В трудовой книжке содержится информация обо всех местах работы лица. Этот документ нужен при поиске рабочего места, оформлении пенсии. Трудовая книжка может быть испорчена, украдена, утеряна. Чтобы выяснить, трудно ли восстановить трудовую книжку, и что делать, если она утрачена, обратимся к нормам российского законодательства.
Можно ли восстановить трудовую книжку, кто занимается её восстановлением?
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ (глава 11 ТК РФ), «в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с её утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».
Если срок давности записей в книжке длительный, то работник пишет заявление на имя организации (последнего места работы). Организация обязана отреагировать максимум через 15 дней после дня обращения сотрудника (постановление Правительства РФ №225).
К нанимателю можно обратиться двумя способами:
- лично принести заявление под подпись о его принятии;
отправить обращение заказным письмом, причём нужно выбрать тип отправки - с уведомлением о вручении.
Пошаговое руководство по восстановлению документа
- Определить, где находилась трудовая до её утраты. Если лицо официально трудоустроено, документ должен храниться у работодателя, следовательно, он несёт ответственность за сохранность документа. Если трудоустройства нет, значит, книжка была на руках у владельца, и он сам должен восстанавливать свой документ.
- Написать заявление о выдаче дубликата книжки. Оформляется заявление на имя последнего (текущего) нанимателя.
- Отправить запросы предыдущим работодателям с целью получить справку с подробностями о предыдущей трудовой деятельности.
Чтобы обезопасить себя, работник может хранить дома копию своей трудовой, где каждая запись подтверждена подписью начальника отдела кадров. При появлении новых отметок ксерокопию нужно обновлять.
Первая запись в дубликате отображает общую длительность трудового стажа сотрудника без указания подробностей: периодов работы, занимаемых должностей, работодателей
Для чего нужна ксерокопия документа
Чтобы восстановить записи о своём опыте, нужно предоставить документальные доказательства его наличия. При этом в дубликате книжки сделают запись о длительности непрерывной деятельности - места работы, должности и периоды не восстанавливают. А также указывают документы, на основании которых подсчитан стаж.
Ознакомьтесь какой перечень документов необходим при приеме на работу:
Если работодатель несёт ответственность за утерю или порчу трудовой, то все действия по её восстановлению выполняет он либо представитель организации. Причиной может служить халатность кадровика, форс-мажорные обстоятельства (например, пожар в офисе) и прочее.
Для подтверждения этих сведений нужна заверенная копия утраченного документа. Если такового нет, то работнику следует самостоятельно обратиться в те организации, где ранее трудился. Исправить положение поможет наличие выписок из личного дела, копии приказов о перемещениях, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Если предприятие закрылось, сведения о сотрудниках могут быть в городском архиве.
Как быть, если работодатель не выдаёт трудовую книжку
Если прежний наниматель намеренно удерживает документ, изъять книжку можно через суд. Согласно ст. 234 ТК РФ через суд можно взыскать с недобросовестного работодателя средний заработок за каждый день незаконного удержания трудовой книжки. Кроме того, работодатель возместит моральный ущерб сотруднику и расходы в связи с восстановлением дубликата.
Если книжки утеряны массово по причине чрезвычайной ситуации, то для их восстановления созывают специальную комиссию из работников профсоюза, представителей фирм и госорганов, а также других заинтересованных лиц.
Заявление на восстановление трудовой книжки
В заявлении должны присутствовать все перечисленные ниже реквизиты.
- «Шапка» документа: наименование работодателя и свои данные.
- Название документа: заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с её утратой.
- Текст: причины фактической утраты, выдержка из закона о правилах восстановления книжек, просьба выдать дубликат, сведения о стаже и документальные доказательства.
- Перечень приложений.
- Дата и подпись.
Образец заявления о выдаче дубликата в связи с утерей
Восстановление документа в случае ликвидации предприятия
Если фирма ликвидирована, то восстановить записи о своём опыте работы можно с помощью государства. Поможет в этом Пенсионный Фонд, государственный архив или суд.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный Фонд РФ
Следует обратиться в местное отделение и заполнить соответствующий бланк. Заявление нужно подать лично с подписью о вручении или отправить с уведомлением. Пенсионный Фонд выдаст справку в течение 10 дней. В ней будут указаны подробные сведения об опыте работы. Орган ведёт единый учёт сведений о каждом работнике сравнительно недавно, несколько последних лет.
Все о правилах приема на работу по совместительству:
Государственный архив
Если угораздило потерять трудовую, в которой были записаны периоды деятельности ранее 2000 года, следует в письменной форме обратиться в архив по месту регистрации фирмы.
Судебные органы
Обратиться необходимо с целью установления факта и периодов трудовой деятельности. Суд направит запросы в организации. Для подтверждения обоснованности иска можно привлекать свидетелей. Ответ на судебный запрос работодатели дают в минимальные сроки. Этот способ длительный (если работник трудился в нескольких организациях), но надёжный.
Видео: как оформить дубликат трудовой самостоятельно
Утеря трудовой книжки влечёт хлопоты для её владельца. Процесс восстановления записей о стаже и местах работы длительный и сложный. Но эта ситуация разрешима. Восстановленный дубликат не ущемляет работника в правах и не уменьшает его трудовых заслуг.
Дубликат трудовой книжки - образец заполнения 2017 - вопрос о корректном оформлении этого документа продолжает оставаться актуальным из года в год. Ведь дубликат фактически является новой трудовой книжкой специалиста, подтверждающей весь его трудовой путь. Поэтому специалистам кадрового учета любой компании важно четко представлять, какие правила следует соблюсти при оформлении образца дубликата трудовой книжки.
Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.
Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 31, 33, 34 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225):
- оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);
Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье .
- книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
- если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В случае утраты трудовой книжки лицо, утратившее ее (а это может быть как работник, так и сотрудник, ответственный за ее хранение в компании), обязано обратиться к работодателю по последнему месту работы за выдачей дубликата. Если же листы книги испачканы либо в ней имеется недействительная запись, то дубликат тоже может быть оформлен, однако обязанности обратиться за его выдачей у специалиста нет.
Как сделать дубликат трудовой книжки
Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам, перечисленным в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). В 2017 году каких-либо изменений в части заполнения образца дубликата трудовой книжкине было, поэтому нужно руководствоваться прежним порядком.
Во-первых, на титульном листе (первая страница) необходимо сделать запись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию с номером нового документа.
Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.
После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.
ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 7.2 Инструкции).
Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 7.2 Инструкции).
Как оформить дубликат трудовой книжки - образец
Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.
При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.
Итоги
Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».
Чтобы работодатели правильно вели , вкладыши к ним, а также оформляли дубликат трудовой книжки, помимо Трудового кодекса необходимо использовать:
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек);
- Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69, которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек.
Если трудовые книжки утрачены работодателем в результате пожара, хищения или иного чрезвычайного происшествия, для их восстановления понадобится еще и Постановление Минтруда России от 24.06.1994 N 50 "Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций".
Основания для выдачи дубликата
Первая причина, по которой работодателю придется заниматься оформлением дубликата, - утрата трудовой книжки работником . Согласно п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. В таком случае работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления.
Довольно часто при определении последнего места работы возникает вопрос: таковым считается место, где работник трудится сейчас, или предыдущее место работы? А кто должен выдавать дубликат трудовой книжки, если работник нигде не работает? Если работник трудится, то потерять трудовую книжку он не может, так как данный документ находится у работодателя. А если он нигде не работает, то ему следует обратиться к работодателю, совершившему последнее увольнение, причем неважно, сколько времени прошло с момента такого увольнения. Например, Омским областным судом рассматривалось дело по иску об обязании работодателя выдать работнику дубликат трудовой книжки. Суд установил, что работник уволился из организации в 2005 г. и больше нигде не работал. Но в 2012 г. он потерял трудовую книжку и обратился в эту организацию с заявлением о выдаче ему дубликата. Однако дубликат выдавать ему отказались, сославшись на то, что работник не представил доказательств того, что работа в данной организации является его последним местом работы. Суд при разрешении спора указал, что действующее законодательство не наделяет работодателя правом требовать от работника представления каких-либо письменных документов в доказательство того факта, что эта работа является для него последней. Поэтому требования работника были удовлетворены (Апелляционное определение от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).
Также работнику должен быть выдан дубликат, если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.)
. На основании п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек в таком случае работодатель по последнему месту работы оформляет дубликат трудовой книжки, в который переносит все произведенные в трудовой книжке записи. При этом на первой странице (титульном листе) пришедшей в негодность трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Выдать дубликат, возможно, придется и в случае наличия записи в трудовой книжки, впоследствии признанной недействительной
. Согласно п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника ему выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат", а на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" и указываются его серия и номер.
Отметим, что недействительными могут быть признаны и записи, внесенные в трудовые книжки лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности вследствие незаконного привлечения к уголовной ответственности, которые установлены оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления. В таком случае работодатель также обязан выдать дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной (п. 22 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Оформляем дубликат
Прежде всего напомним, что записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета без каких-либо сокращений. Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц - двухзначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 10 февраля 2014 г., в его трудовой книжке делается запись: "10.02.2014".
Обратите внимание! Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ней (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Теперь нужно заполнить титульный лист трудовой книжки. На нем указываются:
- фамилия, имя и отчество (записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);
- дата рождения (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- сведения об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном). Запись вносится только на основании надлежащим образом заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
- сведения о профессии и (или) специальности (отражаются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов).
Примечание. Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных документов, заверенных надлежащим образом (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.д.).
Не забудьте в правом верхнем углу титульного листа сделать надпись "Дубликат".
Как и в обычной трудовой книжке, после указания даты заполнения дубликата работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных сведений. Кроме работника эту страницу подписывает сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать ).
После заполнения титульного листа переходят к заполнению раздела "Сведения о работе". В этот раздел нужно внести:
- информацию об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Отметим, что общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Сведения о таком стаже берутся или из документов, представленных работником (копий приказов о приеме на работу, увольнении, трудовых договоров, справок и пр.), или из трудовой книжки (если дубликат выдается взамен испорченной трудовой книжки либо в случае признания записи недействительной).
Обратите внимание! Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу (ч. 7 п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Как устанавливать стаж при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств), сказано в п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В частности, для этого органы исполнительной власти субъекта РФ создают комиссию по установлению стажа, в состав которой включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Примечание. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносится только имеющаяся в документах информация.
После указания общего трудового стажа работника производятся записи по отдельным периодам работы в следующем порядке:
- в графе 2 проставляется дата приема на работу;
- в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение, работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В графе 4 отражаются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Пошаговая процедура выдачи дубликата
1. Подача работником заявления . Чтобы работодатель мог исполнить свою обязанность по выдаче дубликата трудовой книжки, работник должен обратиться к нему с соответствующим заявлением (устной просьбы недостаточно). На это обращают внимание и суды. Например, Санкт-Петербургский городской суд в Определении от 06.08.2012 N 33-10497/2012 указал, что обязанность работодателя выдать новую трудовую книжку без заявления работника ТК РФ, а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрена.
Если дубликат будет оформляться в связи с признанием записи недействительной, дополнительно работник представляет трудовую книжку с этой записью.
2. Регистрация заявления в установленном в компании порядке (например, в журнале регистрации заявлений или журнале регистрации входящей документации).
3. Оформление дубликата трудовой книжки в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
4. Внесение сведений в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ней , которая ведется бухгалтерией организации. Именно в этой книге регистрируются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей к ней (с указанием серии и номера каждого бланка).
5. Выдача дубликата трудовой книжки работнику на руки при условии, что он уволен из организации. Если он продолжает работать, дубликат хранится у работодателя до момента увольнения работника. Также не выдается на руки работнику оформленный дубликат трудовой книжки в случае, когда перевод признается незаконным и работник остается трудиться у работодателя.
Выдача дубликата трудовой книжки регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В заключение
Подводя итог, скажем, что не стоит игнорировать требования работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки, так как в случае возникновения трудового спора суд встанет на сторону работника и помимо возложения на работодателя обязанности по оформлению и выдаче дубликата может взыскать с него не полученный работником заработок за задержку выдачи дубликата. Отметим, что в судебной практике немало подобных решений. Например, Приморский краевой суд в Определении от 12.02.2013 по делу N 33-519 указал: несмотря на обращение истца с заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжки, ЗАО <...> не приняло никаких мер по восстановлению его трудовой книжки, нарушило установленные законом сроки выдачи дубликата, в связи с чем суд пришел к правильному выводу о возложении на ответчика обязанности по возмещению истцу утраченного им заработка за указанный период.
А что делать, если такой важный документ был утерян или украден? Потребуется незамедлительно восстанавливать личные сведения. Для чего оформляется дубликат трудовой книжки, образец заполнения в 2017 году вы найдете ниже. Дубликат наравне с оригиналом обладает полноценными юридическими правами. Как сделать дубликат трудовой книжки при утере? Разберемся в законодательных нюансах кадрового делопроизводства.
Когда требуется выдача дубликата трудовой книжки?
Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец:
Генеральному директору
ООО «Металлопрокат»
Кузнецову Ю.Л.
От Немченко Г.И.
Заявление
на дубликат трудовой книжки
Сообщаю, что в период после увольнения из ООО «Металлопрокат» и до устройства в ООО «Вектор» моя трудовая книжка полностью стала негодной (сильно обгорела). Так как на основании кадровых документов ООО «Металлопрокат» является моим последним местом работы, прошу Вас (согласно п. 31 Постановления Правительства РФ № 225 от 16.04.03 г.) оформить мне дубликат трудовой книжки, стоимость бланка которой я готова возместить. Копию трудового договора с ООО «Металлопрокат» прилагаю.
17.07.2017 г. __________/Немченко Г.И./
Дубликат трудовой книжки – образец заполнения
Практический пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере показывает, что необходимые записи выполняются в общем порядке, но в левом верхнем углу титула делается пометка «Дубликат». При этом данные вносятся по следующим правилам (п. 32 Постановления № 225):
- В сведениях касательно общего стажа (или непрерывного) для начала отражается суммарный период занятости до текущего работодателя с обязательным документальным подтверждением трудоустройства, но без конкретной разбивки по организациям – не заверяется печатью и ответственным лицом.
- Затем указываются детализированные сведения по местам занятости на основании представленных гражданином документов.
- В таком же порядке формируется дубликат вкладыша в трудовую книжку.
Обратите внимание! Если у физлица отсутствуют подтверждающие стаж документы, вносить эти данные в трудовую книжку не разрешается (п. 32 № 225).
Кто выдает дубликат трудовой книжки при утере
Выдавать дубликаты вправе только организации-работодатели. Непосредственно оформлением занимается уполномоченный сотрудник, обычно кадровик. Все подтверждающие стаж, должность документы запрашивает физлицо, которому требуется дубликат. Однако предприятие может оказывать содействие в их получении. Сама процедура оформления по образцу дубликата трудовой книжки по справкам является бесплатной, плата взимается только за бланк документа (в среднем цена равна 200 руб.).
Как получить дубликат трудовой книжки при утере
Для получения дубликата физлицу нужно грамотно составить заявление, привести причину утери документа, просьбу о восстановлении, обязательно указать дату и заверить обращение личной подписью. Достоверность выданного дубликата подтверждает лицо, ответственное за оформление.
Дубликат трудовой книжки, образец заявления с перечислением мест работы
Генеральному директору
ООО "Людмила"
Д.В. Назарову
от Алексеевой Марины Ивановны,
Работающей в должности менеджера по продажам
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии с п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой в результате пожара.
Стаж работы до поступления на работу в ООО "Людмила" подтверждаю прилагаемыми документами.
Приложения:
1. Справка ООО "Престиж" о работе в должности секретаря в период с 1 марта 2008 г. по 15 октября 2012 г. № 5 от 28.07.2017
2. Копия приказа о приеме на работу в ЗАО "Параллелс" на должность менеджера по продажам в отдел продаж № 25-к от 10.11.2012
Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.
В каких ситуациях возможна выдача дубликата
Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.
Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.
1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.
2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.
3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.
4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.
5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.
Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.
Документы для указания записей о стаже
Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.
Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.
В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).
Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.
Образец заявления на выдачу дубликата
ФАЙЛЫ
Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения
заявление.
В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.
Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:
1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.
Петрова А.И.
Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы
Как заполняется документ
Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).
Какова последовательность действий для оформления дубликата
Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:
По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.
- Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
- Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
- Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
- Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
- Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.
Какие сведения заносятся в бланк
Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:
- персональные данные о гражданине;
- информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
- сведения о наградах, переводах, увольнениях;
- ссылку на основания для выполнения всех действий.
На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.
Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).
Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.
- номер записи (по порядку);
- день поступления в организацию;
- наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
- указание основания для записи в графе 3 (о приеме).
Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.
После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.
Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.
Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.
Какая плата взимается за выдачу документа
С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.
Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.
Оплата не взимается, если:
- бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
- неправильно заполнен бланк (титульный лист);
- предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.
Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.
Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.
Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.
