Образец счет фактуры подписанная по доверенности. Передача права подписи счетов-фактур, деклараций и иных бухгалтерских документов. Подпись — это непросто

Счет-фактура, составленный в электронном виде, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это приказом руководителя или доверенностью организации. Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен заверить электронный счет-фактуру своей усиленной квалифицированной электронной подписью . При составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)» не формируется.

Такой порядок следует из положений пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, пункта 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, пункта 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н.

Передача права подписи

Ситуация: как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации ?

Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме . Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры. Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.

Уполномоченные сотрудники заверяют своими подписями. При этом, заполняя реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо», они ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы. Можно поступить и по-другому: внести в счет-фактуру дополнительные строки и указать в них реальные должности уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов. И тот и другой вариант не противоречит законодательству и не может быть основанием для отказа в вычете НДС. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-07-09/11863, от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39.

Ситуация: нужно ли в счете-фактуре указать должность сотрудника, уполномоченного подписывать этот документ вместо руководителя (главного бухгалтера) ?

Нет, не нужно.

Состав обязательных реквизитов счета-фактуры установлен статьей 169 Налогового кодекса РФ, поэтому их изменение недопустимо. Это касается и таких реквизитов счета-фактуры, как «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо». Таким образом, если счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, то указывать его должность в этом документе не следует. Но для идентификации лица, фактически подписавшего счет-фактуру, после подписи необходимо указать его фамилию и инициалы. Такой порядок оформления счета-фактуры, подписанного сотрудником, уполномоченным на то приказом (распоряжением) руководителя или доверенностью от имени организации, рекомендован Минфином России в письмах от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39, от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04, ФНС России в письме от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425.

Вместе с тем, если сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, указал в нем свою должность, такой документ не является составленным с нарушениями установленного порядка. Ни Налоговый кодекс РФ, ни постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 не запрещают указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), том числе и наименования должностей лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 и от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04.

Ситуация: должен ли продавец (исполнитель) представлять покупателю (заказчику) копии документов, свидетельствующих о полномочиях сотрудников (не являющихся руководителем и главным бухгалтером) подписывать счета-фактуры?

Нет, не должен.

Законодательством такая обязанность за продавцами не закреплена. Однако, проверяя правомерность применения вычетов по НДС покупателем (заказчиком), налоговая инспекция может затребовать у продавца (исполнителя) документы о его сотрудниках, уполномоченных подписывать счета-фактуры (п. 8 ст. 88, п. 12 ст. 89, ст. 93.1 НК РФ, письмо ФНС России от 9 августа 2010 г. № ШС-37-3/8664). Если окажется, что эти документы отсутствуют, счета-фактуры, подписанные неуполномоченными лицами, инспекция признает составленными с нарушением установленного порядка. По таким счетам-фактурам покупатель не сможет принять НДС к вычету (п. 2 ст. 169 НК РФ). Поэтому копии документов, подтверждающих право сотрудников подписывать счета-фактуры, контрагентам лучше представить.

Невозможность вычета входного НДС в связи с отсутствием документов, подтверждающих полномочия сотрудников подписывать счета-фактуры, признают большинство арбитражных судов (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 11 ноября 2008 г. № 9299/08, определения ВАС РФ от 16 января 2009 г. № ВАС-17445/08, от 15 января 2009 г. № ВАС-17093/08, от 16 октября 2008 г. № 13259/08, постановления ФАС Московского округа от 28 апреля 2008 г. № КА-А40/2274-08, от 26 февраля 2009 г. № КА-А40/13170-08-П, Западно-Сибирского округа от 24 сентября 2008 г. № Ф04-5092/2008(10144-А46-42), Дальневосточного округа от 4 сентября 2008 г. № Ф03-А73/08-2/3591, Волго-Вятского округа от 24 февраля 2009 г. № А28-5306/2008-148/23, от 21 ноября 2008 г. № А28-8965/2007-384/11, от 25 июля 2008 г. № А43-13960/2007-40-532, Восточно-Сибирского округа от 3 декабря 2008 г. № А19-2109/08-50-52-Ф02-5812/08, от 5 ноября 2008 г. № А19-4298/08-56-Ф02-5273/08, Северо-Кавказского округа от 16 декабря 2008 г. № Ф08-7618/2008, от 15 декабря 2008 г. № Ф08-7582/2008).

Вместе с тем, в некоторых случаях, когда налоговые инспекции не смогли представить достаточных доказательств, суды принимали решения в пользу организаций (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 16 января 2007 г. № 11871/06, определение ВАС РФ от 8 октября 2008 г. № 12951/08, постановления ФАС Северо-Западного округа от 20 января 2009 г. № А56-5037/2008, от 16 июня 2008 г. № А42-167/2007, от 11 ноября 2008 г. № А52-664/2008).

Возможность вычета НДС

Сумму входного НДС по счету-фактуре, подписанному представителями организации-продавца (исполнителя), при наличии остальных правильно заполненных реквизитов можно принять к вычету. Право на вычет сохраняется у покупателя (заказчика) и в том случае, если при проверке выяснится, что первый и второй экземпляры одного и того же счета-фактуры были подписаны разными уполномоченными лицами. Об этом сказано в письме Минфина России от 3 июля 2013 г. № 03-07-15/25437.

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС, если в счете-фактуре не расшифрованы подписи руководителя и главного бухгалтера организации-поставщика?

Нет, нельзя.

Согласно постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, продавцы должны составлять счета-фактуры по установленной форме. Формой счета-фактуры предусмотрено, что этот документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (если счет-фактура составлен в электронном виде – только руководителем) с расшифровкой их подписей. При этом полностью достаточно указать только фамилии должностных лиц, а имена и отчества можно обозначить инициалами. Это следует из приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 и писем Минфина России от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1 и от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54.

По мнению контролирующих ведомств, если в счете-фактуре, выставленном покупателю, отсутствуют расшифровки подписей, то он считается оформленным с нарушением установленных требований. Получив такой документ, покупатель не сможет зарегистрировать его в книге покупок (п. 3 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Следовательно, применение налогового вычета по НДС в этом случае будет неправомерным. Применительно к прежним правилам оформления счетов-фактур такие разъяснения содержались в письмах Минфина России от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1, от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54, УФНС России по г. Москве от 14 июня 2007 г. № 19-11/055846, от 9 марта 2005 г. № 19-11/14768.

Позицию контролирующих ведомств разделяют и некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 20 февраля 2008 г. № 2012/08, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 12 декабря 2007 г. № А19-8804/07-24-Ф02-9197/07, от 7 февраля 2007 г. № А19-11894/06-9-30-Ф02-229/07-С1, Северо-Кавказского округа от 22 марта 2007 г. № Ф08-724/07-295А, Дальневосточного округа от 4 октября 2006 г. № Ф03-А24/06-2/3260).

Совет : есть аргументы, позволяющие покупателям принимать к вычету входной НДС по счетам-фактурам, в которых не расшифрованы подписи руководителя и главного бухгалтера организации-поставщика. Они заключаются в следующем.

Счет-фактура должен быть подписан руководителем организации, главным бухгалтером (при составлении в электронном виде – только руководителем) или другими лицами, уполномоченными на то приказом руководителя или доверенностью от имени организации. Такой порядок предусмотрен пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. О том, что подписи этих лиц должны сопровождаться их расшифровками, в этом пункте не сказано. Нет таких требований и в пунктах 5–5.2 статьи 169 Налогового кодекса РФ, где приведен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать счет-фактура. Следовательно, при соблюдении остальных условий, предусмотренных статьями 171 и 172 Налогового кодекса РФ, покупатель вправе принять к вычету входной НДС по счету-фактуре, в котором не расшифрованы подписи представителей поставщика.

Рассматривая споры, возникающие в связи с недостатками в оформлении счетов-фактур, многие суды исходят из того, что расшифровки подписей необходимы, чтобы установить факт подписания счетов-фактур надлежащими лицами. Однако само по себе отсутствие таких расшифровок не может служить безусловным основанием для отказа в вычете НДС. Такие выводы содержатся, например, в определении ВАС РФ от 25 августа 2008 г. № 10415/08, в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 25 октября 2012 г. № А26-9024/2011, от 22 января 2008 г. № А05-6472/2007, Северо-Кавказского округа от 15 апреля 2011 г. № А20-939/2010, от 15 апреля 2008 г. № Ф08-1829/2008, Волго-Вятского округа от 12 января 2011 г. № А17-3520/2009, Уральского округа от 19 июня 2008 г. № Ф09-4099/08-С2, от 25 марта 2008 г. № Ф09-1788/08-С2, Московского округа от 4 марта 2008 г. № КА-А40/14690-08, от 10 августа 2007 г. № КА-А40/7741-07, от 3 августа 2006 г. № КА-А41/7230-06-п, Западно-Сибирского округа от 7 мая 2008 г. № Ф04-2804/2008(4613-А81-42), Поволжского округа от 8 ноября 2007 г. № А55-15706/06, Центрального округа от 30 августа 2007 г. № А48-4323/06-2.

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре, если в нем не заполнены строки «Индивидуальный предприниматель» и «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя» – при получении его от организации и строки «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» – при получении его от индивидуального предпринимателя?

Да, можно.

Счет-фактуру подписывает:

либо руководитель, главный бухгалтер или другие уполномоченные сотрудники организации;

либо предприниматель или его уполномоченный представитель, действующий на основании доверенности. При этом в счете-фактуре указываются реквизиты свидетельства о государственной регистрации предпринимателя.

Об этом сказано в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, один и тот же счет-фактура не может быть подписан одновременно руководителем и главным бухгалтером организации и предпринимателем (его представителем).

Поэтому отсутствие на бланке счета-фактуры, выставляемого организацией, реквизитов «Индивидуальный предприниматель» и «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя», а в счете-фактуре, выставляемом предпринимателем, – реквизитов «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» не является нарушением. Такой счет-фактура может служить основанием для вычета (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Аналогичная точка зрения приведена в письме Минфина России от 26 июля 2006 г. № 03-04-11/127.

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью?

Нет, нельзя.

В пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (либо уполномоченным лицом). Счета-фактуры, оформленные с нарушением указанного требования, не могут служить основанием для вычета НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). По мнению контролирующих ведомств, нормы законодательства подразумевают наличие на счетах-фактурах именно собственноручных подписей уполномоченных должностных лиц. Факсимиле же представляет собой воспроизведение собственноручных подписей техническими средствами. Счета-фактуры, оформленные с использованием факсимильных подписей, не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны руководителем и главным бухгалтером лично. Поэтому принимать НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью, нельзя. Об этом сказано в письмах Минфина России от 27 августа 2015 г. № 03-07-09/49478, от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, ФНС России от 17 мая 2005 г. № ММ-6-03/404, от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11.

Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11.

Кто подпишет счет-фактуру?

Налоговый кодекс Российской Федерации(1) разрешает подписывать счет-фактуру не только руководителю и главному бухгалтеру: подпись могут ставить и «иные лица».

Причина закрепления в законе данной возможности очевидна: если в крупных организациях с большим оборотом руководитель и главный бухгалтер будут подписывать каждый счет-фактуру, то можно предположить, что им придется только этим и заниматься все рабочее время. Кроме того, и в небольших компаниях при определенных обстоятельствах (болезнь, командировка и т.д.) руководитель организации и главный бухгалтер могут поручить ставить подпись на этом и других аналогичных документах другому лицу. Однако при подписании счетов-фактур иными, кроме руководителя организации и главного бухгалтера, лицами необходимо правильно оформить как делегирование права подписи, так и саму подпись в счете-фактуре.

Зачастую ошибка, допущенная в счете-фактуре поставщиком товаров (работ, услуг), может повлечь для покупателя серьезные финансовые потери: он не сможет принять НДС, указанный в этом документе, к вычету (а его размер, как правило, составляет от 10 до 18%). Если компания нарушает требования законодательства, то ей не избежать конфликтных ситуаций как с налоговыми органами, так и со своими контрагентами, которые будут требовать выставления правильно оформленных счетов-фактур с приложением копий документов, подтверждающих полномочия подписавших их лиц.

Поэтому на практике возникают вопросы:

в каких случаях и кому можно передать право подписи счетов-фактур?
как правильно оформить такое делегирование?
какие есть особенности отражения в счете-фактуре факта его подписания иными (кроме руководителя организации и главного бухгалтера) лицами?

А теперь последовательно ответим на эти и сопутствующие им вопросы.

Кому делегируем право подписи счетов-фактур?

Правила оформления и состав обязательных реквизитов счетов-фактур установлены статьей 169 НК РФ.

Фрагмент документа

Пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации
Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Таким образом, на счете-фактуре по общему правилу должны присутствовать две подписи: руководителя организации и главного бухгалтера.

Если главного бухгалтера в принципе не существует?

Иногда небольшие фирмы, в штатном расписании которых отсутствует должность главного бухгалтера, опрометчиво игнорируют реквизит подписи главного бухгалтера. Такой подход неправилен и может привести к спорам с налоговыми органами. Отсутствие какой-либо из двух подписей на счете-фактуре влечет его признание недействительным.

На это указывает, например, письмо Минфина России от 29.11.2004 г. № 03-04-11/212, являющееся ответом на частный вопрос налогоплательщика: «В случае отсутствия на счете-фактуре одной из вышеперечисленных подписей, в данном случае – лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера, такой счет-фактура признается составленным с нарушением установленного порядка и не может служить основанием для принятия к вычету соответствующих сумм налога на добавленную стоимость».

Но арбитражные суды не всегда занимают такую категоричную позицию. Ведь ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях несут руководители, которые по своему усмотрению могут:

либо ввести в штат должность главного бухгалтера,
либо вести бухучет лично (ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Таким образом, законодательство допускает, что в организации вообще может отсутствовать должность бухгалтера.

Если ведение учета возложено на руководителя организации, значит, он сам и должен поставить свою подпись в отведенном для этого месте. Таким образом, закон допускает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и главного бухгалтера. При этом факт возложения обязанностей главного бухгалтера на руководителя должен быть подтвержден соответствующим приказом по организации.

Передаем право подписи своим работникам и «посторонним» лицам

Как уже было отмечено, НК РФ разрешает делегировать право подписи счетов-фактур. При этом круг лиц, которым передается право подписи, законодательно не ограничен. Таким образом, это могут быть:

как работники организации,
так и сторонние по отношению к компании лица.

Причем из формулировки НК РФ не ясно, может ли таким «иным лицом»(2)быть юридическое лицо. Ведь распространены случаи, когда ведение бухгалтерского учета передается на аутсорсинг другой компании, которая специализируется на предоставлении услуг по бухгалтерскому сопровождению. Но юридическое лицо само по себе не может ничего подписать, личный росчерк всегда ставит конкретный человек. Поэтому в подобных случаях рекомендуем делегировать право подписи этому конкретному человеку (работнику сторонней организации).

«Фигаро – здесь, Фигаро – там»

При принятии решения о делегировании права подписи может возникнуть еще один вопрос: можно ли доверить ставить обе подписи (и за руководителя организации, и за главного бухгалтера) одному лицу?

Анализ действующего законодательства о налогах и сборах позволяет сделать вывод, что можно. Как мы уже отмечали, НК РФ не содержит никаких ограничений по передаче права подписи счета-фактуры: доверив одному лицу ставить на счете-фактуре сразу обе подписи, организация ничего не нарушит.

Как документировать делегирование права подписи?

Делегирование права подписи счетов-фактур оформляется (на это есть прямое указание в п. 6 ст. 169 НК РФ):

либо приказом (иным распорядительным документом) по организации,
либо доверенностью от имени организации.

Из оформленных документов должно быть однозначно понятно, что в том или ином периоде на определенных лиц возлагались обязанности подписывать счета-фактуры за руководителя организации и / или за главного бухгалтера.

Приказ или доверенность?

Возникает вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом (иным распорядительным документом по организации), а когда – выдавать доверенность?

НК РФ не содержит ответа на него. Единственное, что указывает законодатель, – это альтернативность документов: достаточно одного из них.

На практике на этот счет существует несколько точек зрения . Приведем основные из них:

Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и главного бухгалтера, работнику организации, а доверенность выдается лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией.
Данная точка зрения базируется на подходе, согласно которому распределение полномочий в рамках организации оформляется ее внутренними документами (приказы, иные распорядительные документы), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.
Приказ оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей) руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность.
При подобной трактовке упор делается на прямое назначение доверенности – подтверждение полномочий перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры) тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать счета-фактуры от имени организации. Во время замещения временно отсутствующего работника замещающим осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник действует на основании приказа (иного распорядительного документа) по организации.

Как видите, обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных обстоятельствах. Однако давайте разберемся, в чем состоит целесообразность оформления данных документов для компании. Правильное документальное оформление делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить следующие основные проблемы:

избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и с контрагентами – не исключена вероятность представления по их требованию документов, подтверждающих полномочия лиц, подписавших счета-фактуры;
наряду с фиксацией передачи права подписи счетов-фактур одновременно закрепить за определенными лицами ответственность за содержание и правильность оформления подписываемых ими счетов-фактур.

Руководство компании, естественно, заинтересовано в установлении персональной ответственности лиц, ставящих свою подпись на счетах-фактурах. Доверенностью оформляется только предоставление «права», но не делегирование впрямую соответствующих обязанностей и ответственности за их неисполнение. Данные обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации) и / или должностную инструкцию(3) работника. Если же право подписи делегируется не работнику организации, тогда соответствующие обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны в тексте гражданско-правового договора (договор возмездного оказания услуг и т.п.).

Может возникнуть ситуация, когда контрагент может возразить, что приказом (иным распорядительным документом по организации) регулируются только взаимоотношения внутри организации, а на представительство перед «внешними» лицами требуется доверенность. А вот налоговые органы на практике вряд ли будут обращать внимание на отсутствие доверенности, если есть надлежащим образом оформленный приказ.

Таким образом, можно сделать следующие выводы :

в случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся работниками данной организации, необходимо такое делегирование оформлять доверенностью;
при замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя организации и / или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права подписи счетов-фактур:
- приказом (иным распорядительным документом) по организации, а также
- целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и / или должностные инструкции этих лиц;
если имеет место делегирование права подписи счетов-фактур «на постоянной основе» работнику вашей организации, то целесообразно оформить:
и приказ (иной распорядительный документ) по организации,
и доверенность от имени организации, а также
отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и / или должностной инструкции(4)

Оформляем приказ

Приказ (иной распорядительный документ) должен оформляться соответствующим образом:

как правило, на бланке организации (при использовании в документообороте утвержденных бланков) и
за подписью руководителя организации (лица, его замещающего либо действующего на основании учредительных документов).

Данный документ является организационно-распорядительным и оформлять его лучше с соблюдением положений ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Текст такого документа можно составлять в произвольной форме. Мы же порекомендуем обязательно отразить в нем:

наименование должности(5) руководителя организации и /или главного бухгалтера, право подписи которых на счетах-фактурах делегируется иному(ым) работнику(ам) организации;
наименование должности и Ф.И.О. работника(ов), на которого(ых) возлагается подписание счетов-фактур, соответственно, за руководителя организации и / или главного бухгалтера;
срок, на который делегируется право подписи (если принято решение о делегировании права подписи на определенный срок);
фиксация факта ознакомления и согласия с приказом работника(ов), на которого(ых) возложено право подписи счетов-фактур.

Как оговаривалось выше, в таком приказе (ином распорядительном документе) можно закрепить соответствующие обязанности и ответственность работников, на которых возлагается подписание счетов-фактур.

Издавать отдельный приказ по организации, посвященный только делегированию права подписи счетов-фактур, не обязательно. Конечно, вы можете включить подобное указание в «общий» приказ, которым установлено распределение полномочий и предоставление права подписи по разным направлениям деятельности (производство, реализация, финансы, юридическое направление, бухгалтерская отчетность и т.п.).

Но оформление делегирования права подписи счетов-фактур отдельным распорядительным документом гораздо удобнее, поскольку его копии нужно будет предоставлять по требованию и налоговых органов, и многочисленных контрагентов. А вашей организации не всегда выгодно будет показывать им распределение иных полномочий между сотрудниками.

А теперь приведем образцы приказов, которыми вы сможете воспользоваться при оформлении делегирования права подписи счетов-фактур:

на время исполнения обязанностей отсутствующего руководителя организации (см. Пример 1);
за руководителя организации и главного бухгалтера «на постоянной основе» (см. Пример 2);
нескольким работникам, которые могут подписывать счета-фактуры за руководителя организации и главного бухгалтера (см. Пример 3).

Пример 1

Пример 2

*2) ... Между тем в п. 6 ст. 169 НК РФ прямо установлено, что счет-фактура подписывается этим «иным лицом»

*3) ... Правда, в этом случае придется учесть, что инструкция по конкретной должности будет распространяться на всех работников, принятых на работу по этой должности, а не только на конкретного работника, которому делегировано право подписи счетов-фактур.

*4) ... Хотя для налоговых органов в силу п. 6 ст. 169 НК РФ будет достаточно одного документа: либо приказа (иного распорядительного документа) по организации, либо доверенности. В трудовом договоре и должностной инструкции больше заинтересован работодатель.

*5) ... В соответствии с учредительными документами это может быть «генеральный директор», «директор», «президент» и т.п.

Обратимся к первоисточнику: пункт 6 статьи 169 НК РФ гласит: „Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя“.

Таким образом, для выполнения данного пункта необходимо, чтобы счета-фактуры подписывали руководитель организации и главный бухгалтер либо руководитель должен выпустить приказ, в тексте которого обозначить, что за руководителя подписывается такое-то лицо, за главного бухгалтера – это же или другое лицо. Примерная форма приказа может быть следующая:

Обращаем внимание, что при передаче полномочий по подписанию счетов-фактур другим сотрудникам организации обязательно должен быть составлен приказ либо должна иметься доверенность. Довольно часто про данные „формальности“ организации забывают и подписывают счета-фактуры, например, в филиалах руководитель и главный бухгалтер филиала, хотя такого права не имеют. Такая забывчивость может привести к тому, что у контрагентов возникнут проблемы с вычетом НДС и организация может лишиться клиентов. Причем покупатель имеет право попросить копию документа, удостоверяющего полномочия лиц, подписывающих счета-фактуры.

В тех организациях, где не предусмотрена должность главного бухгалтера, бухгалтерские услуги выполняет аутсорсинговая фирма, с которой заключен договор, что разрешено пунктом 2 статьи 6 Федерального закона „О бухгалтерском учете“ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ. В этом случае в счете-фактуре подпись вместо главного бухгалтера ставит тот, на кого возложены обязанности главного бухгалтера – либо руководитель организации, либо бухгалтер-специалист, с которым заключен гражданско-правовой договор, либо уполномоченный представитель специализированной фирмы, ведущей в организации бухгалтерский учет.

Казалось бы, вопрос исчерпан, однако на практике возникает немало „подводных камней“, о которых необходимо знать налогоплательщику.

1. Отсутствие расшифровки подписи руководителя и главного бухгалтера.

Пунктом 6 статьи 169 НК РФ, приведенным полностью выше, об этом не упоминается. Тем не менее, неоднократные разъяснения Минфина России свидетельствуют о том, что расшифровка подписей является обязательным реквизитом. В письме от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54 даются следующие указания: „в состав реквизита „Подпись“ включается как личная подпись, так и ее расшифровка (инициалы, фамилия), что подтверждается рядом нормативных и рекомендательных документов, в том числе Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 г. № 91н (зарегистрирован в Минюсте России 21.11.2003 г. № 5252) и разработанных на основе Федерального закона от 21.11.1996 г. „О бухгалтерском учете“, а также ГОСТом Р 6.30-2003 „Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“, принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Таким образом, дополнение, внесенное в форму счета-фактуры постановлением Правительства Российской Федерации от 16.02.2004 г. № 84 „О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 г. № 914“ о необходимости расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя вышеуказанной норме пункта 6 статьи 169 НК РФ не противоречит. Согласно пункту 2 статьи 169 НК РФ, счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного указанными пунктами 5 и 6 статьи 169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю сумм НДС к вычету или возмещению.

Пунктом 6 Указа Президента Российской Федерации от 23.05.1996 г. № 763 „О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти“ предусмотрено, что акты Правительства Российской Федерации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус федеральных органов исполнительной власти, а также организаций, вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении семи дней после дня их первого официального опубликования. Учитывая изложенное, а, также принимая во внимание, что указанное постановление Правительства Российской Федерации от 16.02.2004 г. № 84 официально опубликовано в Собрании законодательства Российской Федерации 23.02.2004 г., суммы НДС, указанные в счете-фактуре, выставленном после 01.03.2004 и в котором отсутствуют расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя, к вычету приниматься не должны“. Все последующие разъяснения содержат такую же точку зрения (письма от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1, от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154). По данному вопросу сложилась неоднозначная судебная практика. Поэтому покупателю стоит все же позаботиться о наличии необходимых реквизитов в предъявляемых на вычет счетах-фактурах, чтобы избежать судебных разбирательств. Так, в постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 7 сентября 2005 г. № Ф08-4127/05-1643А судом был признан обоснованным отказ налоговой инспекции в предоставлении налогового вычета налогоплательщику, так как счета-фактуры подписаны неустановленными лицами, подписи должностных лиц не имеют расшифровок. Документы, содержащие недостоверные данные и подписанные неуполномоченными лицами, не соответствуют требованиям законодательства. Мотивировка заключалась в следующем: согласно статье 3 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ „О бухгалтерском учете“ основной задачей бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона „О бухгалтерском учете“ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Пунктом 2 статьи 9 Федерального закона „О бухгалтерском учете“ и пунктом 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н, установлен перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов. В указанный перечень, в частности, входят наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи с расшифровкой. Судом был также отклонен довод организации о том, что нормы законодательства о бухгалтерском учете неприменимы к отношениям по оформлению счетов-фактур, поскольку счет-фактура также относится к категории учетных бухгалтерских документов, однако служит при этом инструментом налогового контроля. Причем сделан акцент на том, что при осуществлении предпринимательской деятельности, которая в силу статьи 2 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) осуществляется на свой риск, лицо должно проявить достаточную осмотрительность и при заключении сделок проверить правоспособность контрагента, наличие у него необходимой регистрации, соответствующей требованиям действующего законодательства. Неблагоприятные последствия недостаточной осмотрительности в хозяйственной деятельности ложатся на лицо, заключившее такие сделки, и не могут быть перенесены на федеральный бюджет в виде необоснованных выплат.

В Постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20 марта 2006 г. № Ф08-921/06-403А также судом указывается, что необходимость расшифровки подписей в счете-фактуре вытекает из требований нормы права, направленной на установление того обстоятельства, что счет-фактура должна быть подписана надлежащим лицом. Именно на налогоплательщике лежит обязанность принять к налоговому учету надлежаще оформленные счета-фактуры.

Если все-таки организация не расшифровала подписи должностных лиц, то у покупателя есть шанс отстоять право на вычет в суде. Федеральный арбитражный суд Московского округа, принимая сторону налогоплательщика (постановление от 2 ноября 2004 г. по делу № КА-А40/10090-04, от 30 августа 2005 г. по делу № КА-А41/8169-05) руководствуется следующими аргументами: „Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Названное Положение определяет порядок организации и ведения бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской отчетности, поэтому к спорным правоотношениям по возмещению НДС неприменимо.

Пунктом 6 статьи 169 НК РФ установлено специальное требование к счету-фактуре, то есть к конкретному первичному учетному документу, предъявляемому покупателю для оплаты налога на добавленную стоимость, а именно – счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером. Указание на наличие расшифровки подписей должностных лиц отсутствует“.

При подписании счетов-фактур уполномоченными лицами следует иметь в виду, что на счетах-фактурах в этом случае также проставляются фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера, поскольку такие реквизиты счета-фактуры, как „Руководитель организации“ и „Главный бухгалтер“, являются формализованными показателями. Изменение и (или) дополнение реквизитов счета-фактуры „Руководитель организации“ и „Главный бухгалтер“ НК РФ не предусмотрено. Однако налоговые органы не будут придираться, если счет-фактура будет подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, поскольку такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 НК РФ. Такие разъяснения даны в письме ФНС от 20 мая 2005 г. № 03-1-03/838/8. Также стоит привести письмо Минфина РФ от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154, которое настоятельно рекомендует для идентификации уполномоченных лиц в целях устранения возможности неправомерного вычета налога на добавленную стоимость указанные подписи в счетах-фактурах расшифровывать.

2. Применение факсимильной подписи на счете-фактуре.

Позиция финансового и налогового ведомств однозначна: использовать факсимиле при подписании счетов-фактур нельзя. Поскольку статья 169 НК РФ не представляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации, то налогоплательщик не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации (письмо ФНС от 7 апреля 2005 г. № 03-1-03/557/11, от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11, письмо Минфина России от 26.05.2004 г. № 04-02-05/2/28). Существуют и судебные решения, принятые в пользу налоговых органов. Например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 2 февраля 2005 г. № Ф03-А51/04-2/3404, Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А13-6464/04-19. В них отклоняются доводы о том, что пункт 3 статьи 75 Арбитражного Процессуального Кодекса РФ фактически воспроизводит дословно диспозицию пункта 2 статьи 160 ГК РФ, в соответствии с которой допускается использование при совершении сделок (и представлении документов в качестве письменных доказательств) факсимильного воспроизведения подписи либо аналога собственноручной подписи. И факт отсутствия в действующем законодательстве порядка и случаев, при которых допускается использование факсимильного воспроизведения подписи на счетах-фактурах, трактуется судом, как запрет на указанные действия.

В любом случае организация выбирает самостоятельно, применять ли ей факсимильные подписи при оформлении счетов-фактур или нет, не исключая возможности отстаивать свою позицию, отличную от позиции проверяющих органов, в суде.

Право подписи на счетах-фактурах

Пункт 6 статьи 169 НК РФ гласит, что все счета-фактуры в обязательном порядке должны быть подписаны. Подпись на счетах-фактурах должна быть оригинальной.

Проставление факсимиле не допускается, из-за этого налоговые органы могут снять суммы с возмещения НДС. Также налоговики снимут вычет, если счет-фактура подписан неизвестными или не уполномоченными на право подписи счетов-фактур физическими лицами.

В счете-фактуре, подпись должна принадлежать тому лицу, чья расшифровка указана после.

У юридического лица право подписи на счетах-фактурах имеют:

Руководитель (директор)
Главный бухгалтер
Иное лицо, которому через приказ или доверенность организации предоставили право подписи на счетах-фактурах

У индивидуального предпринимателя право подписи на счетах-фактурах имеют:

Индивидуальный предприниматель
Иное лицо, которому через нотариальную доверенность предприниматель предоставил право подписи на счетах-фактурах

Если у предпринимателя один вариант передоверия своей подписи (полномочий) - это нотариально удостоверенная доверенность, то организация может использовать два варианта – доверенность на подписание счета-фактуры или приказ, оформляются они на официальном бланке организации.

Кто имеет право подписывать счета-фактуры?

Пример текста в доверенности на право подписи в счетах-фактурах

ООО «АБВ» (далее – Общество), в лице директора Сидорова Тимофея Степановича, действующего на основании Устава Общества, настоящей доверенностью уполномочивает ведущего бухгалтера Общества Петрову Анну Андреевну (паспорт 99 00 563254, выдан ГОВД г. Сочи Краснодарского края), проживающей по адресу: г. Сочи, ул. Морская, д.7, подписывать за директора и главного бухгалтера от имени Общества счета-фактуры, выставляемые контрагентам.

Доверенность выдана без права передоверия.

Пример текста в приказе на право подписи в счетах-фактурах

О подписании счетов-фактур

В соответствии с пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Предоставить право подписи счетов-фактур от лица руководителя на Иванова Павла Александровича – финансового директора.
Предоставить право подписи счетов-фактур от лица главного бухгалтера на Воронину Светлану Игоревну – заместителя главного бухгалтера.
Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Возврат к списку

Важный нюанс оформления счета-фактуры: кто и как подписывает этот документ?

Кто подпишет счет-фактуру

Неужели из-за простой подписи счет-фактура может быть признан проверяющими недействительным? Оказывается, и такое бывает. Чтобы разобраться в этом вопросе, придется не только изучить письма и рекомендации чиновников из Минфина и налоговой, но и проанализировать арбитражную практику.

Подпись — это непросто

Заявить о своем праве на вычет или на возмещение сумм НДС из бюджета возможно лишь при том условии, что счет-фактура составлен строго по правилам, указанным в ст. 169 Налогового кодекса. Если хотя бы одно из требований, предъявляемых к этому документу, будет нарушено, то вычета налогоплательщик не получит.

Пункт 6 ст. 169 указывает на то, что "счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью". Вроде бы, все просто и ясно — но это лишь на первый взгляд.

На практике можно столкнуться с различными ситуациями, относительно которых законодательство внятных разъяснений не дает. Например , в малом бизнесе зачастую директор выполняет функции главбуха. Сколько раз в этом случае ему надо расписываться в счете-фактуре: один или два? А если руководство временно отсутствует, должен ли сотрудник, уполномоченный подписывать счет-фактуру, указывать в ней свою должность и фамилию? Нет единого мнения и по поводу использования факсимильной подписи директора. Будет ли счет-фактура, подписанный таким образом, признан действительным? Итак, попробуем со всем этим разобраться.

Поставьте два автографа

Рассмотрим вариант, когда директор фирмы является одновременно и ее главбухом. Подобная ситуация не является нарушением действующего законодательства по нескольким причинам. Во-первых, в нем не предусмотрено обязательное наличие в штате должности главного бухгалтера. Во-вторых, Трудовой кодекс не содержит норм, запрещающих начальнику совмещать должности внутри организации. А в-третьих, согласно Закону о бухгалтерском учете "руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы вести бухгалтерский учет лично" (п. 2 ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ). Такое совмещение должно быть отражено в учетной политике компании либо подтверждено соответствующим приказом по организации.

Обычно чиновники требуют, чтобы в случае, когда директор совмещает две должности, на счете-фактуре стояли две одинаковые подписи: в графе "руководитель организации" и в графе "главный бухгалтер". Отсутствие какой-либо из них может привести к тому, что такой счет-фактура будет признан недействительным (Письмо Минфина России от 29 ноября 2004 г. N 03-04-11/212). А для того чтобы у проверяющих не возникло "лишних" вопросов, к подобному счету-фактуре целесообразно приложить выписку из учетной политики или копию приказа о совмещении должностей.

Если, к примеру, в выставленном счете-фактуре нет подписи главбуха или вместо нее поставлен прочерк, то для подтверждения права на вычет налога по такому документу, возможно, придется обращаться в суд. Правда, арбитры в этом вопросе обычно встают на сторону налогоплательщика (Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 16 января 2007 г. N А31-1856/2006-19, Дальневосточного округа от 9 февраля 2007 г. N Ф03-А51/06-2/4966).

Приняв к вычету НДС по счету-фактуре, составленному с нарушением порядка, установленного ст. 169 Налогового кодекса, вы рискуете не только потерять вычет. Вам также грозят пени и штраф в размере 20% от неуплаченных сумм налога (ст. 75, п. 1 ст. 122 НК).

Внимание к "закорючкам"

Разберем другую ситуацию: директор уехал в отпуск или командировку, а возможно, просто отлучился по делам или заболел. Кто подпишет счет-фактуру в его отсутствие? Велик соблазн попросту подделать подпись. "Подумаешь, какая-то закорючка! Нарисовали такую же, и нет проблем", — могут рассудить нерадивые сотрудники. Однако такой подход грозит большими неприятностями. Как показывает судебная практика, проверяющие могут провести экспертизу подписей, доказав таким образом, что счет-фактура не соответствует требованиям Налогового кодекса (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13 февраля 2006 г. N Ф04-185/2006(19515-А67-25)). Как следствие, право на вычет по такому документу будет утрачено.

Еще один вариант — использовать факсимильную подпись. Гражданский кодекс разрешает использование клише "при совершении сделок с помощью средств механического или иного копирования в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон" (п. 2 ст. 160 ГК). Однако нужно учитывать, что "к налоговым и другим финансовым и административным отношениям гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством" (п. 3 ст. 2 ГК). А так как ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство "не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур", то чиновники делают однозначный вывод о неправомерности ее использования (Письмо Минфина России от 26 октября 2005 г. N 03-01-10/8-404, Письмо ФНС России от 14 февраля 2005 г. N 03-1-03/210/11).

Арбитражная практика по этому вопросу весьма разнообразна. Так, в ряде случаев арбитры встают на сторону налоговиков и отказывают в возмещении сумм налога на добавленную стоимость по документам, подписанным с помощью факсимиле (Постановления ФАС Поволжского округа от 3 мая 2007 г. N А57-4249/06, Западно-Сибирского округа от 29 января 2007 г. N Ф04-8449/2006(29482-А46-33)). В то же время существуют постановления суда, согласно которым использование факсимильной подписи в счете-фактуре нельзя квалифицировать как нарушение. В них утверждается, что "факсимильная подпись воспроизводит собственноручную подпись самого лица, принадлежит конкретному физическому лицу, которое можно идентифицировать по выполненной им на документе личной подписи" (Постановления ФАС Уральского округа от 19 апреля 2007 г. N Ф09-2754/07-С2, ФАС Московского округа от 15 мая 2006 г. N КА-А40/2894-06).

Уполномочен подписать

Для того чтобы предоставить кому-либо из сотрудников фирмы полномочия для подписания счетов-фактур вместо руководителя или главного бухгалтера, достаточно издать приказ или составить доверенность. Чтобы исключить придирки налоговиков, копии этих документов лучше передавать покупателям вместе со счетом-фактурой.

Правила, которых надо придерживаться, подписываясь за руководство, подробно объяснены во многих письмах Минфина и ФНС. Так, совсем недавно специалисты финансового ведомства вновь обратили внимание налогоплательщиков на то, что уполномоченные лица должны ставить подпись "в реквизитах счета-фактуры "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер", после подписи следует указывать фамилию и инициалы уполномоченных лиц без указания их должностей и реквизитов, выданных им доверенностей" (Письмо Минфина России от 21 января 2008 г. N 03-07-09/06). Вместе с тем чиновники делают оговорку: если должности и реквизиты все же будут написаны, это не является нарушением порядка заполнения счетов-фактур. Вывод напрашивается сам за себя: "кашу маслом не испортишь".

Л.Изотова

Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)?

Быстрая навигация: Каталог статейИные вопросы Право подписи счета-фактуры (Топольцева В.)

Право подписи счета-фактуры (Топольцева В.)

Дата размещения статьи: 15.11.2012

Одним из оснований для отказа в вычете "входного" НДС является наличие на соответствующем счете-фактуре подписи, которую поставило не уполномоченное на то лицо. Причем в некоторых случаях даже составленная должным образом доверенность, приказ или иной распорядительный документ ситуацию не спасает.

Пунктом 3 ст. 168 Налогового кодекса установлена обязанность плательщиков НДС выставлять при реализации товаров (работ, услуг), получении предоплаты в счет таковой или изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) соответствующие счета-фактуры. Для покупателя в силу п. 1 ст. 169 Кодекса такой документ является основанием для принятия к вычету налога:
— предъявленного продавцом при отгрузке товаров (далее — счет-фактура на отгрузку);
— уплаченного в составе предоплаты (далее — авансовый счет-фактура);
— в части увеличения стоимости отгруженного ранее товара (далее — корректировочный счет-фактура).
Кроме того, корректировочный счет-фактура служит основанием для вычета налога и для самого продавца — в части уменьшения стоимости отгруженного ранее товара.
Так или иначе, но чтобы обосновать вычет НДС счет-фактура еще должен отвечать определенным требованиям.
Формы счета-фактуры на отгрузку и аванс, а также корректировочного счета-фактуры утверждены Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137. В нем же приведены Правила их заполнения (далее — Постановление N 1137, Правила заполнения счета-фактуры и Правила заполнения корректировочного счета-фактуры). Однако первостепенными все же, безусловно, являются положения Налогового кодекса.
Обязательные для оформления счетов-фактур реквизиты установлены ст. 169 Налогового кодекса. В п. 5 данной статьи приведен перечень таковых для счета-фактуры на отгрузку, в п. 5.1 — для авансового счета-фактуры, в п. 5.2 — для корректировочного счета-фактуры. Только при соблюдении требований данных положений Кодекса счет-фактура сможет послужить своим целям — стать основанием для вычета соответствующей суммы НДС. На это прямо указано в п.

2 ст. 169 НК. Кроме того, еще одно обязательное требование, общее для всех видов счетов-фактур, не соблюдение которого также автоматически "забракует" вычет, изложено в п. 6 ст. 169 Налогового кодекса. Согласно данной норме счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером компании либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от ее имени. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем документ подписывается коммерсантом с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации в качестве ИП. Аналогичный порядок предполагают и формы счетов-фактур.

Если продавец — организация

Итак, согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса при выставлении счета-фактуры юридическим лицом в общем случае таковой должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации. При этом важно наличие именно обоих "автографов". В противном случае в вычете НДС налогоплательщику может быть отказано (Постановления ФАС Поволжского округа от 19 мая 2011 г. по делу N А65-20359/2010, ФАС Северо-Кавказского округа от 9 апреля 2010 г. по делу N А15-2130/2008). Тем не менее формальный подход к данному вопросу судьи все же не приемлют. В частности, должность "главный бухгалтер" в штате организации может попросту отсутствовать, что, например, актуально для представителей малого бизнеса. Ведь действующее законодательство (ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ) позволяет руководителям фирм вести бухучет лично. При таких обстоятельствах отказ в налоговом вычете из-за отсутствия в счете-фактуре подписи главного бухгалтера арбитры признают неправомерным (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 12 апреля 2011 г. по делу N А19-11133/08, ФАС Северо-Западного округа от 3 апреля 2009 г. по делу N А42-4022/2008, ФАС Московского округа от 16 января 2009 г.

Полномочия на подписание счета-фактуры

N КА-А40/11421-08).
Аналогичным образом судьи указывают, что если гендиром и главбухом является одно и то же лицо, то вычет на основании счета-фактуры, в котором в графах "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер" проставлена одинаковая подпись, также правомерен (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 3 июня 2009 г. по делу N А53-17547/2008-С5-23; ФАС Северо-Западного округа от 17 ноября 2006 г. по делу N А56-35103/2005).
Вместе с тем п. 1 ст. 169 Кодекса предусматривает, что счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки электронных счетов-фактур в электронном виде. В последнем случае счет-фактура должен быть подписан лишь электронной цифровой подписью (с нового года — усиленной квалифицированной электронной подписью) руководителя организации либо иных уполномоченных лиц (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК). Показатель данного документа "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, п. 7 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).
Так или иначе, но руководителю и главному бухгалтеру организации совсем необязательно расписываться в счете-фактуре собственноручно. Право подписи данного документа может быть делегировано и иным лицам. Но для этого их соответствующие полномочия необходимо закрепить приказом или доверенностью от имени компании. В этом случае в реквизитах "Руководитель организации…" и "Главный бухгалтер…" указываются подписи, а также фамилия и инициалы, лиц, фактически подписывающих счет-фактуру. Указывать должность таковых при этом нет необходимости, однако делать это не запрещено. Как указали представители Минфина России в Письме от 23 апреля 2012 г. N 03-07-09/39, дополнительные реквизиты (сведения) в счете-фактуре, в том числе должности уполномоченного лица, нарушением порядка его оформления не являются. Исходя из этого целесообразно в документе отражать реквизиты документа, которым делегировано право подписи.
Следует отметить, что требование о расшифровке подписей в счете-фактуре установлено лишь Постановлением Правительства РФ N 1137, в п. 6 ст. 169 Налогового кодекса о ней не упоминается. В этом смысле отсутствие таковых не должно быть основанием для отказа в вычете НДС. Подтверждается это и арбитражной практикой (Определение ВАС РФ от 25 августа 2008 г. N 10415/08, Постановления ФАС Московского округа от 19 мая 2011 г. N КА-А40/4521-11, ФАС Поволжского округа от 18 марта 2010 г. N А72-3307/2008). Правда, встречаются все же и исключения — в Постановлении от 6 ноября 2009 г. N А56-874/2008 судьи ФАС Северо-Западного округа отклонили довод заявителя о том, что счета-фактуры соответствуют требованиям ст. 169 Налогового кодекса, поскольку подписаны уполномоченным лицом по доверенности, выданной ему руководителем организации, поскольку в счете-фактуре его подпись не была расшифрована, а также отсутствовала ссылка на соответствующую доверенность.

Обратите внимание! Налоговый кодекс не содержит запрета на факсимильное воспроизведение подписи в счете-фактуре с помощью средств механического или иного копирования. Однако представители как Минфина, так и ФНС считают неправомерным предъявлять к вычету НДС на основании счета-фактуры заверенного подобным образом (Письма Минфина России от 1 июня 2010 г. N 03-07-09/33, от 7 июля 2009 г. N 03-07-14/63, ФНС России от 19 октября 2005 г. N ММ-6-03/886@). Более того, к аналогичному выводу пришел Президиум ВАС РФ в Постановлении от 27 сентября 2011 г. N 4134/11.

Если продавец — индивидуальный предприниматель

Согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса при выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем таковой должен содержать подпись, собственно говоря, самого ИП. "Автографа" главного бухгалтера в данном случае не требуется. При этом чиновники настаивают, что коммерсанты обязаны подписывать счет-фактуру исключительно собственноручно. В частности, о том, что ИП не вправе кому-либо доверить право подписи на счетах-фактурах, говорится в Письме Минфина России от 24 июля 2012 г. N 03-07-14/70. Аналогичную позицию занимают и специалисты Федеральной налоговой службы в Письме от 9 июля 2009 г. N ШС-22-3/553@. Как указывают чиновники, иной какие-либо иные варианты п. 6 ст. 169 Кодекса не предусмотрены.

Обратите внимание! При наличии нескольких лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры за руководителя и главного бухгалтера организации, может возникнуть ситуация, когда в экземплярах счета-фактуры продавца и покупателя поставлены подписи разных людей. ФАС Московского округа при рассмотрении таковой отметил, что при получении счетов-фактур покупатель не может знать, что экземпляр продавца имеет другую подпись. Исходя из этого, судьи посчитали, что отказ в применении налогового вычета на данном основании неправомерен (Постановление от 14 сентября 2009 г. N КА-А40/9167-09). Однако во избежание претензий налоговиков на практике таких разночтений лучше не допускать.

Вместе с тем подобный подход, по сути, ограничивает права коммерсанта привлекать для исполнения своих налоговых обязанностей уполномоченных представителей, как это предусмотрено положениями гл. 4 Налогового кодекса.
Кроме того, как, например, указали судьи ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 11 марта 2008 г. N Ф08-949/08-334А, ст. 169 Налогового кодекса, может, и не предусматривает прямо возможности подписания счета-фактуры иным лицом, кроме ИП, но и не содержит запрета на такие действия. Исходя из этого, арбитры пришли к выводу, что при наличии соответствующего распоряжения или приказа либо доверенности, передающих право подписи счетов-фактур иному лицу, данный документ, подписанный не самим ИП, будет являться вполне правомерным основанием для вычета НДС.
Помимо непосредственно "автографа" индивидуальные предприниматели в счете-фактуре обязаны указывать реквизиты свидетельства своей регистрации в качестве ИП. Это напрямую установлено п. 6 ст. 169 Налогового кодекса, а значит, отсутствие подобных сведений может стать причиной для отказа в вычете.

Как известно, действовать от имени организации, то есть представлять ее интересы и подписывать документы, могут лишь уполномоченные на то лица. Рассмотрим, кто и на каких основаниях имеет право подписать бухгалтерскую «первичку», счета-фактуры, а также налоговые декларации и расчеты.

Накладные, акты, счета, платежки, кассовые ордера и другие первичные документы составляют основной документооборот бухгалтерии. Очень часто они оформляются в разных подразделениях компании, поэтому вполне логично, что и подписывают их разные лица. Однако право подписи документов необходимо за этими лицами закрепить.

Порядок подписания первичных документов регулируется двумя нормативными актами:

Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.15;
Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина от 29.07.98 № 34н.

Упомянутые нормы требуют, чтобы руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утвердил список лиц, которые имеют право подписывать те или иные документы. Таким образом, чтобы наделить сотрудника полномочиями подписать бухгалтерскую «первичку», директору достаточно оформить соответствующий приказ или распоряжение. Это касается в том числе расчетных и денежных документов.

Обратите внимание! Должность лица, уполномоченного на подпись, должна соответствовать должности, указанной в первичном документе. Другими словами, если, например, в бланке накладной предусмотрена подпись главного бухгалтера, другой сотрудник подписать этот документ не имеет права, даже если он включен в соответствующий приказ руководителя. Поэтому специалисты рекомендуют компаниям самостоятельно разрабатывать формы первичных документов и в реквизитах подписывающего лица указывать, например, «Руководитель или иное уполномоченное лицо».

Счета-фактуры

Стоят особняком от остальной документации, поскольку используются для расчета одного из главных платежей российской налоговой системы - НДС. Порядок подписи этих документов закреплен в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса. Он различается в зависимости от того, в каком виде составляется счет-фактура - в бумажном или электронном. Отметим также, что закон не обязывает компанию сообщать в ФНС о делегировании права на подпись счетов-фактур иному лицу.

Подпись бумажного счета-фактуры

Указанная норма закона требует, чтобы классические бумажные счет-фактуры подписывались руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами. Это могут быть любые лица, причем совершенно не важно, работают они в компании или нет. Главное, чтобы полномочия на подпись счетов-фактур были переданы им в соответствии с законодательством.

У организаций для этого есть два пути: включить это лицо в приказ или составить на него доверенность. Если же речь об индивидуальном предпринимателе, тогда для передачи права подписания счетов-фактур другому лицу на него необходимо оформить нотариальную доверенность.

Поскольку в соответствии с требованиями Налогового кодекса на документе должны стоять подписи руководителя и главбуха, в приказе либо доверенности следует указать, за кого из них будет расписываться уполномоченное лицо. Отметим, что один человек может подписывать документы как от имени руководителя, так и от имени главного бухгалтера. На практике зачастую подпись на счете-фактуре ставит только главный бухгалтер. В этом случае он должен быть наделен полномочиями подписывать эти документы от имени руководителя.

Электронные счета-фактуры

В отличие от бумажных собратьев, счета-фактуры в электронном виде подписываются лишь одной подписью - усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или иного уполномоченного лица. Передать право подписи иному лицу можно по тем же правилам, которые применяются в отношении бумажного счета-фактуры.

Налоговые декларации

Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.

Обратите внимание! О передаче указанных полномочий следует уведомить налоговые органы. Прежде чем представить в ФНС отчет, подписанный уполномоченным лицом, необходимо направить туда копию доверенности. Кроме того, ее реквизиты нужно прописать в соответствующем поле декларации, а также приложить к ней копию доверенности.

Отчетность по НДС

Как известно, с прошлого года все компании . Исключение - налоговые агенты, которые не являются плательщиками НДС. Электронная декларация подписывается УКЭП и передается по каналам телекоммуникационной связи (ТКС) при помощи оператора электронного документооборота (ЭДО).

Каким образом можно делегировать полномочия на подпись декларации по НДС иному лицу? В целом все так же - необходимо составить доверенность и уведомить налоговый орган о передаче полномочий. С той лишь разницей, что сделать это можно в электронном виде, а к декларации каждый раз прилагать информационное сообщение о доверенности. Такой порядок применим к любому налоговому отчету (расчету), который подается по каналам ТКС.

Передача полномочий на общение с ФНС

Необходимость отчитываться в электронном виде влечет обязанность налогоплательщика обеспечить электронное общение с ФНС, в том числе получать сообщения от инспекции. Реализуется это через операторов ЭДО. При этом в налоговый орган необходимо представить договор с оператором и документ, уполномочивающий его получать сообщения, которые предназначаются для налогоплательщика. Если оператор обеспечивает канал между инспекцией и физическим лицом, то необходимо также представить документ, который будет подтверждать право самого физического лица на получение сообщений из налогового органа. Доверенность на лицо, на которое возложены полномочия общения с налоговой, необходимо передать в ФНС в течение 3 дней с момента оформления.

На практике нередко компания или предприниматель передает функции по ведению бухгалтерии, в том числе и подачу электронной отчетности, сторонней организации. В таком случае также понадобится доверенность о делегировании этих полномочий. Оформляется она в соответствии с общими правилами составления доверенностей. Если в качестве представителя выбрана организация, то она, в свою очередь, также должна делегировать переданные полномочия конкретному работнику. То есть бухгалтерской компании необходимо составить доверенность на одного из своих сотрудников, который будет вести общение с ФНС от имени налогоплательщика-клиента.

Правила составления доверенностей

В зависимости от того, кто делегирует свои полномочия - организация или предприниматель - правила составления доверенности будут отличаться.

Доверенность от имени организации должна удовлетворять требованиям статей 185–187 Гражданского кодекса РФ. В соответствии с ними доверенность должна быть оформлена в письменном виде с указанием даты выдачи и срока действия и подписана руководителем. Если срок действия отсутствует, то доверенность будет считаться выданной на один год. Составить ее можно как на юридическое, так и на физическое лицо вне зависимости от того, работает ли он в организации-доверителе или нет. Ни образца подписи уполномоченного лица, ни нотариального заверения такая доверенность не требует.

Если же полномочия делегирует индивидуальный предприниматель, то доверенность должна быть заверена нотариально (постановление Пленума ВАС РФ от 30.07.13 № 57).