Оформление личных дел работников - одна из текущих обязанностей кадровика и традиционный метод систематизации данных о персонале. Досконально изучив порядок формирования личного дела и ознакомившись с образцами составления обложки, описи и других его разделов, вы не допустите ошибок при оформлении, регистрации и хранении папок с важной информацией о сотрудниках компании.

Из этой статьи вы узнаете:

• каков порядок формирования личного дела работника;
• как долго хранятся личные дела сотрудников организации;
• как правильно оформить титульный лист (обложку);
• какие виды документов включаются в дела;
• с какой целью ведутся личные дела работников в 2017 году.

Понятие «личное дело» знакомо каждому практикующему кадровику. Формирование личного дела сотрудника - удобный способ систематизации и хранения информации о нем. Ряд документов, касающихся работника, объединяют в специальную папку и хранят в надежном месте, используя по мере необходимости. Как правило, ведение личных дел сотрудников поручается кадровику, делопроизводителю или секретарю организации.

Оформление личного дела работника

Оформление личных дел сотрудников в 2017 году - обязательное мероприятие для ряда работодателей , в частности, для всех государственных и муниципальных предприятий (ст.42 федерального закона №79-ФЗ от 27.07.2004г., ст.30 федерального закона №25-ФЗ от 2.03.2007г.). В случае с коммерческими организациями формирование личного дела работника - процедура добровольная. Поэтому многие компании отказываются от этой практики в рамках упрощения кадрового документооборота.

Самые важные изменения этой весны!

• 
  В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
• 
  Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
• 
  Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
• 
  Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
• 
  Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Некоторые работодатели ведут личные дела избирательно, лишь для некоторых категорий работников: руководителей отделов, ведущих специалистов, материально ответственных лиц и т.д. Специалист, которому поручено решение задач, связанных со сбором и хранением информации такого рода, должен знать, как правильно оформить личное дело сотрудника (образец из нашей базы кадровых документов поможет досконально разобраться в вопросе).

Порядок ведения личных дел работников

Персонал - основной и ценнейший ресурс любой компании. Чтобы владеть наиболее полной и структурированной информацией о нем, работодатель собирает и хранит значимые сведения об этапах трудовой деятельности, уровне подготовки и других характеристиках каждого сотрудника. Общий порядок формирования личных дел работников-2017 охватывает весь период трудовых отношений с конкретной организацией - с момента приема на работу и вплоть до увольнения .

Еще на этапе трудоустройства работник предоставляет ряд сведений о себе, подтверждая их различными документами:

• аттестатами и дипломами;
• грамотами и характеристиками;
• заполненным анкетами;
• паспортом;
• военным билетом
• и другими.

Кадровик снимает с них копии и подшивает в отдельную папку, в которую в дальнейшем будут добавляться и другие документы, касающиеся трудовой биографии конкретного специалиста. Надлежащим образом оформляется титульный лист личного дела работника, образец обложки есть в нашей документальной базе.

Актуальный в 2017 году порядок формирования личного дела работника коммерческой организации строго не регламентирован. Достаточно учесть стандартные требования к документации такого рода - хранить каждый документ в одном экземпляре и заменять копиями оригиналы документов постоянного хранения.

Не забывайте о золотом правиле делопроизводства: не складывать документы временного хранения с документами, которые по закону должны храниться постоянно. Если приказ или иной документ комплектуется приложениями, храните их в одной папке.

Толщина папки для личных дел сотрудников может быть произвольной, но лучше не превышать рекомендованные показатели в 4 см или 250 страниц. В одну папку, конечно, влезет и больше документов, но с практической точки зрения это нецелесообразно. Пользоваться такой папкой весьма неудобно.

Кстати, работник вправе в любое время ознакомиться с информацией, собранной в его персональном деле (ст.89 ТК РФ). Данные о политических и религиозных взглядах сотрудника, а также о его частной жизни, можно обрабатывать, хранить и использовать только с его письменного согласия.

Состав личного дела работника 2017

Состав личного дела работника законодательно не регламентирован, поэтому работодатель определяет его самостоятельно. Типовой образец оформления личного дела работника и список документов, которые в него включаются, отражаются в локальной инструкции по кадровому делопроизводству. Чтобы ускорить и упростить поиск нужных сведений, стоит составить внутреннюю опись с перечнем всей документации, содержащейся в папке, например:

Размещать документы лучше в хронологическом порядке. Сначала подшивают резюме, анкету, копии паспорта и диплома, заявление и приказ о приеме на работу. В дальнейшем добавятся новые справки, распоряжения и заявления, располагаемые по мере поступления, а в самом конце - приказ о прекращении трудового договора.

Если вам предстоит формирование личного дела работника, образец-2017 поможет сделать все правильно и собрать необходимый комплект документов. На обложке (титульном листе) указываются:

• номер, индекс, архивный шифр дела (или тома);
• заголовок (при оформлении в качестве заготовка обычно используются ФИО работника);
• название организации и структурного подразделения, к которому принадлежит работник;
• даты начала и окончания формирования дела;
• количество листов;
• сроки хранения.

Бывает, что персональные папки заводятся только на определенную категорию персонала. В этом случае нужно добавить документы, фиксирующие особенность трудовой деятельности, в каждое личное дело сотрудника (образец оформления 2017 вы найдете в разделе с готовыми формами). Это могут быть выписки из собрания директоров или акционеров, списки изобретений и научных трудов, документы о присвоении званий.

Скачайте документы по теме:

Перечень документов в личном деле работника

Поскольку в каждой отдельно взятой организации используется свой образец личного дела сотрудника, список включаемых в него документов может в значительной мере варьироваться. Тем не менее, есть типовой перечень, в который входят:

• копии СНИЛС, ИНН и паспорта работника (копируются развороты с персональными данными и пропиской);
• заполненная анкета компании, резюме, автобиография;
• копия военного билета (для военнообязанных);
• цветная или черно-белая фотография;
• документы о полученном образовании (диплом, аттестат, свидетельство об окончании курсов профессионального обучения);
• характеристики, рекомендательные письма и отзывы с прошлых мест работы;
• копия приказа о приеме на работу ;
• копия трудового договора и дополнительных соглашений к нему (если есть);
• копия должностной инструкции ;
• результаты аттестаций, тестирования, испытания при трудоустройстве;
• копии приказов о награждении и поощрении, стажировке, переводах, представлениях;
• документы о наложении взысканий;
• справки о доходах, расходах, имущественном положении (для некоторых видов работ, в том числе для поступления на государственную или муниципальную службу);
• справки о составе семьи, копия свидетельства о браке;
• иные документы на усмотрение работодателя.

Некоторые виды документации не рекомендуется включать в состав дела. Так, любые документы со сроком хранения 5 лет (например, приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, заявления на отпуск и т.д.) в папку не подшиваются. Также не подшиваются:

• личные карточки (унифицированные формы Т-2 и Т-2ГС или их аналоги);
• справки с места жительства;
• справки о состоянии здоровья;
• черновики и дубликаты (кроме тех, на которых есть ценные записи и пометки);
• жалобы и связанные с их рассмотрением бумаги;
• копии трудовых книжек;
• материалы, поступившие в адрес работодателя от судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации, органов дознания и т.д.

Опись можно вшить с другими документами (первой по порядку) или, если папка уже переплетена, вклеить за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки. Все копии в обязательном порядке заверяются уполномоченным должностным лицом (как правило, начальником или рядовым сотрудником отдела кадров).

Если вы не знаете, как оформить личное дело работника, образец заполнения титульного листа и описи поможет сделать все без ошибок. Когда документов очень много, лучше не превышать рекомендованный объем в 250 листов, а завести второй том, оформив его в отдельную папку с описью по аналогии с первым.

Хранение личных дел сотрудников

Многие документы в составе личных дел содержат персональные данные, подлежащие защите в соответствии с требованиями федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006г. И сколь бы ни было важным правильное оформление личного дела сотрудника (образец-2017 поможет сделать все верно), нельзя забывать об условиях его хранения.

Речь идет о документах ограниченного доступа. Следовательно, на обложке папки должен быть соответствующий гриф. Для хранения папок с персональной документацией отводится безопасное место: металлический шкаф или сейф с надежным замком. Все дела регистрируются в книге или журнале учета, а ответственный за хранение сотрудник регулярно проверяет их наличие.

При необходимости работодатель организует ревизию наличия и состояния личных дел работников, делая на каждой папке пометку о факте проверки. Пропажа одной или нескольких папок оформляется специальным актом, проводится служебное расследование. Перед сдачей в архив оформляется лист-заверитель личного дела.

Сроки хранения личных дел определяются их составом. В настоящее время хранению в течение 75 лет подлежат все дела, заведенные до 2003 года. Документы по личному составу, созданные в 2003 году и позже, будут храниться 50 лет (согласно изменениям, внесенным в федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации», другим федеральным законом №43-ФЗ от 2.03.2016г.).

Исключение составляют дела, которые заводились на руководителей организаций и сотрудников, имеющих государственные награды и звания - для таких документов предусмотрен постоянный срок хранения.

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

Формирование личного дела работника, образец 2019 года

Как формировать

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

• анкета (если ведется);
• заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
• копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
• второй экземпляр трудового договора;
• заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

Сколько и как хранить

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

Личные дела сотрудников коммерческих и общественных организаций, а также предприятий других форм собственности и правовой ответственности могут вестись, основываясь на локальных правовых актах, принимаемых в самих организациях. Для них не предусматривается создание отдельного делопроизводства и не устанавливаются законом обязательный порядок оформления и сдача строгой отчетности. Но личные дела незаменимы для организации эффективного руководства и ведения прогрессивной кадровой политики. В них отражается вся информация, связанная с трудовой деятельностью работника, все плюсы и минусы выполнения им своих функциональных обязанностей, а также различные поощрения и взыскания за время выполнения договорных обязательств на своём рабочем месте.

Для многих предприятий, столкнувшихся с необходимости учета сотрудников в связи с расширением своей деятельности, главным вопросом становится, что должно быть в личном деле работника. По опыту компаний с большим штатом сотрудников, необходимо взять за образец многолетнюю практику по учету трудовой деятельности, принятой на государственной службе, ведь для всех госслужащих предусматривается ведение личных дел в обязательном порядке. В этом смысле бюджетные организации считаются эталоном в организации делопроизводства, потому что подчиняются различным нормативно правовым актам, принятыми на законодательном уровне и находящимися под контролем государства.

Личное дело лишним не будет

Для каждой компании вопрос ведения личных дел является собственным выбором. Но если он решается положительно, то в первую очередь необходимо определиться с нормативами, по которым они будут оформляться и вестись. Здесь нужна однообразность и унификация для облегчения информационной обработки данных, поэтому важно создать систему, при которой каждое личное дело будет занимать своё место в организации целой цепочки взаимодействий между работником и работодателем. В неё входит не только оформление и учет, но и хранение личных дел. Тем боле, что сразу после того, как на сотрудника было заведено дело оно сразу попадает под действие закона о сохранении персональных данных, предусмотренных трудовым кодексом и другими федеральными законами.

В соответствии со статьёй 85 ТК РФ, персональными данными считается информация о работнике, необходимая работодателю для его трудоустройства. Поэтому важно понимать ответственность за хранение личных данных с целью предотвращения их попадания к третьим лицам. Каждый сотрудник должен быть уверенным, что личная информация ни кому не будет предоставлена без его разрешения.

В частных организациях личные дела обычно заводятся на следующие категории работников:

• руководители различных отделов и структурных подразделений, имеющих в своем подчинении группу сотрудников и причисленных к руководящему составу, закрепленному штатным расписанием;
• на лиц заключивших договор об индивидуальной или коллективной материальной ответственности.

В крупных организациях, как правило, все сотрудники имеют личное дело. Это обусловлено еще и тем, что в процессе трудовой деятельности каждый работник постепенно накапливает набор различных приказов и других важных документов, которые требуют индивидуального хранения. Образец личного дела работника можно скачать здесь:

В этом смысле личное дело становится местом, где сконцентрирована вся история сотрудника во время трудоустройства, и в некоторых случаях помогает для объективной оценки его личных и трудовых качеств. Поэтому документы, входящие в состав личного дела можно разделить на три условные группы:

• переданные сотрудником во время трудоустройства;
• подтверждающие факт начала трудовой деятельности;
• появляющиеся в процессе работы.

В качестве примера оформления документации на предприятиях целесообразно ознакомиться с требованиями ГОСТа 6.30-2003, в котором указаны основные унифицированные формы для оформления различных документов организационно-распорядительного порядка.

Приблизительный перечень документов, входящих в личное дело

Оформление личного дела работника коммерческих структур основано на требованиях, относящихся к перечню основных документов, входящих в личные дела государственных служащих. Предприятия могут сами определять, какие документы нужны, а какими можно пренебречь. Но можно выделить основной перечень документов, которые рекомендуется включить при оформлении личных дел.

При приеме на работу можно потребовать копии: паспорта или удостоверения личности, дипломов или других подтверждающих документов о специальном образовании, свидетельства о государственном пенсионном страховании, медицинской справки, военного билета для военнообязанных, ИНН (при наличии). Также можно запросить копию справки о наличие или отсутствие судимости, если работа связана с ограничением к допуску в связи с имеющейся судимостью или уголовным преследованием.

Для подтверждения факта трудоустройства можно вложить в личное дело: заявление о приеме на работу, автобиографию, копию приказа о трудоустройстве, экземпляр трудового договора, принадлежащий работодателю.

Во время осуществления трудовой деятельности в личное дело могут вкладываться: справки о медицинском освидетельствовании, копии документов подтверждающих право на налоговые вычеты, копии инвалидного удостоверения, различные дополнительные соглашения на изменение условий труда, копии приказов о поощрениях и взысканиях. Также могут быть приобщены к делу: соглашение о неразглашении коммерческой тайны, договор о материальной ответственности, сведения об аттестации и другие документы, характеризующие сотрудника по профессиональным и личным качествам.

Для идентификации личности сотрудника, связанной с возрастными или иными изменениями, в личное дело вкладывается фотография сотрудника размером 4×6 (3×4) с периодичностью замены раз в пять лет.

Порядок ведения личных дел

Личное дело на сотрудника заводится с первого дня работы на предприятии и ведется до момента расторжения трудовых отношений в связи с увольнением. В период работы оно пополняется документами, и вносятся различные записи. Ведение личных дел предусматривает надлежащее хранение, исключающее прямой доступ посторонних лиц, а также периодическую проверку и изъятие документов утративших актуальность. Во время оформления делу присваивается индивидуальный номер, который наносится на лицевой стороне и составляется опись документов находящихся внутри папки.

Каждый работник обязан в письменной форме оповестить работодателя об изменившихся личных данных, после чего делаются соответствующие записи и поправки, а при необходимости копии документов для приобщения к личному делу. Для изменения данных необходимы подлинники документов. В некоторых случаях данные на работника заверяются печатью и росписью руководителя отделов кадров. Все листы должны быть пронумерованы и включены в опись, находящуюся внутри личного дела.

Ответственность

В соответствии с требованиями статьи 14 ТК РФ, ведение личных дел должно удовлетворять требованиям закона о сохранении персональных данных N 152-ФЗ от 27 июля 2006 года. Если руководство предприятия приняло решение организовать оформление личных дел на своих сотрудников, оно должно со всей ответственностью отнестись к данному вопросу, чтобы избежать утечки информации. Следует помнить, что согласно статье 90 ТК РФ виновные в нарушении сохранения конфиденциальности личных данных могут понести наказание в соответствии с принятыми федеральными законами.

В административном кодексе предусмотрено наказание за нарушение порядка хранения и использования персональных данных. В статье 13.11 КоАП РФ за подобное нарушение налагается штраф:

• на должностных лиц от 500 до 100 рублей;
• на организацию от 5000 до 10 000 рублей.

В случае злоупотребления полномочиями со стороны сотрудника, имеющего доступ к персональным данным и занимающегося незаконным сбором и распространением полученной информации о личной жизни, хранящейся в личном деле, к нему могут применить статью 137 УК РФ, предусматривающую наказание в виде штрафов и исправительных работ.

Для руководителя предприятия мало знать, что должно быть в личном деле работника, необходимо организовать весь цикл работ по обеспечению функционирования отдела, который будет заниматься оформлением, внесением новых данных и хранением личных дел. Такими полномочиями обычно наделяют сотрудников отдела кадров, знакомых с делопроизводством, понимающих всю полноту ответственности и имеющих соответствующее образование.

Нужно учитывать, что ответственность несут не только работники, непосредственно занятые в процессе оформления личных дел, но и руководители предприятия за организацию полной сохранности персональных данных.

Поэтому для предотвращения утечки информации определяется узкий круг сотрудников и руководителей отделов, которые имеют доступ к личным данным. Полный список с указанием должностей с фамилией и инициалами, имеющих допуск, должен определяться приказом, заверенным руководителем предприятия.

Ведения личных дел - трудоёмкий и ответственный процесс, который требует постоянного внимания и людских ресурсов. Поэтому этим вопросом обычно занимаются компании с большим штатом сотрудников и имеющие возможность организовать полноценную работу отдела кадров. Для бизнесменов любого ранга вопрос о ведении личных дел зависит от собственного желания и практической целесообразности.

ичное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее, практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Состав документов личного дела работника

заявление о приеме на работу;

трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;

личный листок по учету кадров и дополнение к нему;

анкета (автобиография );

документы об образовании (копии);

документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;

должностные инструкции (регламенты);

аттестационные листы, отзывы, представления;

паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);

заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;

документы о награждении, наложении взысканий (копии);

сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);

невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);

заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;

иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив . При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела ), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается влисте-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):

заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;

в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2010 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);

в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);

срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;

важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.