Как составляется приказ образец. Распорядительные документы. Оформление приказов по основной деятельности, указаний и распоряжений

Согласно Википедии:

Прика́ з - в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивные дело"
- Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")
- Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
- о приеме на работу,
- о переводе на другую работу (перемещении)
- об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
- о дисциплинарных взысканиях,
- о совмещении,
- о поощрении,
- об установлении надбавки к окладу,
- об изменении персональных данных работника,
- о присвоении разрядов, классности,
- об изменении условий труда,
- обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет , приказы по отпускам и командировкам – 5 лет . Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу - Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 - отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
- Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
- Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на – разберем подробно;
- Приказы о начислении премий сотрудникам;
- Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!

В каждой организации трудовая деятельность регулируется приказами и распоряжениями руководителя. При этом во многих компаниях распространена практика, когда разработка приказов поручается именно секретарю (личному помощнику). В данной статье мы рассмотрим, какие правила оформления приказов при этом необходимо соблюдать.

Из данной статьи вы узнаете:

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?». Например, «Об изменении графика работы», «О смене тарифных планов» и т.д.

Новые статьи

Ошибки в приказах

Достаточно часто при оформлении приказов возникают ошибки, связанные с большим количеством требований к оформлению. Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные.

2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда:

2.1. Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости.

2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются:

Анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по категориям персонала;

Соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных штатными расписаниями учреждений, с профессиональными квалификационными группами и квалификационными уровнями.

Комментарий : в приведенном примере п. 2.1 должен быть сформулирован иначе: «проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые – по мере необходимости»; содержание п. 2.2 по своему характеру не для приказа. Информация, изложенная в п. 2.2, должна содержаться в другом документе, например, в положении о комиссии. Пример: пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда.

3. Комиссии в своей работе рекомендуется иметь в виду, что заработная плата работников (персонала), устанавливаемая в соответствии с новой системой оплаты труда, не может быть меньше заработной платы, выплачиваемой работникам в соответствии с трудовым договором до введения новой системы оплаты труда, при условии сохранения объема должностных обязанностей работников (персонала) и выполнения ими работ той же квалификации.

Комментарий: пункт приказа сформулирован как рекомендация. Чтобы данное положение приобрело предписывающий (директивный) характер, его нужно изложить следующим образом:

3. Комиссии исходить из положения, что заработная плата работников (персонала)…

Комментарий: в приказах не должно быть неконкретных положений, положений общего характера, не влекущих определенных действий, например:

1.5. Усилить контроль за условиями труда медицинских работников.

Чтобы данное положение приобрело конкретный характер, чтобы поручение могло быть поставлено на контроль, данный пункт должен быть сформулирован иначе, например:

1.5. Руководителям лечебно-профилактических учреждений в срок до (дата) привести условия труда медицинских работников в соответствие с нормативными документами по труду и охране труда.

Комментарий: поскольку приказы, содержащие конкретные поручения, ставятся на контроль, причем каждое поручение контролируется отдельно, составителям приказов не следует забывать об указании срока исполнения поручения, как, например, в приказе:

1. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.

Комментарий: отсутствие срока исполнения данного поручения не даст возможности проконтролировать выполнение приказа. Срок исполнения можно указывать по-разному: в срок до 15.05.2009, в месячный срок, в 10-дневный срок, в недельный срок и др. Срок исполнения приказа будет отсчитываться от даты подписания приказа руководителем. Для удобства работы с приказом срок исполнения поручения лучше указывать конкретной датой и оформлять отдельной строкой под поручением, например:

3. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.

Срок исполнения – 01.02.2009.

Комментарий: если приказ содержит поручения, последним пунктом приказа должен быть пункт о контроле. В данном случае речь идет о контроле за исполнением приказа по существу и в целом. Контроль за исполнением приказа всегда возлагается на должностных лиц, составляющих руководство организации (заместители руководителя, главные специалисты). Контроль за исполнением приказа нельзя возлагать на тех лиц, которым даются поручения.

m.sekretariat.ru

Оформляем приказ по новым правилам

С 1 июня 2017 г. введен в действие СТБ 6.38-2016 , а с 7 сентября - скорректирована Инструкция по делопроизводству. В данных документах определен общий порядок оформления документов, обязательный для всех организаций.

Рассмотрим, какие нововведения нужно учесть субъектам хозяйствования при подготовке приказа, распоряжения (далее - приказ).

Общие правила оформления приказа

Требования к оформлению документации изменены для упрощения ее набора на компьютере. Они коснулись расположения отдельных реквизитов документов: введены новые требования, а также уточнены имеющиеся.

Кроме того, уточнено оформление отдельных реквизитов. Например, установлен запрет на перенос слов в тексте. Он не распространяется на оформление таблиц.

Итак, нанимателям при оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам оформления документов:

1) соблюдать поля:

Правое - не менее 8 мм;

Верхнее и нижнее - не менее 20 мм;

2) печатать текст шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) ;

3) использовать размер шрифта не менее 13 пт;

4) не допускать текстовые выделения в виде подчеркивания;

5) не печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами;

6) реквизиты отделять друг от друга полуторным межстрочным интервалом. К реквизитам приказа относятся: «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подпись», «Виза»;

На заметку
Допускается отделять друг от друга реквизиты документа пробельной строкой (Enter) . Пробельная строка равна размеру используемого шрифта. То есть при наборе текста шрифтом, равным 13 пт, пробельная строка будет равна 13 пт .

7) без переноса слов оформлять текст приказа и многострочные реквизиты. К многострочным реквизитам относятся реквизиты, которые не помещаются по длине на одну строку. При этом максимальная длина данных реквизитов - 73 мм.

Пример
Общество с ограниченной
ответственностью «Весна»

8) в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставить;

9) распорядительную часть приказа начинать словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.

В текстах сложных по структуре приказов по личному составу следует использовать слово «ПРИКАЗЫВАЮ» ;

10) прописными буквами печатать:

Реквизит «Название вида документа»;

В грифе согласования - слово «СОГЛАСОВАНО»;

11) без абзацного отступа печать реквизиты:

- «Название вида документа»;

- «Заголовок к тексту»;

- «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

12) расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатать на расстоянии 120 мм.

Оформление реквизитов приказа

Приказ содержит определенные реквизиты, которые надо располагать в следующем порядке:

1. Реквизит «Наименование организации» - указывается полное наименование организации согласно ее уставу.

2. Реквизит «Название вида документа». Каждый документ имеет свое назначение, на основании которого определяется его вид.

3. Реквизит «Дата документа». Датой приказа является дата его подписания. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. В конце буква «г» не ставится. Например, «10.10.2017».

4. Реквизит «Регистрационный индекс». Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой:

«к» - для документов 75-летнего срока хранения;

«л» - для документов 3-летнего срока хранения.

5. Реквизит «Место составления или издания». Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

6. Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. При этом он должен отвечать на вопрос «О чем?»

7. Реквизит «Текст». Текст приказа излагается от первого лица единственного числа. Слово «ПРИНЯТЬ» и фамилия работника в приказах по личному составу печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов. Пункт «Приказ довести до сведения…» не включается.

Отметим, что в реквизит «Текст» включается основание издания приказа. Для него установлены отдельные требования. Так, само слово «Основание» печатается без абзацного отступа и остается открытым, то есть под ним ничего не располагается (не печатается) . Текст основания печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт.

8. Реквизит «Подпись». Данный реквизит состоит:

– из наименования должности лица, подписавшего документ. При этом указывается фактическая должность лица, например директор. Допускается также использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Однако перед наименованием должности не допускается ставить предлог «За» или косую черту. Кроме того, в наименовании должности, как правило, указывается видовое наименование организации (институт, предприятие, комитет и т.д.), например директор общества;

Расшифровки подписи (инициалы, фамилия). При этом инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

9. Реквизит «Виза». Данным реквизитом оформляется внутреннее согласование проекта документа. Он включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

10. Отметка об ознакомлении. Она может быть оформлена:

На лицевой стороне последнего листа документа;

Оборотной стороне документа;

Отдельном листе ознакомления.

Пример оформления приказа о приеме на работу с указанием его реквизитов и требований к ним.

В скольких экземплярах составляется кадровый приказ? Должен ли работник расписываться об ознакомлении на всех экземплярах или достаточно на том, что остается в отделе кадров?

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) подлинник документа — это первый или единственный его экземпляр. Таким образом, документы, оформляющие организационно-распорядительную деятельность руководителя компании (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу) по правилам делопроизводства должны создаваться в одном экземпляре. Это не договор (иной документ), который подписывается по числу сторон. Следовательно, все остальные экземпляры — это копии документа. Согласно тому же ГОСТу копия документа — это его экземпляр полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Из этого определения можно сделать вывод, что в копии документа подписи работника может и не быть. Т.е. достаточно того, что работники расписываются в подлиннике документа. Это подтверждается и положениями Трудового кодекса РФ, в которых сказано, что работник должен быть ознакомлен с тем или иным приказом, а не приказами.

На практике же многие организации делают приказы как минимум в двух экземплярах (один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию) и просят, чтобы работники расписались и там, и тут. Объясняется это тем, что налоговые органы, аудиторы делают замечания, если в приказе, предназначенном для передачи в бухгалтерию, нет подписи работников. Если организация столкнулась с такой ситуацией, наверное лучше сделать так, чтобы подпись работника стояла во всех экземплярах приказа. Такой порядок оформления документов можно прописать в локальном нормативном акте организации, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству. Хоть это и не соответствует правилам делопроизводства, зато избавит от претензий проверяющих органов.

m.pro-personal.ru

Приказы по основной деятельности

ГЛАВА I. СОСТАВ СИСТЕМЫ И СТРУКТУРА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ. 5

1.1 Приказ как распорядительный документ: понятие, виды,

1.2. Нормативно- методическая база оформления распорядительной документации. 7

Состав и требования к оформлению реквизитов распорядительных документов. 9

ГЛАВА II. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ 15

2.1. Характеристика этапов подготовки приказа по основной деятельности. 15

2.2. Правила оформления приказа по основной деятельности. 17

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и) оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т. д.

«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами». 1 От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен, документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер.

Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе которого принимается решение.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные

подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах -секретари-референты (секретари).

Принятые руководителем, его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, соответствие действующему законодательству, правильность оформления, качество содержания, возможность оперативного поиска.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Документ; документационная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 2

Тема данной курсовой работы: «Приказ по основной деятельности: этапы подготовки, правила оформления». Этот вид документа является самым распространенным видом распорядительного документа применяемого в практике управления.

Целью курсовой работы является отслеживание и раскрытие таких вопросов как

Вследствие чего и каких причин возникают организационно-распорядительные документы.

Цели издания приказов по основной деятельности.

Какие требования предъявляются к составлению и оформлению документов.

При написании курсовой работы были использованы такие источники как ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000. №68. было прочитано и просмотрено много литературы по делопроизводству.

ГЛАВА I. СОСТАВ СИСТЕМЫ И СТРУКТУРА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ.

Приказ как распорядительный документ: понятие, виды, назначение.

Одной из основных управленческих функций является функция регулирования деятельности. Регулирование обеспечивает бесперебойность и непрерывность процесса управления, согласованность в работе всех органов и звеньев управления. Как правило, «регулирующие» решения подлежат либо немедленному выполнению, либо выполнению в строго установленное время.

Решения, принимаемые в ходе регулирования деятельности, фиксируются в распорядительных документах. В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу — руководителю (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику управления и т. д.), — это приказ.

Приказ — правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководством организации в целях решения текущих и перспективных задач, стоящих перед организацией, и обладающий юридической силой.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

Оформлению приказами подлежат:

Решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также с проведением важных организационных мероприятий; Утверждение и введение положений, уставов, правил, инструкций и т. п. и при необходимости решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;

Вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;

Итоги работы предприятия, объявления результатов проверок и ревизий;

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости. Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производится только приказами.

Юридическим основанием для создания приказов являются

Законы Российской Федерации;

Указы, распоряжения Президента Российской Федерации;

Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;

Необходимость правового регулирования и решения основных задач, стоящих перед предприятием.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

по основной деятельности;

по личному составу

К приказам по основной деятельности относятся приказы:

по организации работы предприятия;

другим производственным вопросам, например:

о распределении служебных помещений;

о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;

о нарушении правил транспортировки грузов;

о создании рабочей группы по проекту;

о премировании сотрудников коммерческого отдела;

о мерах по улучшению пожарной безопасности.

1.2 . Нормативно- методическая база оформления распорядительной документации.

В целом нормативную и законодательную базу подготовки управленческих документов, в том числе приказов, составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов, регламентирующих вопросы подготовки, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. Но, создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т. д. Организация делопроизводства условно делится на две части:

— организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документирование);

— организация работы с документами: получение — передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Приведем краткую характеристику важнейших законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформления распорядительных документов, так и целиком посвященных этим вопросам.

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановления Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержат отдельные частные нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы и т.д.

Государственная система документационного обеспечения управления. (ГСДОУ).1991г. – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Основными целями ГСДОУ являются:

сокращение количества документов.

повышение качества документов;

нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности.

совершенствование работы аппарата управления.

т иповая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68 . Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только в министерствах и ведомствах, она также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.

ГОСТ Р. 6.30-2003. является важнейшим нормативным документом, оговаривающим требования к оформлению деловых документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, которой закрепляются решения по вопросам управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий и организаций независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

ГОСТ Р. 6.30-2003. устанавливает: состав реквизитов организационно-распорядительной документации; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов в целом, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003. носят универсальный характер. Знание их позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, сэкономить время на их составление и обработку.

1.3. Состав и требования к оформлению реквизитов распорядительных документов.

Распорядительные документы являются наиболее распространенным видом документации. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность заключается в разработке и последующей реализации управленческих решений документируемых в распорядительных документах – приказах, постановлениях, указаниях, распоряжениях, решениях.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.

Состав реквизитов организационно распорядительной документации установлен ГОСТ Р 6.30-2003. для подготовки приказов используются не все предусмотренные стандартом реквизиты поскольку ГОСТ Р 6.30-2003. распространяется и на другие виды документов (протоколы, письма, акты и др.)

Приведем полный перечень реквизитов оговоренных стандартом.

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код

причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

14 — место составления или издания документа;

16 — гриф утверждения документа;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

23 — гриф согласования;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск, печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Все реквизиты распорядительных документов можно разделить на постоянные и переменные.

Постоянные – в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов данного именования.

Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник. дубликат, копия). 3

ГОСТ Р 6.30-2003. устанавливает в площади формата места расположения для всех реквизитов с учетом последовательности оформления и прочтения документов.

Каждый лист документа оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля, не менее:

Бланки распорядительных документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов стандартных размеров (А-4 и А-5).

Требования к оформлению реквизитов распорядительных документов предоставлены в ГОСТ Р 6.30-2003.

В качестве примера рассмотрим некоторые из них:

01 – Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

02 — Герб субъекта Российской Федерации — помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 — Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) — помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 — Код организации — проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

07 — Код формы документа — проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 — Наименование организации — являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают его сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или после него.

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО

РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

103706, Москва, Биржевая пл., 1

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

17 — Резолюция — Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

18 — Заголовок к тексту — включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), например:

Приказ о создании аттестационной комиссии

Должностная инструкция ведущего эксперта

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.

28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело — включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнителе; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ подпись ответственного исполнителя. дату. например:

от 23.05.2006 № 32

Личная подпись 25.05.2006

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 — Отметка о поступлении документа в организацию – содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). например:

25.05.2006 14 ч. 15 мин.

Состав реквизитов в конкретном документе зависит от его вида и будет гораздо меньше. Обязательными для большинства документов являются: наименование организации- автора документа, наименование вида документа (кроме письма), дата документа, его регистрационный номер, текст, подпись.

Документ становиться недействительным, то есть утрачивает свою юридическую силу при отсутствии даже одного из таких реквизитов.

ГЛАВА II. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ

2.1. Характеристика этапов подготовки приказа по основной деятельности .

Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения включает в себя следующие этапы:

Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания;

Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме;

Подготовка проекта распорядительного документа;

Согласование текста документа с заинтересованными подразделениями и должностными лицами;

Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами;

Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Необходимость издания приказа возникает в связи с текущей деятельностью организации, в связи с выходом в свет новых законодательных актов, постановлений Правительства, нормативных документов, решений органов власти или вышестоящих организаций.

Собираемая информация для выработки и принятия качественного решения должна быть полной и объективной с тем, чтобы обеспечить реальное решение возникшей проблемы или устранения противоречия, затрудняющего эффективную работу организации.

Проект приказа подготавливается на стандартном листе бумаги по правилам, предусмотренным для окончательного оформления документа с грифом «Проект». Проект документа готовится ведущими специалистами структурных подразделений по поручению руководства организации.

Согласование текста распорядительного документа может производиться со сторонними организациями (внешнее согласование) и визирование его заинтересованными должностными лицами, -руководителями подразделений, отдельными специалистами, юрисконсультом организации (внутреннее согласование).

Оформление проекта документа по результатам согласования осуществляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. . На этапе подписания документа руководителем организации принимается решение о подписании документа, что превращает проект документа в правовой акт.

На этапе доведения приказа до подчиненных организаций, структурных подразделений, исполнителей проводится тиражирование документа, подготавливаются при необходимости выписки из него, осуществляется рассылка или передача под расписку исполнителям.

Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются специалистами подразделений по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. Наименование подразделения, подготовившего проект приказа, с визой его руководителя располагается после реквизита «подпись» перед визами.

Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения:

Были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, компетенции подразделения предприятия;

Обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием;

Исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

Подготовка проекта приказа в зависимости от важности управленческого действия предусматривает изучение законодательных актов, правительственных документов, ведомственных нормативных актов, распорядительных документов, ранее издававшихся по этому вопросу, а также различных справочно-информационных документов предприятия: отчетов, справок, докладных записок, служебной переписки.

К составлению текста приказа следует приступать только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задач издания приказа. Текст вначале пишется вчерне, на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечиванию предусматриваемых приказом мероприятий материально- техническими и финансовыми средствами решаются на уровне руководства организации.

2.2. Правила оформления приказа по основной деятельности.

Приказ по основной деятельности оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов. Для приказа, как и для любого другого вида документов, характерен свой набор реквизитов.

Для приказа по основной деятельности характерны такие реквизиты как:

Наименование организации — автора документа- является обязательным реквизитом и поэтому должен обязательно указываться на всех документах- внутренних, исходящих, составляемых на бланках документов или чистом листе бумаге. Наименование организации должно соответствовать наименованию, приведенному в учредительных документах, и всегда приводится в именительном падеже . Оно включает в себя наименование вышестоящей организации (оно может быть сокращенным) и полное наименование организации- автора документа ниже приводится сокращенное наименование, которое указывается в скобках. 4

Наименование вида документа – ПРИКАЗ проставляется после наименования организации – автора документа.

Дата приказа – это дата его подписания, она как правило оформляется цифровым способом. элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строчку в последовательности день месяца, месяц, год. например: 08.03.2007 .

Регистрационный номер – помешается справа от даты и представляет собой порядковый номер, который присваивается ему после подписания.

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Заголовок начинается с предлога «О», «Об»:

Заголовок располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер» печатается через один интервал, в кавычки не ставится, точка в конце заголовка не ставиться.

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально -деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

Содержащиеся в проекте приказ поручения должны быть указаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать их корректировку. Упоминание в тексте наименование органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их описанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей констатирующей (вводной) и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо вопроса. Она призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки:

Распространенными вариантами констатирующей части приказа по организации могут быть следующие:

1. Когда основанием для создания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления. Например:

«В целях выполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 04 апреля 2006 г. № 304 «О внесении изменений и дополнений в Положение о лицензировании деятельности по заготовке, переработке и реализации лома цветных металлов», ПРИКАЗЫВАЮ: . »

2. Когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводится дата, номер и заголовок соответствующего документа. Например:

«Во исполнение приказа Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 г. № 34н о признании утратившим силу приказа Министерства финансов Российской Федерации от 26.12.1994 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» ПРИКАЗЫВАЮ. »

3. Когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации. Например:

«В порядке финансовой поддержки животноводства, руководствуясь Областным законом «Об областном бюджете на 2001 год» ПРИКАЗЫВАЮ: . »

Возможен вариант издания приказа без констатирующей части. Делается это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого объяснения, являются очевидными.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть , которая излагается в повелительной форме. Она содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которой вменяется контроль за исполнением приказа.

Пример оформления приказа- ПРИЛОЖЕНИЕ №1 это пример оформления приказа на стандартном бланке, предусмотренном ГОСТ Р 6.30-2003. .

Так же приведем пример приказа с угловым расположением постоянных реквизитов, оформление флаговым методом. Документ оформлен в упрощенном варианте поскольку предназначен для решения сугубо внутренних задач. ПРИЛОЖЕНИЕ №2.

В формулировках распорядительной части следует избегать неконкретных выражений, таких как «улучшить», «повысить», «активизировать» и т.д.

В распорядительной части приказа следует учесть также следующие:

Каждый пункт (подпункт) приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание (поручение) носит постоянный характер.

Число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, однако при этом один из исполнителей назначается ответственным за исполнение поручения.

Если приказ отменяет или заменяет в какой-либо части изданные ранее документы по рассматриваемому вопросу, то в распорядительной части они перечисляются.

Признать утратившим силу:

Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 2004 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации;

Пункт 3 Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 3 февраля 2004 г. № 8 «О квартальной бухгалтерской отчетности организации».

Если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению, дополнению, то в проекте нового приказа предусматривается откорректированная формулировка соответствующего пункта.

«Пункт 3 приказа от 06.04.2006 г. № 74 дополнить изложить в следующей редакции. »;

«В пункте 8 Положения о бухгалтерии слова: «Министерство труда Российской Федерации» заменить словами: «Министерство труда и социального развития Российской Федерации».

В приказе по основной деятельности не следует приводить указания, касающиеся кадровых вопросов (трудовых отношений).

Согласование документа — это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителями, заинтересованными в документе должностными лицами, заместителем руководителя, курирующим данный вопрос. Виза включает должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Проставляется виза в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа. Например:

Заместитель директора по УВР

При наличии замечаний и дополнений к проекту документа они излагаются на отдельном листе, виза оформляется следующим образом:

Зам. директора по АХР

(подпись) И.С. Сосницкая

Замечания излагаются на отдельном листе, подписывают прилагаются к приказу.

Передача руководству приказа на подпись без необходимых виз не допускается.

Подпись — обязательный реквизит приказа, как и любого другого документа.

Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях и должностных инструкциях.

В состав реквизита «подпись» входят:

— наименование должности подписавшего приказ;

— расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Например:

Директор подпись Н.Н. Луговой

Не допускается подписывать приказ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте приказа отсутствует, то он перепечатывается.

В случае обнаружения в подписанном документе неточностей или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение изменений и дополнений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

К проекту приказа исполнитель составляет список на рассылку, который должен включать те подразделения и организации, которых он касается.

Подписанные приказы по основной деятельности передаются в общий отдел (канцелярию) для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

Приказ по основной деятельности и другие распорядительные документы (распоряжения, постановления, указания, решения) являются важным средством управления подчиненными. Умение грамотно, правильно, в соответствии с действующими нормами и правилами документировать свои решения в форме распорядительного документа составляет одну из черт профессионализма руководителя любого ранга, секретаря-референта, специалиста.

Нетрудно увидеть, что подготовка приказа по основной деятельности заключается, прежде всего, в умении правильно оформить его реквизиты. Отсюда то большое внимание, которое в данной курсовой работе уделено их оформлению в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Изложение требований к оформлению реквизитов и бланков документов сопровождается приложениями в конце работы.

Во время написания данной курсовой работы были просмотрены и прочитаны книги по делопроизводству, таких авторов как Т. В. Кузнецова, М.В.Стенюков, и многих других замечательных специалистов с помощью и на основании которых и была написана работа. Еще хотелось бы отметить справочно-правовую систему «Консультант Плюс». Без их доходчивого и простого объяснения по такому вопросу как составление и оформление приказа по основной деятельности, наверное, мне, как человеку, которому в своей жизни еще ни разу не приходилось сталкиваться с такого рода документацией, а тем более с ее анализом и составлением, просто было бы не разобраться.

Все распорядительные документы (приказ по основной деятельности) должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998, — 8 с.

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинописном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники: Основные положения. — М.: Госкомстат, 1985. — 6 с.

ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированные системы документации. Унифицирован-ная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Справочно-правовая система «Консультант Плюс»

Ю.Аксенов Ю. М., Кирсанова М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 4-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. — 296 с.

Кузнецова Т. В. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. — М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 2006. — 384 с.

Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. — М.: «Издательство ПРИОР», 2003. – (изд. 8-е)144 с.

Федосова В.Т. Делопроизводство в образовательном учреждении: Практическое пособие – 5- е изд. – Ростов н/Д: Из-во «Учитель», 2004.- 114с.

ПРИМЕР ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 . и обеспечения их сохранности

1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате АО.

2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.04.2003 г.

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам АО с 01.04.2003 г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4. Секретарю-референту О. Д. Сотниковой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения предприятия до 01.02.2000 г.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия И. И. Клименко.

Директор предприятия Зиненко Л.А. Зиненко

Морозова М. П. Морозова

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА В УГЛОВОМ ВАРИАНТЕ РАСПОЛОЖЕНИЯ ПОСТОЯННЫХ РЕКВИЗИТОВ

ВЕСЕЛОВСКИЙ КОНСЕРВНЫЙ ЗАВОД

Об обеспечении противопожарной безопасности

и усилении охраны в период праздничных дней

В целях обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных дней 1, 2 и 9 мая

1. Провести тщательную уборку территории завода и перевезти в более безопасное место воспламеняющиеся предметы и материалы (отв. Ю. В. Косенков).

2. Провести проверку состояния электропроводки электрооборудования и не позднее, чем за 2 часа до окончания работы 30 апреля выключить все рубильники (отв. В. Е. Петров).

3. Предоставить до 25.04.2000 список лиц, пребывание которых обязательно на заводе в праздничные дни (отв. В. А. Ефремов).

4. Контроль за исполнением приказа возлагается на зам. начальника административно-хозяйственного отдела завода С. В. Кузнецова.

Директор завода Желнов Н. П. Желнов

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения.-М..1998.

2 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения.-М..1998.

3 ГОСТ 6.10.4.-84. унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

4 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Среди внутренней документации компании приказы по основной деятельности составляют основную часть. О том, как правильно их оформить, и что они собой представляют, – прямо сейчас.

Из названия следует, что данные приказы связаны с основной, т.е. текущей деятельностью компании. Определяют их как все те документы, которые остаются после отсеивания таких видов, как:

1. Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:

• прием и увольнение с работы;
• премирование;
• взыскания;
• дисциплинарные наказания;
• отправка в текущий и внеплановый отпуск;
• командировки и т.п.

1. Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е. все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.

Таким образом, приказы, касающиеся основной деятельности фирмы (ПОД), содержат самую разнообразную группу документов, которая в свою очередь разделяется на 8 подгрупп:

1. Структурные – они касаются регулировки внутренней иерархии в компании, ее структуре как единой системы. В основном такие документы регулируют образование и прекращение работы филиалов, обособленных подразделений, создания и ликвидации новых отделов или отдельных групп в пределах уже существующих отделов. Также к этой группе относятся приказы в связи с поглощением компанией более мелких фирм или в связи со слиянием с более крупными компаниями. Таким образом, если юридическое лицо имеет небольшое количество штатных работников и не имеет своих филиалов, то его структурные виды деятельности практически отсутствуют .
2. Нормативные – по сути, это все внутренние документы, которые имеют регламентирующий характер: внутреннее законодательство фирмы . Именно здесь прописывается режим работы, распорядок дня, основания для премирования, принципы оплаты труда, инструкции для каждого конкретного сотрудника и т.п. В этой связи не стоит путать их с ПЛС: например, само положение о премировании – это ПОД, а приказ о премировании конкретного работника – это ПЛС.
3. Организационные близки к нормативным, но они содержат не сами нормы работы компании, а описывают конкретные задачи , которые стоят перед отдельными сотрудниками, отделами или всем штатом в данный момент. Например, руководство заявляет о переходе на сменный график работы целого отдела, вводит новое штатное расписание или объявляет о создании комиссии, которая будет расследовать несчастный случай и т.п.
4. Надзорные регламентируют очередные плановые или внеплановые проверки , имеющие целью контроль работы отдела или всей фирмы, а также проведение переаттестации, сдачу годовой бухгалтерской отчетности, организацию инвентаризации и т.п.
5. Отчетные – очень важная подгруппа ПОД: именно эти документы интересуют проверяющие органы прежде всего. В эту категорию входят все виды отчетности – не только финансово-экономического характера (бухгалтерские), но аналитические сводки, отчеты по выполнению планов отделами с приложениями, поясняющими план на аналогичный период в будущем, а также статистические отчеты (на крупных предприятиях).
6. Финансовые приказы – это не бухгалтерские документы, а те приказы, которые намечают финансовую стратегию, планы продаж на будущий обозримый период, анализ финансовых рисков развития в той нише, где находится компания и т.п. Т.е. сюда относятся все документы, которые описывают финансовые планы руководства на конкретный период .
7. Обеспечительные приказы – все документы, которые касаются вопросов материального снабжения деятельности компании: от закупок расходных материалов до приобретения необходимого сырья, офисной техники и т.п.
8. Информационные – самая разнообразная подгруппа, которая по сути включает в себя все документы, не вошедшие в предыдущие 7 групп . Обычно это нормативные приказы, регулирующие регистрацию документооборота, помещение дела в архив, особенности оформления внутренних бумаг и т.п.

Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность фирмы, – это группа документов, которые условно объединены в одну категорию. Выделение связано по методу «от противного» – все, что не вошло в ПЛС и ПАД, причисляют к ПОД. Самые распространенные документы в этой категории, которые встречаются в любой компании, следующие:

• об учреждении штатного расписания, его корректировке или полном изменении;
• о введении порядка работы каждого сотрудника: режим, рабочие часы, количество смен, время для регламентированного перерыва и т.п.;
• о введении в действие любого локального акта в компании, например, правила безопасности труда на том или ином объекте, положение о премировании и т.п.;
• об инвентаризации всех имущественных объектов компании с установлением порядка проведения инвентаризации, полного перечня номенклатуры с номерами и т.п.;
• о введении в действие графика текущих отпусков каждого сотрудника;
• о порядке работы комиссии, организованной для расследования обстоятельств несчастного случая.

Приказы по основным видам деятельности хранятся в организации бессрочно, в то время как по личному составу, а также административно-хозяйственные – в течение 5 лет. Поэтому в содержании одного документа лучше не смешивать разные вопросы – тогда придется хранить слишком много фактически ненужных бумаг.

Как правильно оформить документ: пошаговая инструкция

Пример такого документа представлен на рисунке.

Структура приказа вне зависимости от вида основной деятельности компании, которую он регулирует, одинакова:

1. Полное название организации – здесь нужно указать не только аббревиатуру, но и оригинальное название. Все реквизиты, контакты и прочие сведения о фирме прописывать не следует, поскольку приказ предназначен только для внутреннего использования в компании.
2. Наименование, т.е. собственно «Приказ». Лучше сделать все буквы прописными и разместить в середине – как и в большинстве аналогичных документов.
3. Реквизиты документа, т.е. дата издания/вступления в силу (иногда это разные дни), номер (согласно единым правилам внутренней нумерации), место издания (это актуально для крупных компаний, у которых есть местные структурные подразделения и филиалы). Рядом с номером документа можно поставить обозначение ОД, которое причисляет приказ к регулирующим основную деятельность. Делать это необязательно, хотя в целях удобства рекомендуется всегда применять соответствующую маркировку каждой бумаги.
4. Собственно тема приказа, которая одновременно служит главным заголовком, предваряющим весь текст.
5. Основание для введения поправки или новой нормы: «В связи с оптимизацией», «Во исполнение приказа» (т.е. ссылка на решение вышестоящего органа управления компании или конкретного должностного лица), «В целях приведения системы или отдельных элементов в соответствие с ГОСТ (или другого нормативного документа)», «В связи с производственной необходимостью» и т.п.
6. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
7. Собственно описание приказа и приведение ответственных лиц (ФИО и должности) за его исполнение. Бывают и случаи, когда конкретных ответственных нет, поскольку изменение достаточно масштабное и касается всего коллектива в целом. Тогда прописывается, что сам директор оставляет контроль исполнения за собой.
8. ФИО, подпись уполномоченного лица. Здесь следует обратиться внимание, что печать организации на приказе не ставится – это внутренний документ, поэтому одной подписи считается достаточным, что он действительно вышел официально от имени компании. Т.е. приказ по основному виду деятельности действует только на основании подписи директора.

Таким образом, по сути такой приказ состоит из всех разделов, типичных для этого вида документов:

1. Реквизиты, наименование фирмы (вводная часть).
2. Констатирующая (описательная) часть, к которой приводится заглавие (т.е. какую сторону отношений регулирует приказ) и основание для введения нововведения: «В целях совершенствования…».
3. Собственно распорядительная часть, которая следует после слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Именно здесь описываются нововведения, срок их исполнения и должностные лица, которые несут ответственность за реализацию идеи.
4. Приложения – при необходимости вынести крупную информацию – номенклатуру, пофамильные списки, другие большие блоки за пределы текста приказа. Все приложения нумеруются (если их будет несколько) и являются неотъемлемой частью приказа.

Любой ПОД вне зависимости от назначения имеет оборотную сторону; на ней приводятся должности и ФИО сотрудников:

1. С которыми согласована редакция документа.
2. Которые должны быть ознакомлены с ним под подпись.
3. Который составил сам приказ. В крупных компаниях генеральный директор даже физически не может ознакомиться и тем более разработать весь поток документов, в которых нуждается фирма. Поэтому он делегирует часть своих полномочий доверенному лицу – другому сотруднику. Чаще всего это заместитель.

Для ПОД существует специальный журнал, в котором регистрируются только эти приказы. Он имеет одноименное название – журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Как правило, это 64-страничная брошюра формата А4 в картонной обложке, стилизованной под архивные документы (золотистого цвета). Левый край немного больше, как и в случае со всеми другими документами – поле используется для создания отверстий для подшивания в архив.

Записи в этот документ заносятся по стандартной форме, как показано на образце.

Номера всегда ставятся по порядку. Особое внимание следует обратить на поля «дата» и «название документа» – ошибки здесь недопустимы и с точки зрения удобства нахождения, и в плане проверок представителями разных органов. Также следует учесть, что названия приказов следует делать по возможности краткими , чтобы потом можно было легко отыскать их среди множества подобных бумаг.

Регистрировать документ нужно сразу после его подписания, потому что именно этот факт подтверждает юридическую силу приказа. Если же бумага вышла, но не зарегистрирована, формально она не существует, как можно понять из ГОСТ Р 51141-98 (там описывается, что именно регистрация фиксирует факт создания приказа).

Журнал регистрации ведется в течение календарного года. При этом на каждый год в обязательном порядке заводится новый журнал вне зависимости от состояния наполнения книги. Если в одном экземпляре места уже не осталось (что бывает только в случае с крупными организациями), заводится продолжение журнала, на котором указывается «Часть 2».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ПОД и ПЛС всегда регистрируются как отдельные документы – т.е. в содержании оного приказа не может быть элементов другого. Вместе с тем ПОД и ПАД могут быть объединены в один документ на усмотрение должностных лиц фирмы.

Как хранятся ПОД

Несмотря на то, что организация обязана хранить все ПОД, вне зависимости от срока давности, допускается отправить на длительное хранение те документы, к которым нет необходимости обращаться в текущей деятельности.

Порядок в данном случае достаточно прост:

1. В конце каждого календарного года уполномоченные сотрудники оценивают, нужно ли будет обращаться к приказу или фактически он утратил актуальность.
2. Все документы, утратившие силу, отправляются в специальное хранилище или передаются в архив.
3. Об этом факте составляется информационный приказ по основному виду деятельности, который как обычно регистрируется в журнале.

Примеры распространенных видов приказов 2019 г.

1. О вступлении в должность директора (генерального директора, начальника филиала и т.п.).
2. Об утверждении штатного расписания (введении нового, поправок к старому, учреждении в 1 раз).
3. О передаче функций (на примере сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство).
4. Об учреждении, поправках или введении новой редакции документа «Правила внутреннего трудового распорядка».
5. О графике работы компании в отдельные периоды (например, во время майских праздников).
6. О регламенте действий всех сотрудников в случае обнаружения пожара.
7. О запрещении курения.
8. О назначении ответственного (на примере лица, отвечающего за пожарную безопасность).
9. О передаче права подписи (на примере права подписи во всех кадровых документах).
10. О досрочном прекращении исполнения обязанностей руководителем.

Новая страница 1

Бланки и реквизиты

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:

наименование организации;

название вида документа (ПРИКАЗ);

дата издания;

регистрационный номер;

место издания;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

визы.

Оформление основной части приказа

Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

· Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое может печататься прописными буквами без разрядки с новой строки с абзацем или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п р и к а з ы в а ю), как это установлено в федеральных органах исполнительной власти . Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты распорядительной части приказа могут носить организационный характер, в этом случае формулируется только управленческое действие и, реже, называются его исполнители.

Если в распорядительной части приказа содержатся конкретные задания, необходимо указывать:

· наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);

· поручение;

· срок выполнения поручения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

Исполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.

Последний пункт приказа – пункт о контроле , в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.

Оформление приложений к приказу

При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу.В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и др. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

…(приложение) – если приложение одно;

... (приложение 1) ... (приложение 2) – если приложений несколько.

На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: ... (приложение) , а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.

Визирование и подпись

До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

ЕслиПодписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».

Как правильно оформить приказ? Этот документ относится к числу правовых актов. Издается он руководителем предприятия, который уполномочен действовать единоначально. Вопросы, согласно которым приказ бывает издан, касаются важнейших моментов жизнедеятельности организации. Речь идет о ее создании, ликвидации или реорганизации (как самого предприятия, так и любого из структурных подразделений). И информация о том, как оформлять приказы в организации грамотно не только с точки зрения делопроизводства, но и с юридической, крайне важна. Ведь нарушение правил чревато судебными разбирательствами и прочими издержками.

Для чего он нужен

Для любых официальных распоряжений руководства требуется оформить приказ по основной деятельности. Таковыми же сопровождается утверждение самых разных инструкций и положений, внутренних правил и т. д. Разумеется, не обойтись без них и при решении кадровых вопросов, то есть тех, что относятся к приему, увольнению либо перемещению персонала.

С помощью приказов руководством ставятся главные задачи и обозначаются способы решения важнейших вопросов. Исполнение приказа является обязательным для всех подчиненных. Данный документ может содержать лишь положения, не противоречащие законодательству.

Приказы по личному составу касаются вопросов служебных перемещений, приема и увольнения сотрудников. Для каждого случая имеется унифицированная форма, утвержденная в постановлении Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. В нашей статье вы найдете примеры того, как оформить приказы (образцы).

Особенности составления

Любой из оформленных приказов должен быть подписан руководителем, а работнику предоставляют его для ознакомления под роспись. Те из них, что касаются приема, увольнения и перевода, бывают изданы, как правило, в единственном экземпляре. В случаях, когда, согласно внутренним нормативным документам предприятия, в бухгалтерию передают лишь подлинники, возможно издание приказа в двух экземплярах.

Оригинал (первый экземпляр) должен быть подшит в папку с приказами по личному составу. Копия (второй экземпляр) - в личное дело. Третий (оригинал либо копия) предназначен к передаче в бухгалтерию. Работнику на руки также может быть выдана заверенная копия. Делается это обычно лишь по требованию.

Отказ в выдаче заверенной должным образом копии сотруднику является незаконным. 14-я глава ТК РФ предписывает ведение учета выдаваемых копий, информация о которых приводится на подлинном экземпляре (место для этого - левый нижний угол либо оборот последнего из листов).

Как оформить приказ о приеме на работу

Приказ о приеме относится к первичным учетным документам. Он одновременно фиксирует факт приема сотрудника на работу и служит основанием для начисления ему зарплаты. В положениях указанного выше постановления Госкомстата приводятся формы №№ Т-1 и Т-1а в качестве унифицированных именно для этого случая.

Как оформить приказ о приеме? Форму Т-1 заполняют тогда, когда речь идет о приёме одного человека. В случае трудоустройства группы работников используют форму номер Т-1а. Основанием составления приказа для каждого из принимаемых лиц является заключённый с договор. Содержание приказа не должно противоречить тому, что прописано в договоре.

Обязательными элементами его оформления служат личные данные работника в виде фамилии, имени, отчества. Кроме того, обязательно указание табельного номера, использовать который повторно можно лишь спустя три года после даты увольнения.

Что должно быть в приказе

Структурное подразделение указывается согласно наименованию, имеющемуся в штатном расписании. Разумеется, непременно обозначается должность (профессия, специальность). В случае назначения испытательного срока это должно быть обязательно отражено документально.

Помимо того, в приказе обязательно нужно указать оклад (тарифную ставку), условия, на которых сотрудник принимается, характер будущей работы. Она может быть постоянной, временной (например, в случае замещения отсутствующего сотрудника). Если речь идёт о приеме в порядке перевода с другого места либо с целью выполнения конкретного объема, информация об этом также обязательно должна быть внесена.

Дату выхода на работу проставляют в приказе в обязательном порядке. Если трудовой договор бывает заключён на неопределённый срок, в соответствующих реквизитах (даты или период работы) окончание его не указывается, либо формулируется как "не определён".

Проект приказа визируется начальником кадровой службы и руководством структурного подразделения. Следует знать, как оформить приказ в случае, когда будущая работа предполагает материальную ответственность, которая может быть бригадной, коллективной. Здесь обязательно визирование его юристом (начальником соответствующего отдела) и бухгалтерией.

Заявление о приеме

В последнее время оно не относится к числу обязательных документов для процедуры трудоустройства. На предприятии может практиковаться приём заявлений от соискателей. В этом случае бывает разработан типовой бланк, существующий в виде приложения к анкете либо самостоятельно.

Также написать заявление можно в произвольной форме, соблюдая определенные правила. Касаются они главным образом наличия необходимого стандартного набора реквизитов, а именно:

1. Фамилии, имени, отчества руководителя организации либо предприятия, на имя которого заявление пишется.

2. Личных данных (фамилии, имени, отчества) самого соискателя с адресом места жительства.

3. Названия собственно документа (заявление).

4. Непосредственно текста, содержащего в себе наименование должности, структурного подразделения и всей организации. Также в тексте должны быть оговорены (при наличии) особые условия трудоустройства. Речь может идти о работе по совместительству, в течение определённого времени, на неполную ставку или рабочий день и т. п.

5. Обязательно проставление даты, подписи и ее расшифровки. После визирования руководителем работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись в течение трех дней с даты утверждения. Затем соответствующая запись должна быть внесена в трудовую книжку. Это сделать следует не позже 5-дневного срока с момента начала фактической трудовой деятельности.

Ниже предлагаем читателю образец, как правильно оформить приказ о приеме.

О переводе работников

Такое явление имеет место всегда - в любой организации. И, соответственно, требуется знать, как оформить приказ на него. Причины переводов - самые разные. В качестве таковых можно упомянуть производственную необходимость, служебный рост, наличие каких-либо медицинских показаний либо семейных обстоятельств. Кроме того, переводы существуют в связи со сменой места жительства сотрудника либо изменения места расположения самого предприятия.

72-я статья ТК РФ оперирует двумя совершенно различными по смыслу терминами - переводом и перемещением. Данные процедуры не совпадают, и путать их не следует. Главным отличием является отсутствие необходимости согласия (что обязательно при переводе).

Часть первая той же статьи классифицирует перевод в пределах одной организации на постоянную, но при этом другую работу, совершаемый по инициативе работодателя, как изменение трудовой функции. Под это же определение (изменение существенных условий договора) подпадает ситуация перевода для постоянной работы в постороннюю организацию либо вместе со своим предприятием, но в другую местность.

Необходимые подробности

Все указанные действия возможны лишь по письменному согласию работающего. Переводы могут быть (в зависимости от срока) постоянными (в том числе в пределах конкретного предприятия). Примером может служить смена цеха, переезд вместе с предприятием в другой город либо новую местность. Сюда же относится перевод из одной организации в другую со сменой работодателя.

Другой же вид перевода - временный. Если классифицировать данное явление по месту действия, то можно говорить о внутреннем переводе (в пределах организации) или на другое место работы со сменой работодателя и заключением нового трудового договора. В этом случае следует знать, как оформить внутренний приказ.

Инициатором перевода может быть как работодатель, так и сам работник. Кроме того, существует понятие и неинициативных переводов, обязательных с юридической точки зрения. В связи с этим и множеством других тонкостей очень важно четко представлять, как оформить приказ. На директора в данном случае ложится немалая ответственность.

Если факт перевода будет оформлен неправильно, данную процедуру можно признать недействительной с наложением штрафа на работодателя и восстановлением сотрудника на прежней должности. Недальновидному начальству придется оплатить ущерб (моральный и материальный) и все судебные издержки.

Часть третья той же 72-й статьи ТК классифицирует как перемещение движение работника в рамках одной и той же организации со сменой рабочего места либо структурного подразделения, находящегося в той же местности. Сюда же относятся случаи поручения ему работы на другом агрегате, механизме с сохранением трудовой функции и условий, прописанных в заключенном при приеме договоре.

О важности грамотного оформления

Как уже было сказано, согласия работника на перемещение не требуется. Сложнее всего с юридической точки зрения правильно оформить перемещение между различными структурными подразделениями, находящимися в одной и той же местности. Связано это с отсутствием в трудовом законодательстве определения структурного подразделения как такового.

Кроме того, не всегда удаётся уточнить, что относится к другой местности. Сложившаяся судебная практика считает подходящими под данное определение отделы, цеха и прочие подразделения организации, расположенные в том же городе отдельно от основного предприятия. Филиал структурным подразделением трудовое законодательство не признаёт. И тут тоже важно знать, как правильно оформить приказ и какой именно термин использовать.

В случае отправки сотрудника для выполнения трудовых обязанностей в филиал из головного предприятия (либо наоборот) данное действие рассматривается как перевод. Другой местностью считается территория за пределами административных границ города (населенного пункта). Практика показывает, что структурные подразделения весьма часто оказываются значительно удаленными друг от друга в пределах одного и того же города. И хотя с формальной точки зрения можно говорить о перемещении, но всё же рекомендуется оформить смену места деятельности в данном случае как перевод.

Как правильно оформить перевод

Все связанные с ним формальности не обязательны к соблюдению в случае заблаговременного указания в заключаемом трудовом договоре условия, согласно которому работа на расположенных в различных местностях объектах не считается переводом. В этом случае направить сотрудника трудиться в другой город можно, соблюдая минимум юридических норм. Данное положение активно применяется для отдельных категорий сотрудников, например, для строителей.

Если инициатива перевода исходит от работодателя, ему следует учесть определенные нюансы перед тем, как оформить приказ. Важнейший из них - формулировка согласия работника на перевод, которая дается им в письменном виде. Смысл фраз "согласен с переводом" и "ознакомлен с фактом перевода" - совершенно разный. Ведь ознакомить сотрудника - ещё не значит получить его согласие.

Правильным будет самостоятельное написание им заявления о переводе либо, как вариант, оформление письменного согласия от собственного лица. В крайнем случае годится резолюция "согласен на перевод" под текстом письменного предложения работодателя.

Приказ о переводе требуется оформлять особенно внимательно. В нём должны присутствовать ссылки на все имеющиеся документы-основания для подобного шага. Особенно важно проконтролировать их наличие перед тем, как оформить приказ о переводе по обстоятельствам юридического характера. Например, в связи с имеющимся медицинским заключением, изменением квалификации либо выявленным Приказ должен обязательно содержать в себе указание на протоколы заседаний аттестационной комиссии, наличие и номера медицинских справок и т. д.

Как правильно оформить приказ об увольнении

В этом случае используются формы №№ Т-8 и Т-8а (соответственно, для одного и нескольких работников, как и в случае с принятием на работу). Подобный приказ обязан содержать Ф.И.О. работника, название структурного подразделения, должность (профессию) и, в обязательном порядке, основания для увольнения.

В строке либо графе, отведенной под последний пункт, запись должна быть приведена в точном соответствии со статьей ТК. Если трудовой договор расторгается по собственной инициативе работника, ссылка приводится на пункт № 3 77-й его статьи. В противном случае основанием служит один из соответствующих пунктов 81-й статьи Кодекса.

В тех случаях, когда увольнение происходит по обстоятельствам, не связанным с волей сторон, ссылаются на один из пунктов 83-ей статьи ТК РФ. Графа либо строка "документ, номер и дата" содержит ссылку на служащий основанием для увольнения документ со всеми его реквизитами. Это может быть как личное заявление, так и ряд других бумаг - от медицинского заключения до повестки в военкомат или служебной записки.

Перед тем как оформить приказ об увольнении, желательно его предварительно проработать совместно с представителем юридическую службы, особенно когда речь идет о "виновной" статье. Одновременно с приказом на расторжение трудового договора составляется для передачи в бухгалтерию записка-расчет по форме Т-61. Согласно ей во внебюджетных организациях подсчитывают причитающуюся сотруднику заработную плату и другие выплаты, полагающиеся при расторжении трудового договора.

Ниже предлагаем образец, как правильно оформить приказ об увольнении.

Как оформить приказ о предоставляемом отпуске

Правом на него пользуются все работники на предприятиях любой формы собственности. Это социальная гарантия государства, что закреплено в соответствующих статьях ТК РФ. И знать, как оформить приказ на отпуск, обязаны в любом без исключения отделе кадров.

Основания для его предоставления - график отпусков либо заявление работающего. Согласно ТК, бывают они трех видов:

1. Раз в году предоставляется основной оплачиваемый ежегодный. Нормативная продолжительность его - 28 дней.

2. Дополнительные отпуска положены различным категориям трудящихся. Речь может идти об опасном производстве и т. п.

3. Отпуск без содержания, при котором заработная плата не сохраняется. Предоставление его происходит исключительно по инициативе работника с учетом личных обстоятельств.

Отправка сотрудника в отпуск возможна лишь при условии оформления соответствующего документа. Как правильно оформить приказ на отпуск? Составляет его кадровая служба, причём происходит это заранее. Ознакомление под роспись работника должно быть проведено не менее чем за 2 недели до даты его начала. На основании приказа вносится соответствующая отметка работнику в личную карточку и рассчитываются отпускные выплаты.

Данный документ, составленный в единичном экземпляре, хранится целых 5 лет. Относится он к числу важнейших внутренних актов и составлен должен быть в строгом соответствии с законодательством. Оформление его производят обычно при помощи специального бланка, хотя с юридической точки зрения это не обязательно. Работодатель имеет право издавать приказ в произвольной форме.

По какой форме он заполняется

К унифицированным формам такого приказа относятся №№ Т-6 и Т-6а. Состоит документ из трех основных частей - заголовочной (с обязательными реквизитами предприятия и первичных данных), содержательной части и оформляющей. В своей шапке данный приказ, подобно прочим, обязан иметь название и код по ОКПО организации, а также ее код по ОКУД.

В раздел "Сведения о работнике" попадают его персональные данные, табельный номер и Ф.И.О. в дательном падеже. Ниже необходимо обозначение структурного подразделения (группы, отдела, департамента, филиала), должности и профессии. Данная информация указывается без сокращений в именительном падеже.

В приказе об отпуске обязательно указание периода, за который он предоставляется. Если речь идет об основном ежегодном отпуске, при использовании унифицированного бланка приказа запись о нём вносится в раздел А. Обязательно должна быть проставлена продолжительность в днях. В случае разделения отпуска на части, согласно закону, одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. Конец и начало отпуска обозначаются согласно утвержденным датам.

Когда приказ издается на дополнительный отпуск, данные проставляются в разделе Б бланка. Необходимо указать, к какому виду он принадлежит - оплачиваемому или нет, льготному, студенческому и т. д. Точно так же необходимо обозначить число календарных дней с конкретными датами начала и окончания отпускного периода.

Раздел В суммирует число дней, приходящихся отдельно на основной и дополнительный отпуска. Как и в любом приказе, проставляется дата и подпись руководителя. Графа с номером приказа бывает заполнена после его регистрации, которая производится в специальном журнале, имеющемся на каждом предприятии. Текст его визируется работником, что служит подтверждением ознакомления с содержанием.

Существуют и другие отпуска, например, по беременности и родам, учебный и т. п. Имеется множество нюансов того, как оформить приказ на отпуск в каждом конкретном случае. Для каждого, как уже было сказано, в бланке предусмотрена отдельная графа.

Документы, сопровождающие приказ об отпуске

Приложением к подобному приказу является составленный заранее график в данном случае основанием. Если же речь идет об отпуске, не предусмотренном данным графиком (например, без сохранения содержания либо ученическом), к приказу обязательно должно быть приложено соответствующее заявление сотрудника.

Кроме того, приказ на отпуск должен сопровождаться так называемой запиской-расчетом. Такой документ оформляется в бухгалтерии и бывает заполнен согласно форме № Т-60. Подписывать приказ на отпуск имеет право руководитель предприятия либо лицо, уполномоченное специально для этого.

В случае несогласия начальства возможна отрицательная резолюция. Помимо того, определенные моменты, отраженные в приказе, поддаются корректировке, что также должно найти отражение в визе руководящего лица.