Для того чтобы разграничить ответственность между прежним и новым генеральным директором, нужно провести процедуру передачи дел, которая связана, в частности, с передачей документов (например, печати организации и иных ценностей), хранящихся у прежнего Генерального директора.
На законодательном уровне процесс передачи дел при смене Генерального директора Общества не регламентирован. Чаще всего учредители сами разрабатывают процедуру и утверждают её внутренними актами, которые составляются в произвольной форме.
1. Комиссия
Как правило, создается комиссия, в обязанности которой будет входить проведение всех мероприятий и контроль за передачей дел организации от бывшего Генерального директора его правопреемнику.
2. Акт приема-передачи
Стороны подписывают двусторонний акт, в котором отражаются все значительные моменты, касающиеся деятельности Общества и его прежнего Генерального директора, а также описывается состояние дел, перечисляются по списку передаваемые документы и материальные ценности, такие как:
- учредительные и иные идентифицирующие Общество документы;
- бухгалтерская и налоговая отчетность;
- бухгалтерская и иная сопутствующая документация;
- договорная база Общества, сопутствующие документы к ней;
- лицензии, оформленные на Общество;
- реестры доверенностей, дающие право совершать юридические и иные действия от имени и/или за счет Общества;
- круглая печать Общества;
- другие существенные документы, которые связаны с деятельностью Общества.
3. Инвентаризация
Так как Генеральный директор является лицом материально ответственным, то перед началом процедуры передачи дел следует провести инвентаризацию имущества. Новый Генеральный директор вправе провести осмотр помещений, любых ценностей и документов, чтобы подтвердить их наличие.
Важно! Так как проведение инвентаризации при смене Генерального директора не является обязанностью, учредитель может сам определить порядок ее проведения. Новому Генеральному директору будет необходима информация о составе и наличии передаваемого имущества. Чаще всего инвентаризации подлежат материальные объекты - денежные средства. Акт об итогах инвентаризации оформляется на основании описи и подписывается председателем и членами комиссии, проводящими инвентаризацию.
При увольнении простого сотрудника организации как мы знаем, достаточно просто написать заявление по собственному желанию, отработать две недели и получить полный расчет с документами, касающимися трудовой деятельности на предприятии. Руководитель предприятия тоже человек, который может, как сам захотеть уйти с работы, так и быть уволен по решению собрания учредителя, единоличного собственника или приказу вышестоящих организаций. Кроме всех причин, оговоренных ст. 77 ТК РФ, когда директор может уволиться, законодатель в ст.278 ТК РФ рассматривает дополнительные основания, прекращения действия трудового договора с руководителем предприятия. На директора предприятия возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности организации, которой он управляет. Руководитель является материально – ответственным лицом.
Акт приема-передачи документов при смене директора
Внимание
При оформлении доверенности указывается срок ее действия и передаваемые полномочия. Что делать, если меняются должностные лица При смене должностных лиц, когда есть протокол собрания учредителей, издан приказ, в первую очередь необходимо уведомить контролирующие органы (налоговую инспекцию) и банк, обслуживающий предприятие.
Для этого пишется нотариально заверенное заявление о том, что должностное лицо, имеющее право подписи меняется на основании приложенного документа. К заявлению прикладывают приказ об увольнении, решение владельца предприятия или протокол общего собрания акционеров.
Инфо
После этого издается приказ по предприятию о создании комиссии для проведения инвентаризации и приема – передачи документация от увольняющегося должностного лица. Если уже есть новый кандидат на освобождающуюся должность, дела передаются ему.
Акт приема передачи при смене директора образец
Согласно Приказу Министерства финансов РФ № 119н от 28.12.01 г., при смене материально ответственных лиц должна быть проведена инвентаризация. Поэтому, для того, чтобы уволиться необходимо, провести ряд процедур по передаче всех документов и материальных ценностей, которые находятся в его ведение.
Хотя, в законах о деятельности коммерческих организаций не оговаривается необходимость передачи дел, однако это не освобождает увольняемого руководителя документально оформить передачу дел. Директору до момента ухода с работы необходимо передать печать, документы, отчетность, материальные ценности, находящиеся в кабинете своему правопреемнику, либо лицу, назначенному по приказу.
Порядок передачи дел при смене руководства на законодательной основе определен только для бюджетных организаций.
Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива
ИЗМЕНЕНИЕ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА 10.1. Каждая из сторон настоящего трудового договора вправе ставить перед другой стороной вопрос о его дополнении или ином изменении трудового договора, которые по соглашению сторон оформляются дополнительным соглашением, являющимся неотъемлемой частью трудового договора. 10.2. Изменения и дополнения могут быть внесены в настоящий трудовой договор по соглашению сторон также в следующих случаях: а) при изменении законодательства РФ в части, затрагивающей права, обязанности и интересы сторон, а также при изменении локальных нормативных актов Работодателя; б) в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.
10.3.
Инвентаризация при смене руководителя: понятие и процедура
- Передача дел
- Нормативная база
- Объекты инвентаризации
- Инвентаризационная комиссия
- Этапы работ
- Ответственность руководителя
- Перемещение, восстановление, инвентаризация, выбытие, списание, передача, переоценка в программе 1С:
Начальник любой организации несет полную материальную ответственность. Потому инвентаризация при смене руководителя, которая проводится на дату передачи дел, – обязательный этап в процедуре передачи дел.
Передача дел Данная процедура законодательно не регламентирована. Форма ее свободная, но документальное ее оформление обязательно.
Непременно потребуется акт приемки-передачи, содержание которого будет определяться в зависимости от вида деятельности компании и ее величины, структуры и особенностей передаваемых дел.
Образец акта передачи дел при смене директора
Важно
В случае если средняя заработная плата работников основного персонала организации за календарный год увеличилась, то должностной оклад Работника по решению Работодателя может быть увеличен с 1 января года, следующего за календарным годом, в котором произошло увеличение средней заработной платы работников основного персонала организации. Размер увеличения должностного оклада Работника определяется Работодателем.
4.2. Выплаты компенсационного характера производятся Работнику в соответствии с законодательством РФ. 4.3. На основе показателей эффективности работы организации и условий стимулирования, установленных Работодателем, Работнику выплачиваются премии (ежеквартальные, ежегодные) в размере, определяемом Работодателем, за счет средств, предусмотренных на оплату труда работников организации. 4.4.
Как осуществить передачу дел при смене руководителя?
Все остальные предприятия, любых видов собственности определяют это самостоятельно, разрабатывая специальное положение или издав соответствующий приказ. В конечном итоге оформляется акт приема-передачи дел от увольняющегося директора вновь назначенному, или уполномоченному представителю предприятия. Лица с правом подписи Согласно Приказу № 34н Минфина РФ от 29.07.1998 года, вся документация, которая непосредственно связана с осуществлением денежных операций, в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем предприятия (директором) и главным бухгалтером, либо уполномоченными лицами (обычно заместители). Подпись должностного лица является неотъемлемым реквизитом любого официального документа, тем более, когда речь идет о денежных средствах. Не всегда руководитель и главный бухгалтер могут поставить подпись собственноручно.
Акт приема передачи дел при смене директора образец
Также нужно удостовериться в наличии и корректности учета материально-производственных запасов, не принадлежащих компании, но находящихся у нее на учете, то есть полученные:
- на ответственное хранение;
- в аренду;
- на переработку.
Проверке подлежит и не учтенное по тем или иным причинам имущество, остатки по всем счетам. Инвентаризационная комиссия Инвентаризация при смене руководителя проводится инвентаризационной комиссией. Подобный орган должен быть на каждом предприятии. Ее состав утверждается в начале каждого года руководством компании специальным приказом, распоряжением, постановлением (рекомендована форма № ИНВ-22). Членами инвентаризационной комиссии могут быть бухгалтера, внутренние и внешние аудиторы, специалисты иных служб. Если предполагается большой объем работ, создается рабочая инвентаризационная комиссия.
Акт приема передачи имущества при смене руководителя образец
В присутствии: увольняемого директора предприятия Мальцева И.А., вновь назначенного директора предприятия Волкова И.Р. составила настоящий Акт о том, что Мальцев И. А. передал, а Волков И.Р. принял документацию, находящуюся у директора.
При приеме – передаче дел установлено: Мальцева И. А. передал, а Волков И.Р. принял:
- Оригиналы учредительных документов (10 л.);
- Оригиналы банковских документов (10 л.);
- Оригиналы свидетельств о праве собственности, договоры (59л.);
- Оригиналы лицензий (5л.);
- Печать организации (1шт.);
- Штамп (1шт.);
- Бланки (500 экз.);
- Ключи от кабинета, сейфа (4шт.);
- Оргтехника (1 компьютер).
Примечания: Председатель комиссии: подпись Беляева И.П. Члены комиссии: подпись Шевелева И.А. подпись Дубров П.Н. Присутствовали: подпись Мальцев И. А. подпись Волков И.Р. Печать предприятия.
Обеспечивать выполнение всех плановых показателей деятельности организации. 2.3.12. Соблюдать действующие в организации Правила трудового распорядка. 2.3.13.
Своевременно информировать Работодателя о начале проведения проверок деятельности организации контрольными и правоохранительными органами и их результатах, а также о случаях привлечения сотрудников организации к уголовной ответственности. 2.3.14. При расторжении настоящего трудового договора осуществлять передачу дел организации вновь назначенному руководителю организации.
2.3.15. В случае изменения персональных данных представлять соответствующие документы Работодателю. 2.3.16. Выполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством РФ и уставом организации. Работник обязан выполнять другие обязанности, предусмотренные трудовым законодательством РФ, настоящим трудовым договором и должностной инструкцией. Популярные вопросы 3.
Акт приёма-передачи имущества при смене руководителя образец простой
При выявленных существенных нарушениях к ответственности не может быть привлечен вновь назначенный руководитель или главный бухгалтер. По закону отвечать будет директор, во время руководства которого были допущены нарушения.
Акт приёма-передачи документов: образец Акт приема – передачи дел при смене должностных лиц условно делится на три части. 1. Вводная часть. В ней указывается место и время, когда проводится процесс передачи документации.
Полное название предприятия (организации, учреждения, фирмы, сообщества). Фамилия, имя, отчество, учредителя или председателя комиссии, и ее членов с наименованием занимаемых должностей.
Описательная часть. Здесь перечисляются все документы, которые передаются с указанием количества листов каждого вида документа. 3. Заключительная часть. Содержит указание всех выявленных недочетов, нарушений, перечисление недостающих документов.
Не должна сказаться на деятельности , и привести к падению основных коммерческих или производственных показателей. Поэтому в данном случае важна преемственность руководства, которую, в том числе, может обеспечить сохранность и передача всего комплекта документов, бывшими в работе при старом директоре. Это оформляется актом передачи дел от старого руководителя, к новому.
Что такое акт приема-передачи дел при смене директора
Являющийся наемным работником, в своем лице представляет интересы фирмы и ведет дела от ее имени. Следовательно, при увольнении, он должен их передать своему сменщику. Это в первую очередь касается рабочих документов организации, которые передаются по акту.
Нормативное регулирование
И хотя специальных нормативных документов, регулирующий данный процесс не существует, но есть законодательные требования, относящиеся к разным категориям дел:
- 402-ой ФЗ о бухучете касается бухгалтерской документации.
- 395-ый ФЗ о банках регулирует финансовый документооборот.
- Правила работы архивов обязаны исполнять госучреждения.
Кроме того процедура передачи дел может быть закреплена на корпоративном уровне:
- Положением о смене руководителя.
Кем и для чего составляется
Акт – это правовой документ, фиксирующий передачу документов компании, находящихся в распоряжении директора при его увольнении. Он составляется после того как подписан приказ об увольнении. Для этого создается специальная комиссия во главе с председателем. Оформляет его один из участников комиссии, а подписывают:
- Лицо, передающее документы.
- Лицо, их принимающее.
- Глава комиссии.
Виды и особенности
Данный акт может составляться в двух вариантах, каждый из которых имеет свои особенности:
- Смена директора. Это когда имеется кандидатура сменщика, который и принимает дела. В акте ставят подписи оба руководителя (бывший и будущий) и указывается дата, с которой новый директор начинает исполнять свои обязанности.
- Увольнение директора. В случае, когда действующий директор уже уволен, с новой кандидатурой еще не определились, форма акта отличается. Принимает дела заместитель, либо другое лицо по . Если и они отсутствуют, то документы передаются компании под роспись председателя комиссии.
Как правильно составить
Обязательного формата акта нет, но для его правового признания он должен иметь определенную структуру:
- Информационный блок с указанием , даты составления и инициалами участников передачи дел и контролирующий процесс комиссии.
- Далее идет описание действия, то есть указывается, что передается по акту, и по какой причине.
- Опись документов и другого передаваемого имущества.
- Подписи, подтверждающие факт передачи дел. Подписываются: передающий, принимающий, члены комиссии.
Необходимые сведения
В акте передачи дел при смене руководителя, должна быть отражены сведения о сохранности следующих вещей:
- Банковских документов.
- Документов, подтверждающих имущественные права компании.
- Договоров и контактов с партнерами.
- , штампов, бланков.
- Техники и ценных вещей, бывших в пользовании директора.
Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации
При заполнении акта следует придерживаться следующей последовательности:
- При заполнении информационной части акта указание причины обязательно. Это может быть приказ или протокол, но с номером и датой.
- Следующий этап – перечисление состава комиссии с полными инициалами и указанием занимаемых должностей. Так как комиссия назначается приказом, то надо упомянуть и его.
- Затем следует перечень передаваемой документации с названием, номером, датой регистрации и количеством. Для упрощения процесса проверки перед составлением акта можно провести ревизию.
- Если стороны не имеют претензий к составленному перечню, то акт подписывают обе стороны и члены комиссии.
- Один экземпляр документа остается у прежнего директора, а другой передается на утверждение учредителям или , после чего регистрируется по правилам внутреннего документооборота и сохраняется в архиве.
Директор, как и всякий иной сотрудник компании, вправе сменить место работы и уволиться. Прежде чем покинуть свой капитанский мостик, руководитель, без учета причины и статьи ТК РФ, обосновывающей увольнение, должен передать дела. Обязательность сдачи-приемки дел директором – вопрос неоднозначный, так как нормативно-правовая база по этому поводу недостаточно разработана: упоминание о процедуре сдачи дел присутствует в таких законодательных актах:
- Законе «О банках и банковской деятельности» от 02.12.1990 г. № 395-1-ФЗ .
Поскольку первый документ несколько утратил актуальность, а второй касается сугубо работы банковских структур, то остается полагаться на Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н , в случае, если директор является материально-ответственным лицом. Во всех остальных случаях передавать фирму руководителями из рук в руки следует, опираясь на соответствующие положения Устава предприятия.
Практика же доказывает необходимость сдачи компании и ее клейнодов, а также бумаг от прежнего руководства новому, по старинке – с оформлением акта. Срок этого процесса диктуется ТК РФ. Так, при уходе по своей инициативе руководитель должен известить свое начальство о намерении уволиться не позже, чем за 1 мес. (ст. 280 ТК РФ), а если расставание продиктовано работодателем – то в период, оговоренный в приказе.
Статья 280 ТК РФ. Досрочное расторжение трудового договора по инициативе руководителя организации
Руководитель организации имеет право досрочно расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее чем за один месяц.
Что должен передать и кому?
Руководитель, покидая прежнее место работы, должен передать:
Лицо, принимающее дела от директора, должно быть указано в приказе по предприятию. Обычно это заместитель, исполняющий обязанности или же лицо, назначенное работодателем.
Если уже есть кандидатура наместника, то вполне принять дела может и он, ведь сама процедура протекает не с глазу на глаз, а в присутствии членов комиссии или лиц, упомянутых в приказе .
Как провести?
Директор, прежде всего, обязан известить о намерении уйти с поста свое руководство, которым является общее собрание членов ООО. Для этого созывается внеочередное общее собрание (ст. 35 Закона N 14-ФЗ), которому директор и подает свое заявление. Каждому, кто наделен правом присутствовать на вече, направляется уведомление, причем в конверт кладут не только приглашение с повесткой дня, но и ксерокопию заявления руководителя компании на расчет.
Приказ
На таком собрании решают, кто может принять дела, и издают приказ о сдаче-приемке, устанавливая состав комиссии и закрепляя за лицом, которому доверили выступать представителем ООО в процедуре приемки дел, право осуществить эту приемку и составить акт. Оговариваются сроки, когда акт должен быть готов, а увольняющийся директор может получить полный и окончательный расчет.
Обычно приказ готовится членами наблюдательного совета ООО, и один из них принимает от директора дела.
Завершение учетных процессов
Первое лицо не имеет права уйти, не закрыв полностью тот месяц или квартал, полугодие, который истек. Вместе с бухгалтером фирмы руководитель отчитывается в налоговую инспекцию, стат. управление, выполняет все необходимые платежи и отчисления в фонды, бюджет, подписывая всю документацию.
На первое число месяца, завершать который предприятие будет уже под руководством иного лица, пока еще работающий директор обязан завершить учетные процессы : отчеты, баланс, реестр дебиторской и кредиторской задолженностей, наличие свободных средств даю основание составить представление о том, каково финансовое состояние компании в текущем месяце.
Инвентаризация
Хотя ст. 277 ТК РФ и предусматривается материальная ответственность первого лица фирмы, но имеется в виду совершенно иное, чем прямая ответственность за материалы и изделий, числящиеся на подотчете сотрудников, использующих полученные материалы в своей производственной деятельности.
Статья 277 ТК РФ. Материальная ответственность руководителя организации
Руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации.
В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями. При этом расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством.
В любом случае, даже если на подотчете директора нет материалов, конструкций и т.п., то все равно важно на момент увольнения руководителя наблюдательному совету ООО знать, как обстоят дела с ценностями, записанными на подотчет сотрудников – есть ли все они в наличии, или имеет место хищение. Поэтому инвентаризация должна быть проведена, если не в полном объеме, то хотя бы выборочно – по наиболее дорогостоящим или самым весомым по объему, количеству или стоимости материалам.
Для этого распечатываются ведомости остатков материалов по итогам списания за прошедший месяц. Указанное в остатках количество штук, кубометров, литров (в соответствии с номенклатурным учетным номером) должно быть в наличии и подлежит предъявлению комиссии. При нехватке количества должно последовать объяснение, причем отсутствие в наличии еще не обозначает недостачи. Дело в том, что материалы могут быть израсходованы в дело и пока что не могут быть списаны, так как текущий месяц не закончился.
При выявленной пересортице составляется объяснение, причем нехватка одного материала должна быть компенсирована экономией другого, числящегося в излишках. Все отклонения от учетных ведомостей отражаются в ведомости о проверке. Инвентаризация дает ответ на вопрос о недостачах, являющихся следствием хищений.
Проверка
Если среди членов наблюдательного совета ООО нет людей, обладающих достаточной компетентностью, или при необходимости ревизии работы крупного предприятия логично поручить проверку аудиторской компании. Аудиторы быстро и качественно проверят финансовую деятельность фирмы , глава которой покидает компанию, и представят наблюдательному совету отчет, в котором будет дана объективная оценка состояния предприятия на текущий момент времени.
Что за документ?
Это документ, в котором удостоверяется факт передачи сдающим дела директором тому лицу, на которое в приказе указано наблюдательным советом ООО. Такая бумага может иметь вольную форму письменного вида. Наименование так и звучит: «Акт приема-передачи дел», обязательно должно быть вписано полное название предприятия, дата, название пункта, где находится фирма и проводится процедура сдачи дел, а также ФИО присутствующих при совершаемом действе лиц.
Важно написать ФИО и должность руководителя предприятия, который передает документы, и то же в отношении принимающего лица. Далее указывают, какие именно документы или папки передаются, например:
«Передаются:
- учредительные документы – устав ООО, …
- правоустанавливающие документы на недвижимое имущество: свидетельство о праве собственности на офисное здание с земельным участком;
- печать ООО гербовая – 1 шт.;
- штамп угловой – 1 шт.»
Образец акта приема-передачи дел при смене директора можно скачать ниже.
Перечислить следует подробно все, что оставляет после себя бывший босс. После списка передаваемых дел и вещей необходимо четко указать: «Перечисленные предметы, дела сдал такой-то» – и ФИО с подписью и расшифровкой почти бывшего руководителя, принял такой-то – и те же данные в отношении принимающей стороны.
Подписать акт должны и присутствующие граждане.
Что делать, если срок предупреждения об увольнении завершен, а обязанности отдать не успели?
Если срок предупреждения об увольнении истек, а сдача дел так и не состоялась, то директор вправе созвать еще одно общее собрание, чтобы отсрочить на неделю-другую момент увольнения, но есть и иной вариант. Можно также пригласить нотариуса и передать ему по описи все то, что приготовлено для сдачи преемнику, в этом случае никто не упрекнет в том, что увольняющийся никому не передал свое наследие.
В ситуации, когда действующий руководитель решил сменить место работы, не стоит чинить ему препятствия, если решение твердое. Обе стороны только выиграют при оформлении факта сдачи-приемки дел актом.
Это сложная процедура, которая состоит из нескольких этапов. Одним из этапов этой процедуры является передача дел новому руководству организации.
Требование о передаче дел от прежнего руководителя новому на федеральном уровне содержится только в Законе «О банках и банковской деятельности» № 395-1 от 02.12.1990 г. В данном законе сказано: «При освобождении от должности единоличный исполнительный орган кредитной организации обязан передать имущество и документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей».
Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г. содержат требование о передаче дел при смене руководителя архива (п. 10.5 Основных правил). Законы, регулирующие деятельность основных видов коммерческих организаций (ОАО, ООО) такие требования не содержат.
Тем не менее, это не освобождает руководителя от документального оформления передачи дел при освобождении занимаемой должности.
Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н устанавливают обязательность проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц (п. 22 Методических указаний). Руководитель организации является материально ответственным лицом. Поэтому передачу дел целесообразно проводить по результатам .
Процедура передачи дел при смене руководителя законодательно не определена. Поэтому передача дел осуществляется в произвольной, но письменной форме. В настоящее время установилась практика оформления актов приемки – передачи. Содержание акта приемки – передачи определяется структурой и характером передаваемых дел, видом деятельности, масштабом организации. В любом случае акт должен быть предельно детализованным. В частности, по акту будут передаваться документы, которые хранятся непосредственно у руководителя:
- оригиналы учредительных документов;
- оригиналы банковских документов;
- оригиналы документов, подтверждающих права организации на имущество (свидетельства о праве собственности, договоры);
- оригиналы лицензий;
- печать организации, штампы, факсимиле, бланки;
- ключи, в том числе от сейфов, банковских ячеек, кабинетов;
- техника, ценные вещи, находящиеся в пользовании руководителя;
- контакты деловых партнеров и пр.
В акте может быть описано состояние конкретных дел/проектов, которые находились в непосредственном исполнении руководителя, на момент оставления должности; условия хранения документов, ценных вещей.
Акт приемки передачи является двусторонним документом. На нем проставляются подписи руководителя, оставляющего должность и руководителя, вступающего в должность. Акт приемки – передачи составляется в двух подлинных экземплярах.
Для оформления такого акта может формироваться комиссия из уполномоченных работников организации, что обусловлено важностью процедуры. Все остальные действия зависят от усмотрения сторон. Акт может дополняться и протоколами осмотра, документами фото съемки и пр.
