книжки при увольнении по тк рф

Выдача документов, связанных с работой, и их копий По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Части вторая - третья утратили силу.

Правила отправки трудовой книжки по почте при увольнении

Стандартными причинами здесь являются:

отказ гражданина ее забрать, несмотря на то, что он в день увольнения находится на рабочем месте (чаще при несогласии с причиной увольнения);
отсутствие уволенного на работе (по разным причинам).

Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение. Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день. Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот.
Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т. д. - все вытекающие из этого последствия будут признаваться грубым нарушением законодательства о труде. Бывают случаи, когда увольняемый гражданин, не имея возможности забрать свой документ в последний рабочий день, заранее оповещает об этом нанимателя.

Выдача трудовой книжки при увольнении работника

В таком случае уволенному работнику направляется уведомление с просьбой забрать документ или дать согласие на отправку книжки по почте. С момента отправки уведомления руководитель перестает нести ответственность за задержку книжки. Если работник, получив уведомление, обратился за трудовой книжкой, то работодатель должен вернуть ее не позднее 3 рабочих дней.
Документ можно отослать уволенному сотруднику по почте, если тот дал на то свое согласие и написал заявление на пересылку документа. В случае смерти сотрудника трудовую могут получить его родственники, предоставив документы для подтверждения родства. Если за книжкой никто не обратился, то руководитель обязан хранить его до востребования.

Как осуществляется выдача трудовой книжки при увольнении

Если работодатель по статье отстраняет от работы, то начальник составляет акт об этом.

Ознакомление начальства с желанием сотрудника и одобрение.
Отработка в 2 недели.
Фиксирование работодателем рабочего периода в «трудовой» с указанием причины отстранения от выполнения должностных обязанностей.
Получение трудовой книжки и расчета в бухгалтерии.
Проставление подписи о выдаче изучаемого сегодня документа работодателем в журнале учета «трудовых».

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника

Как заполнить трудовую книжку?»); формат учетной книги движения трудовых и вкладышей к ним; формат приходно-расходной книги Весь период действия трудового соглашения вплоть до его денонсирования этот персональный документ гражданина хранится в кадровом отделе. В заключительный день работы (дата денонсирования трудового договора) его обязаны отдать лично владельцу. Получив его на руки, последний должен расписаться в личной карточке и учетной книге.

Не применяется этот порядок тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась (ст.84.1 ТК РФ). Не являются препятствием для выдачи следующие причины:

отсутствует или не подписан обходной лист;
не произведен расчет с сотрудником.

За несвоевременную выдачу наниматель (если это его вина) обязан компенсировать уволенному заработок за время задержки.

Как отправить трудовую книжку по почте

Добровольскому была отправлена трудовая книжка ценным письмом с описью вложения. Пересылка произведена правомерно и с соблюдением сроков. Пример 2. Пересылка трудовой гражданину с его согласия через почтовое отделение Н.

Внимание

И. Петрова была уволена по соглашению сторон 15.10.2016. С приказом увольняемую кадровый отдел ознакомил. В последний рабочий день сотрудница за трудовой книжкой не явилась, хотя на работе присутствовала. Кадровиками был оформлен отказ в присутствии свидетелей.

Инфо

Наниматель сразу инициировал отправку через почтовое отделение, чем снял с себя ответственность за несвоевременность выдачи трудовой. Кадровики выслали уволенной сотруднице уведомление с призывом лично забрать документ или согласиться на его высылку. Вскоре на адрес организации от Н. И, Петровой поступило письменное согласие на отправку.

Работодателю необходимо:

составить акт о том, что трудовая книжка сотруднику не выдана (указать причину);
направить сотруднику письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее почтой.

Трудовая книжка – почтой Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:

заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
в ответ на посланное работодателем уведомление.

Когда книжку отдадут родственникам? Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью.

Требования законодательства обязывают работодателя оформить разрыв трудового соглашения в последний трудовой день сотрудника и выдать ему трудовую книжку. Но случается, что гражданин по каким-то причинам не забрал этот документ. Тогда осуществляется отправка трудовой книжки по почте при увольнении. Такая процедура имеет определённые нюансы, которые нужно учитывать.

В каких случаях это возможно

Чтобы разобраться, когда необходимо отсылать гражданину почтой документ, подтверждающий его трудовой стаж, целесообразно рассмотреть распространённые типовые причины, из-за которых возникают подобные ситуации.

Итак, отсылка документов после увольнения почтой обычно осуществляется, если:

увольняющийся трудится в филиале компании, расположенном в другом городе, а все официальные бумаги хранятся в основном офисе;
увольнение осуществлялось одновременно с оформлением отпуска (заявление писалось с просьбой прекратить трудовые отношения в последний отпускной день);
гражданин был направлен в продолжительную командировку (стажировку, практику) и уже оттуда подал прошение о разрыве трудового договора, где указал, что трудовую книжку ему следует прислать домой почтой;
трудовые отношения были прекращены по приговору суда либо же по инициативе администрации вследствие выявления фактов грубого нарушения трудового законодательства;
прекращение соглашения о трудовой деятельности с женщиной, находящейся в декрете, по её собственному заявлению;
по иным причинам дистанционного увольнения, когда об этом просит сам увольняющийся.

Важно отметить, отправка трудовой книжке почтой – это для администрации вынужденная мера, когда отсутствует возможность вручить документ лично увольняющемуся гражданину. Либо присутствует письменное обращение сотрудника на отсылку трудовой книжку непосредственно ему домой почтой. Работодатель не имеет полномочий проявлять какую-либо инициативу, чтобы выслать почтой личные материалы сотруднику, особенно когда последний может самостоятельно прийти и забрать их в кадровом подразделении компании.

Для отсылки материалов почтой требуется веское основание. В противном случае такой факт расценивается как задержка выдачи документа с вытекающими из этого юридическими последствиями для работодателя.

Отсутствие подписанного обходного листа, а также окончательного расчёта на дату увольнения не являются основанием, чтобы задерживать выдачу положенных гражданину официальных бумаг. Если выполнить такие действия несвоевременно (в срок не позднее 3 рабочих дней), работодателю может грозить солидный штраф. Исключение могут составлять случаи, когда место нахождения владельца трудовой книжки неизвестно. Тогда официальные материалы о трудовой деятельности останутся храниться в архиве компании пока не станут востребованными.

Учитывая, что трудовая книжка сопровождает сотрудника весь период рабочей деятельности, передача её от работодателя к работнику должна осуществляться из рук в руки. Пересылать этот документ почтой можно только тогда, когда этого желает сам работник.

Но перед тем как отправить трудовую книжку по почте, необходимо получить письменное согласие на осуществление таких действий. Оно может выражаться таким образом:

Отдельной фразой в общем заявлении на увольнение. В таких случаях эта фраза пишется отдельным абзацем после формулировки причины увольнения. Обычно такое заявление также присылается почтой либо подаётся сотрудником заблаговременно (например, перед уходом в отпуск, по окончании которого сотрудник решил уволиться).
Отдельным заявлением. Оно может подаваться как с основным заявлением об увольнении, так и после получения зарегистрированного приказа об увольнении.
Путём уведомления работодателя о необходимости отправки трудовой книжки почтой телеграммой. Формулировка пишется в произвольной форме, но должна полностью раскрывать суть пожелания. Поэтому экономить на словах в таких случаях не стоит.

Следует отметить, что отдельные компании рассматривают письма пользователей, присланные по электронной почте как их личное заявление. Тут следует учитывать, что интернет-переписка обычно осуществляется по незащищённым каналам, поэтому в правдивости такого сообщения могут возникать сомнения.

Как вариант, пользователь пишет заявление от руки, сканирует его и уже так пересылает своему работодателю. Такой документ может быть принят к рассмотрению при условии, что оригинал будет позже переслан обычной почтой.

Почтовая пересылка трудовых документов допускается, когда этого желает владелец и предоставил письменное согласие на такую пересылку. Отправляется ценным письмом с получением обратного уведомления о получении документов.

По желанию владельца трудовая книжка может пересылаться и другими способами, либо доставляться с помощью курьера. Оплата за такой тип пересылки вычитается с причитающегося увольняющемуся сотруднику компенсационного жалования. Оптимально, если всё это будет изначально предусмотрено в заявлении гражданина на осуществление ему доставки трудовой книжки.

В жизни периодически возникают ситуации, требующие от работодателя выполнить возложенные на него обязательства по части полного финансового и документального расчёта с уволенным сотрудником. И в некоторых ситуациях приходится проявлять инициативу и отправлять документ через почтовое отделение на домашний адрес уволенного труженика.

Это возможно в таких случаях:

увольняемый труженик категорически отказался забирать причитающиеся ему бумаги и книжку в завершающий трудовую деятельность день;
увольнение гражданина выполнено по инициативе администрации, и сотрудник отказывается ставить подпись и забирать свои документы;
когда работодателю известен домашний адрес уволившегося гражданина, на момент увольнения он отсутствовал на рабочем месте и не желает что-либо писать (согласие на отправку документов почтой).

Нужно учитывать, трудовая книжка – официальный учётный документ. Поэтому её отправка владельцу должна осуществляться по чётким правилам. Пересылка должна выполняться исключительно ценным письмом, внутрь которого вкладывается опись. Описывать всё содержимое необходимо тщательно, чтобы в дальнейшем не было возможности обвинить этого работодателя в халатности во время работы с документами.

Перед тем, как отсылать такое письмо, кадровому подразделению придётся выполнить некоторые подготовительные шаги:

Составить письменное адресное уведомление уволенному работнику о необходимости прийти забрать трудовую книжку лично либо направить своё письменное заявление с разрешением её переслать.
В присутствии не менее 3 лиц составить акт, что сотрудник отказался забирать документ лично и не захотел направлять в отдел кадров письменное заявление на пересылку.
Отправка конверта с официальными бумагами (должно быть ценное письмо с описью и ответным уведомлением).
Получение обратного оповещения, что документ успешно вручён владельцу. Это и будет основанием считать, что увольнение труженика и расчёт выполнены в полном объёме.

Отправление официальных материалов без согласия допускается, только когда бывший труженик по каким-либо причинам отказался самостоятельно забирать трудовую книжку с отдела кадров.

Сегодня почта России остаётся одним из надёжных источников передачи информации, которому такое право делегировано на государственном уровне. Здесь действует свой чёткий внутренний порядок, по которому пошагово расписано, как действовать в разных ситуациях. При этом, если документ не найдёт адресата либо же этот адресат откажется по каким-то причинам его получать, посылка (письмо) будет возвращено на отделение, из которого оно отправлялось.

Таким образом, работодатель получает гарантию доставки документа владельцу либо возврата обратно для необходимости дальнейшего архивного хранения. В любом случае риск потери документа сводится к нулю. Почтовые уведомления и отметки являются должным доказательством, что все возложенные на работодателя функции были выполнены в полном объёме.

Конечно, отправление может осуществляться и другими способами:

любым доступным почтовым оператором. Условия такой отправки и оплаты необходимо заранее письменно согласовать. Тут же целесообразно требовать от заявителя заверения не предъявлять претензий из-за потери документов во время пересылки;
курьером. Условие также заблаговременно оговаривается письменно. Все риски потери официальных бумаг здесь также ложатся на получателя;
через представителя. Тут уполномоченному лицу придётся оформить нотариально удостоверенную доверенность. Только так отдел кадров сможет выдать трудовую книжку прекратившего работу в компании сотрудника.

Выбирается наиболее удобный способ для сотрудника и более надёжный для руководителя.

Если пересылка официальных бумаг осуществлялась почтой либо другим доступным способом, необходимо сохранить все квитанции, уведомления, отчётные формы, подтверждающие факт отправки, когда и на чьё имя отправлялись бумаги. Такие документы необходимо приобщить к личному делу сотрудника, а дальше хранить всё время, пока будет храниться личное дело.

Такие действия помогут доказать работодателю, что он делал всё правильно и подтвердить его слова о том, что он направлял документы сотруднику, если они вдруг потеряются при пересылке. К тому же при наличии квитанций и других документов, подтверждающих пересылку отличным от обычной почты способом, курьерской службе можно предъявить иск о требовании возместить нанесённый ущерб утерей документов.

Типичные ошибки

Ниже приведены типичные ошибки, допускаемые работодателями, когда ввиду неизвестных причин гражданин лично не забрал трудовую книжку.

На дату разрыва трудового соглашения труженик отказался забирать трудовую книжку, а кадровой специалист уже на следующий день отправил её почтой. Тут нарушена процедура. Изначально нужно направить сотруднику уведомление, где предложить прийти и лично забрать документ о трудовой деятельности. Не составлен акт отказа, ведь только после этого можно осуществлять такую операцию.
Документ о трудовом стаже был передан через близкого родственника, работающего на этом же предприятии. Также считается грубым нарушением. Ибо в случае потери книжки либо возникновения претензии со стороны бывшего сотрудника работодателю грозит солидный штраф.
В качестве письменного подтверждения на пересылку принято письмо по электронной почте. Такая форма общения не признается официальной перепиской. В дальнейшем при рассмотрении такого дела судом будет считаться, что согласия работника не было.
Трудовая книжка после получения заявления на её пересылку отправлена обычным письмом. Здесь невозможно доказать, что действительно осуществлялась процедура отправки документов.
По письменному заявлению бывшего сотрудника документ о трудовой деятельности передан его представителю. Такие действия недопустимы, если у представителя отсутствует должным образом оформленная доверенность. Исключение может составлять почтовый курьер из официальной курьерской службы.

Чтобы избежать ответственности за нарушение процедуры выдачи трудовой книжки, отдавать документ необходимо непосредственно владельцу либо по официальным каналам передачи информации, предварительно заручившись письменным согласием получателя.

Отправка трудовой книжки посредством почты осуществляется только в исключительных случаях. Лучше уговорить сотрудника самостоятельно забрать документ. Это поможет избежать конфликтов и ответственности за утерю документов.

Правил в том случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом в получении документа на руки, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, при этом со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Таким образом, из содержания нормативных актов следует, что направление трудовой книжки по почте связывается не с желанием (волеизъявлением) сторон трудового договора, а прежде всего с невозможностью выдачи документа непосредственно работнику в день увольнения (вследствие его отсутствия в этот день на рабочем месте или отказа от получения).

Может ли работодатель отправить трудовую книжку по почте?

Просьба может выражаться:

отдельно вписанной формулировкой в заявлении об увольнении – после текста, который изъявляет просьбу об увольнении, с указанием основания и сроков.
Отдельным заявлением, которое прилагается к заявлению об увольнении или подаётся отдельно после того как оформлена процедура увольнения.
Передано телеграммой, с удостоверением подписи отправителя оператором телеграфа.

Формулировка может быть следующей: «Прошу выслать трудовую книжку почтовым отправлением по указанному адресу (указывается адрес)». Далее ставится подпись заявителя, с расшифровкой фамилии и указанием даты. Скачать образец заявления на отправку трудовой книжки сотрудника по почте.
ВАЖНО: Если уволившийся работник планирует получить документ не Почтой России, а иным видом почтового отправления, об этом даётся специальное указание.

Как забрать трудовую книжку по почте (образец заявления)?

Пошаговый алгоритм возврата трудовой книжки

В каких случаях можно отправить по почте? Возникнуть потребность в передаче книжки пересылкой, может всегда, когда уволившийся гражданин находится в ином населённом пункте. Например:

работает в удалённом филиале, а трудовая хранится в головном офисе учредителя.
Выехал в отпуск и не намерен возвращаться, а заявление на отпуск указывает: «с последующим увольнением».
Находится в длительной командировке, стажировке и т.п., откуда подал заявление об увольнении.
В иных случаях, по усмотрению увольняющегося лица.

При этом работодатель или ответственное за выдачу трудовых книжек лицо, не вправе проявлять инициативу по отправлению документа, невзирая на нормы статей 62 и 77 ТК РФ, которые устанавливают регламент выдачи книжки в последний рабочий день. Статья 62.

Правила отправки трудовой книжки по почте при увольнении

Какие - узнайте из следующего раздела. Кто кого и о чем информирует Прежде чем определить судьбу трудовой книжки, кадровику необходимо проинформировать бывшего сотрудника письменно:

о необходимости забрать документ;
возможности получения книжки по почте, если он выразит письменное согласие на это.

Сотрудник забирает трудовую книжку лично или направляет в адрес фирмы заявление, в котором просит переправить документ почтой. Пример Системный администратор ООО «Драйвер+» Ткач М. Н. уехал в отпуск с последующим увольнением. Из отпуска он сразу отправился к новому месту работы.
Чтобы получить свои документы из ООО «Драйвер+», Ткач М. Н.

Возможна ли отправка трудовой книжки по почте?

Следует помнить, что несвоевременная выдача трудовой книжки при наличии вины работодателя в этом влечет его обязанность выплачивать заработную плату работнику до момента такой выдачи. Отсутствие возможности выдать трудовую книжку работнику на руки влечет право отправить трудовую книжку по почте. Однако важным моментом является то, что до этого организации (или индивидуальному предпринимателю) обязательно следует уведомить уволенного сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку лично либо согласиться на ее получение с помощью почтового отправления.

Следовательно, на вопрос о том, можно ли выслать трудовую книжку по почте, ответ таков: да, можно, но только с согласия работника. Такое уведомление освободит организацию (или индивидуального предпринимателя) от необходимости выплачивать уволенному сотруднику средний заработок за задержку трудовой книжки.

Может ли работодатель отправить трудовую книжку по почте без моего согласия?

Внимание

В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации в день увольнения сотрудника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку. Как поступить работодателю, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку на руки невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения? Можно ли отправить трудовую книжку по почте? Как направить уведомление? Законодатель не установил каким образом работодателю следует направлять уведомление. Рекомендуем направлять уведомление способом, подтверждающим его отправку.

А именно по почте заказным письмом с уведомлением либо телеграммой с уведомлением. И только после получения письменного согласия работника работодатель может направить трудовую книжку по почте. Перед ее отправкой советуем работодателю сделать копии всех страниц трудовой книжки на случай ее утраты в процессе пересылки.
Здесь же указывается на оплату отправления из личных средств из суммы расчёта или при получении – курьеру. Пошаговый алгоритм возврата трудовой книжки Работодатель или уполномоченное за ведение трудовых книжек лицо, делают соответствующую запись. Затем вносят сведения о пересылке в Книгу движения трудовых книжек и вкладышей к ним, согласно Инструкции № 69 от 10.10.03 г.

В графе, где должна ставиться подпись получателя, указывается: «пересылка по почте». Уполномоченное лицо берёт документ, подготовленный к выдаче, и подходит к оператору почтового отделения. Здесь он оформляет заказное письмо, обязательно:

с описью вложения;
с уведомлением о доставке.

Опись вложения составляется в двух экземплярах, в которые вписывается: «трудовая книжка, с указанием фамилии и инициалов владельца». Опись удостоверяется оператором почтового отделения.

Можно ли отправить трудовую книжку по почте без согласия работника

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю. Последний рабочий день считается днём увольнения, с увольняющимся работником проводятся взаиморасчёты и выдача документов. Нужно ли согласие уволенного сотрудника на пересылку? Этот документ относится к видам документации, предусматривающим особые нормы хранения и передачи.

Поэтому здесь требуется соблюдать установленный порядок, согласно которому пересылка допускается только с согласия владельца трудовой. Такое согласие должно быть получено только в письменной форме, с официальной формулировкой, из которой понятно, что владелец документа просит её выслать по указанному им адресу.
Копию описи нужно сохранить для доказательства в суде, если это будет необходимо.Важно:

рассылайте уведомления уволенному сотруднику по всем адресам, известным вам}
не забывайте, что согласие работника об отправке трудовой книжки по почте должно быть обязательно письменным}
передайте трудовую книжку из центрального офиса в филиал, если сотрудник работал именно здесь}
не передавайте трудовую книжку третьим лицам, для этого нужна доверенность, оформленная нотариально.

Что может предпринять уволенный сотрудник Если уволенный работник по какой-либо причине не получил трудовую книжку, он имеет право написать на работодателя заявление в суд о нанесении морального ущерба. В качестве доказательства можно предъявить справку об имеющемся заболевании после увольнения.

Важно

Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет.

Обратитесь в суд с иском. Укажите, что не нашли возможности, как отправить трудовую книжку по почте. На основании решения суда прекратите трудовое соглашение с этим сотрудником.

В трудовую книжку внесите соответствующую запись, основанную приказом об увольнении по решению суда.Выдается трудовая книжка даже в том случае, если работник не рассчитался с бухгалтерией. Ни работодатель, ни сотрудник кадрового отдела, ни какое-либо доверенное лицо не имеют права шантажировать увольняющегося работника, манипулируя трудовой книжкой. При любой проверке инспекцией по труду обнаружатся книжки всех уволенных сотрудников.
Если не будет оснований для их хранения в организации, то работодателю грозит наложение штрафа в размере до 50 000 рублей (возможно, даже за каждый необоснованно хранящийся документ).

Главная → Бухгалтерские консультации → Трудовая книжка Обновление: 19 декабря 2016 г. Трудовая книжка – это документ, который находится в распоряжении работодателя временно, на период трудовой деятельности работника в штате данного работодателя. Его обязанностью является не только ведение трудовой книжки, но и вручение ее работнику в случае увольнения последнего.

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении потребуется в случаях, когда работник отсутствует на работе в последний день либо отказывается от ее получения лично. Как правильно отправить трудовую книжку по почте? Учет стажа всех сотрудников, для которых работа является основной и длится более 5 дней, – обязанность работодателя. Документом такого учета является трудовая книжка.

Одним из основных документов каждого работника является трудовая книжка. Когда человека освобождают от занимаемой должности и исключают из штата компании, указанный документ должен быть выдан ему на руки в обязательном порядке в последний день труда. При этом роли не играет.

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении возможна, если по каким-либо причинам нет возможности вручить её владельцу лично.

Порядок окончания профессионального взаимодействия представляет собой определенную процедуру, которая складывается из нескольких этапов.

Прежде всего, инициатор прекращения отношений должен предварительно проинформировать другую сторону о своем намерении. Если с указанной инициативой выступает труженик, то он обязан уведомить руководителя не позднее чем за две недели. Когда , все зависит от обстоятельств, ставших причиной для этого. Например, в случае полного прекращения деятельности компании, изменения штатной структуры или численности работающих, труженики информируются не позднее чем за два месяца. А при истечении периода действия срочного соглашения уведомление направляется за три дня.

После этого руководитель должен издать распоряжение об освобождении работающего от занимаемой должности. В данном случае не имеет значения, от кого исходит инициатива прекращения взаимодействия. Издание приказа является обязательным, такая обязанность действующими нормами возложена на руководителя. С содержанием такого документа труженик должен быть ознакомлен под подпись. Распоряжение начальника является основанием для прекращения профессиональной деятельности человека в организации.

В личную рабочую книжку должна быть внесена . В отметке необходимо сделать ссылку на статью ТК РФ, а также указать регистрационный номер и дату приказа руководителя.

В последний трудовой день книжка должна быть вручена человеку, а также перечислены заработанные денежные средства, которые он не успел получить к моменту увольнения.

Варианты выдачи трудовой книжки

Действующими нормами определено, что в день ухода трудовая книжка должна быть выдана её владельцу. По общим правилам передача может быть осуществлена тремя способами.

Первый – личное вручение. То есть в последний день работы сотрудника приглашают в определенное место для передачи документа. На практике чаще всего такое происходит в кадровой службе. Явившийся ставит свою личную подпись в специальной учетной форме – или журнале, за получение документа. Если по каким-то причинам человек не явился, чтобы получить книжку, ему должно быть направлено уведомление о необходимости получения указанного документа.

С момента отправки извещения считается, что руководитель свое обязательство выполнил полностью.

Второй – почтовая пересылка. Такой вариант применяется, если человек по каким-то причинам лично не прибыл за получением книжки. Чтобы реализовать такой способ, необходимо выполнить несколько обязательных условий.

Прежде всего, истребовать у человека личное согласие о почтовой пересылке документа. На практике для этого в уведомлении указывается просьба работающему о необходимости дачи согласия. После получения такового осуществляется пересылка книжки.

Других вариантов общими правилами не предусмотрено. Иными словами, если уведомление было направлено, а человек за книжкой не явился, то документ будет храниться в компании до тех пор, пока владелец не явится за ней лично либо не направит письменное ходатайство о направлении документа по почте.

Третий вариант – личное обращение. Работник, который не получил книжку, может обратиться за её выдачей в любое удобное для него время. В этом случае передача произойдет в течение трех рабочих суток с момента обращения владельца. Такое правило распространяется и на родственников труженика, в случае ухода из жизни последнего.

Случаи, когда возможен возврат по почте

Чтобы уволить труженика, необходимо произвести выдачу трудовой книжки, направить уведомление о необходимости явки за её получением, а в некоторых случаях переслать документ по почте.

В последнем случае такое может быть реализовано при наличии следующих обстоятельств:

Отказ от получения документа.

Отказ от получения

Если человек отказывается забрать трудовую книжку, то руководитель имеет возможность вернуть её по почте. Следует отметить, что отказ не возлагает на руководителя компании обязательство по безусловной отправке документа по почте.

Правильным будет документально зафиксировать такое действие труженика. Для этого необходимо составить акт, который оформляется в присутствии не менее двух человек. Перед составлением указанного акта необходимо получить согласие у человека на пересылку, и проинформировать последнего, что в случае, если он согласия не даст, документ направлен ему не будет, вплоть до момента личного обращения. Такие факты необходимо отразить в указанном акте.

Нелишним будет в последующем направить и уведомление по почте. Дело даже не в том, что это является обязанностью начальника. Такой исчерпывающий перечень проведенных мероприятий, позволит избежать проблем в последующем, даже в случае судебного разбирательства.

Отсутствие сотрудника на работе

Ещё одним из поводов отправки трудовой книжки по почте является отсутствие человека на своем месте.

Четкий перечень таких поводов в действующих нормах не указан. Причины могут быть различными – получение травмы, неожиданный , отдаленность фактического места нахождения, совпадения дня увольнения с выходным днем труженика. То есть не всегда в день увольнения труженик может лично явиться за книжкой.

Чаще всего такие причины носят объективный характер, и работающий заранее оповещает руководителя о невозможности личной явки.

Главным условием в данном случае является личное согласие на пересылку. Хотя действующие нормы прямо не указывают на это, но на практике рекомендуется, чтобы такая просьба была оформлена в письменном виде.

Заявление работника

В большинстве случаев человек планирует уход заранее и указывает просьбу о пересылке в своем . Действующие положения не установили четкого образца такого обращения. Безусловно, что оно должно быть оформлено в письменном виде и передано руководителю.

Способы передачи также не оговорены. Соответственно человек может использовать любой, удобный для него. Главное, чтобы обращение было получено руководителем.

Самым распространенным и надежным вариантом, является личное вручение, то есть когда труженик передает бумагу самостоятельно, лично в руки начальнику или через секретаря.

Ещё одним из способов является пересылка обращения по почте. Чаще всего это используется в случаях, если человек не имеет возможности прийти лично, например, ввиду тяжелого заболевания.

Можно передать ходатайство через доверенное лицо. Такой представитель должен иметь на руках оформленную доверенность, которая удостоверена нотариусом. Доверенность будет подтверждать полномочия представителя и свидетельствовать о том факте, что он действует именно от лица владельца трудовой.

Правила составления

Общими положениями не определены те сведения, которые должны быть указаны в обращении труженика. Однако по сложившейся практике необходимо указывать те данные, которые будут отражать суть документа.

В тексте необходимо указать:

данные о получателе ходатайства – название компании, адрес места фактического расположения;
сведения о её руководителе – фамилия и инициалы;
данные о составителе – полные фамилия, имя, отчество, адрес места проживания;
сама просьба о необходимости почтовой пересылке личной рабочей книжки;
причины, послужившие этому. В принципе это можно и не указывать;
точный адрес, куда необходимо направить документ;
дата составления и личная подпись инициатора.

Если обращение направляет родственник покойного сотрудника, то необходимо приложить документы, которые подтвердят родственную связь с усопшим и удостоверят уход человека из жизни.

Действия работодателя

Работодатель, получив заявление сотрудника о возврате трудовой по почте, должен выполнить ряд простых действий по пересылке.

Стоит обратить внимание, что направление должно произойти в установленный законом срок, то есть в течение трех трудовых суток с момента получения ходатайства.

Правильным будет направить книжку специальной корреспонденцией с почтовым уведомлением. Последнее будет подтверждать тот факт, что посылка получена адресатом.

Вам это будет интересно

В день прекращения трудового договора, т. е. в день увольнения, являющийся последним рабочим днем уходящего сотрудника, работодатель обязан не только окончательно рассчитаться с сотрудником (выплатить зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск), но и выдать ему трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1 , ч. 1 ст. 140 ТК РФ , п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т.д. (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей .

Если для получения документов, связанных с работой, сотруднику необходимо обращаться к своему работодателю с письменным заявлением, то выдача оригинала трудовой книжки при увольнении работника производится автоматически. Составлять какое-либо заявление или уведомлять работодателя о желании получить трудовую книжку не нужно.

Однако возможна ситуация, когда в день увольнения сотрудник не получил трудовую книжку по собственной вине: он отсутствовал на работе или в силу определенных обстоятельств отказывается от получения трудовой книжки. Можно ли в дальнейшем получить трудовую книжку по почте и как составить заявление об этом своему бывшему работодателю, расскажем в нашей консультации.

Трудовая книжка не выдана в день увольнения: что делать работодателю?

Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

предупреждение или штраф на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
на работодателя-ИП - штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
на работодателя-организацию — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ , Определение Московского городского суда от 24.11.2010 по делу № 33-36584 ).

Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя. С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Соответственно, со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , п. 36 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Как составить заявление на отправку трудовой книжки по почте

Итак, если работник вовремя не получил трудовую книжку, он может направить работодателю письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте. Такое письмо можно передать работодателю лично или послать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такое письмо может именоваться заявлением, уведомлением или согласием.

В согласии работника направить трудовую книжку почтой нужно указать наименование работодателя, его адрес, Ф.И.О., контактные данные бывшего работника, а также адрес, по которому работник просит отправить свою трудовую книжку. В письме можно также привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя с просьбой решить судьбу трудовой книжки.

Приведем заполненный образец заявления на отправку трудовой книжки почтой.