Многие психологи утверждают, что любые начинания в работе на прямую зависят от порядка на вашем рабочем месте. То насколько такое утверждение правильно каждый решает самостоятельно, однако никто не будет спорить с тем, что красота и функциональность рабочего стола уже придает успеха любому делу. Поэтому, где б ни соорудили вы свою рабочую зону (имеется в виду в какой комнате в доме), всегда уделяйте внимание даже маленьким деталям.
Для хранения различных мелочей можно использовать самые разные вещи, которые можно как купить в магазинах, так и сделать своими руками. Вот вам несколько примеров таких деталей — коробки для документов, держатели и подставки для бумаг и открыток, доски для стикеров, баночки и стаканчики для канцелярских принадлежностей и многое другое.
Хранение для рукодельниц
Порядок на рабочем месте
Детали домашнего офиса
Подставка для открыток
Держатель для бумаг
Хранение мелочей
Подставка под блокноты
Ящики для бумаг и документов
Документация
Статисты определили, что на поиски нужного документа мы тратим примерно 140 часов в год. Поэтому помните главное – любые документы нужно хранить в папках! Например, файлы с документацией за месяц можно складывать в перфорированные скоросшиватели. А вот уже квартальные скоросшиватели легко хранить в сегрегаторах или, как их еще называют, архивных папках. В год их накапливается всего четыре. Размеры и цвета выбирайте на свой вкус (А4/50, А4/75, А5/50, А5/75 и др.) Такие папки занимают много места, и их лучше хранить где-то на верхних полках над столом. Что касается документов, которыми вы будете пользоваться каждый день, то их лучше держать поближе к себе. Тут подойдут лоточки для бумаг. Они бывают вертикальные и горизонтальные, пластиковые, деревянные и металлические. Меньше пространства занимают, конечно, вертикальные.
Где хранить документы
Документы в ящике
Идеи для документации
Хранение бумаг и карандашей
Канцелярская мелочь
Такая мелочь как ручки, маркеры, скрепки, степлеры, стикеры и др. также несут беспорядок и неудобства. Вспомните, сколько времени уходит на поиски ручки нужного цвета или пишущего выделителя. В этом помогут специальные контейнеры для скрепок и стаканчики для ручек. Выгодным вариантом станет органайзер-вертушка, который собирает в себя все мелкие предметы. Однако можно бить и более оригинальными и сделать несколько «сундучков» для скрепок, скоб, скотча и других мелких деталей. А вот пишущие принадлежности разложить по стаканчикам, которые можно сделать самостоятельно или же купить в магазинах канцтоваров.
Стаканчики для карандашей
Банки для карандашей и ручек
Канцелярия на рабочем столе
Канцелярские принадлежности
Записки, стикеры, календарики
Также на столе всегда лежат в разброс куча записочек, бумажек с номерами телефонов, рекламки, календарики и прочее. Быстрый и легкий вариант избавления от такого «мусора» это приобрести специальную доску для напоминаний. Она может быть магнитно-маркерной, а может быть и пробковой. Первая, конечно, более выгодный вариант (не в плане цены, а в плане удобства), на нее можно не только вешать нужную информацию, но и быстро записать номер телефона, адрес или сделать какие-либо зарисовки. На пробковую доску просто накалываются все те же численные записочки, визитки и стикеры.
Порядок на рабочем столе
Ну и конечно же рабочий стол. В зависимости от того, в какой зоне расположено ваше рабочее место и нужно выбирать стол. Он может быть квадратным, простым прямоугольным или угловым. Главное, чтоб в нем было много отделений и полочек. Идеальным вариантом можно считать стол с четырьмя выдвижными ящиками и двумя мини сейфами. Если объем ящиков позволяет провести зонирование тогда вперед! Разбивайте их на ячейки для накладных, счетов и прочих нужных бумажек. Отличным вариантом станет двойное дно в выдвижном ящике. Любые сверхсекретные документы и материалы можно спрятать именно туда, и даже налоговая их никогда не откапает.
Не забывайте и о разных крючечках, которые порой так необходимы для сумок и пакетов. Если такую мелочь не предусмотрели производители офисной мебели, то их легко набить самостоятельно в любом удобном для вас месте.
Ведерко для мусора
Очень нужная вещь для творческой работы это мусорное ведро. Его можно установить как в любом углу вблизи рабочего стола, так и непосредственно на самом столе. Есть специальные маленькие ведерки, которые имеют объем не больше двух литров. Ведро для мусора может иметь круглую, квадратную и даже треугольную форму. И напоследок еще примеры удачной организации хранения и порядка на рабочем месте дома.
Мини-офис дома
Порядок на рабочем месте
Домашний офис у окна
Домашний офис девушки
Компактный домашний офис
Рабочий кабинет
Рабочее место у окна
Идеи рабочего кабинета
Понравилась статья? Поделись в соцсетях!Ценным бумагам необходимо бережное отношение, ведь из-за порчи возникает много неблагоприятных последствий. Потребуется тратить время для восстановления. Чтобы этого не допускать, необходимо обеспечить правильное хранение документов дома. Для этого можно воспользоваться различными методами.
Особенности хранения
Организация хранения документов дома имеет свои особенности. Следует позаботиться о безопасности. Бумаги должны быть скрыты от глаз, а также защищены от повреждений. Если в доме живут дети, то документы надо размещать так, чтобы они не были доступны для них. Можно выбрать сейфы для дома, а также антресоли, верхние полки шкафа.
Следует учитывать, что рабочий стол не является безопасным местом. Из-за случайно пролитого кофе или сквозняка бумаги могут испортиться. Но если их помещать в ящики с ключом или потайным дном, то это защитит от повреждений.
Где хранить документы дома? Существует множество вариантов, но следует учитывать, что место должно быть доступным для хозяина. Часто бывают ситуации, когда нужно срочно достать некоторые бумаги. При чрезвычайном происшествии каждая секунда на счету. Сейчас для этого есть функциональные элементы интерьера, включающие специальные тайники. Ими являются полки с выдвижными ящиками, книги-сейфа, розетки-муляжи.
Сортировка документов
Бумаги можно разделить по следующим критериям:
- На квартиру. Там будут храниться квитанции на воду, газ, электроэнергию.
- Связь. В этом разделе будут находиться договора и квитанции по телефону, телевидению и интернету.
- Кредиты. Сюда относят договора и чеки.
- Социальные службы. Если используются услуги этих организаций, то документы от них следует положить отдельно.
- Копии. Желательно сделать копии документов в количестве 5 шт. еще лучше отсканировать их.
- Личные документы. Сюда входят паспорта, свидетельства.
- Медицина. Необходимо отдельно сложить бумаги, относящиеся к здоровью.
- Фотографии. Их надо поместить в конверт.
- Инструкции и гарантии. При необходимости всегда можно будет найти нужную бумагу;
- Редко используемые документы.
Документы с малым форматом обычно имеют твердую обложку. Если они часто используются, например, паспорта, удостоверения, то следует хранить их в маленькой папке с разделителями.
Варианты хранения документации
При наличии множества ценных бумаг появляется вопрос, как хранить документы дома? Идеи могут быть различными, главное, чтобы все содержалось в порядке. Иначе на поиск будет тратиться много времени.
Для хранения применяются сейфа, папки, шкафы. Бумаги разместить в них следует по нужному критерию: назначению, дате или виду. Так будет намного проще найти необходимую бумагу.
Папки
Папка для хранения документов дома считается отличным выбором. В нее поместится множество файлов с бумагами. Большинство таких изделий имеют формат А4, поэтому они прекрасно подходят для хранения справок, свидетельств, договоров.
Для удобства можно пометить документы надписями, например, «работа», «банк», «жилье». Так будет намного проще отыскать необходимый документ. Можно вложить в первый файл список всего содержимого. Чеки и квитанции желательно приклеить к листам А4. Фиксировать лучше уголок, чтобы не испортить документ.
Портфель
Хранение документов дома может осуществляться с использованием специального портфеля. В нем обычно есть много отделений. Изделие можно купить в канцелярском магазине. Эти приспособления бывают разными по исполнению, включая классические, а также оригинальные виды. Выбрать подходящий будет несложно.
Папка-портфель для хранения документов дома может содержать различные бумаги. Недостатком считается невозможность перелистывания страничек и свободного просмотра. Поэтому для удобства желательно создать надписи и пометки.
Фотоальбомы
Хранение документов дома возможно и в этих приспособлениях. Они должны иметь магнитные листки. Например, в них могут размещаться квитанции по оплате, для фиксирования которых не потребуется клей. На каждом листике будет место для пометок, что является очень удобным.
Конверты
«Кармашки» из бумаги отлично подходят для хранения документации, которую следует отправить в архив. Такие бумаги нужны редко, а выбрасывать их еще рано или не хочется. Нанеся пометку, можно поместить его в ящик или на полку.
Сделать конверты можно и самостоятельно. Для этого применяется прочная бумага, клей и аксессуары. Получится практичная вещь, если использовать свою фантазию, и выполнить работу качественно. С таким конвертом не стоит беспокоиться за целостность бумаг.
Коробки
Они используются для хранения многих вещей, и документы не являются исключением. В них можно разместить множество бумаг, нужно лишь правильно разложить их, чтобы в любое время найти что-то нужное. Желательно предварительно их рассортировать по папкам.
Чтобы сохранить паспорта, диплоты и другие нестандартные документы в твердых обложках, то для этого лучше использовать плотный конверт. Сейчас продается много и других аксессуаров, многие из которых даже закрываются на ключ. Ящик для хранения документов дома тоже считается удобной вещью, так как защищает бумаги от свободного доступа.
Сейфы
Сейфы для дома считаются самыми надежными приспособлениями. Там можно размещать трудовые книжки, деньги, печати. В некоторых конструкциях есть несколько ячеек, что позволит разместить много ценностей.
При покупке этого приспособления надо учитывать следующее:
- Объем, присутствие полочек, кассовой ячейки.
- Размеры, вес.
- Вид замка.
Есть сейфы с электронными или ключевыми замками, благодаря чему хранение документов дома будет безопасным. Код надо ввести самостоятельно. Стоимость на сейфы, которые открывают ключом, несколько меньше. Если к устройству будет иметь доступ много людей, то следует выбирать с ключами.
Сейфы имеют несколько полок, которые можно фиксировать на разную высоту для удобства хранения папок. В некоторых приспособлениях есть внутренние отделения для печатей. Следует выбирать устройства с сертификатами, так как это подтверждает их соответствие качеству.
Перед тем как создавать основную базу своих документов, создайте резервную. Самая важное в хранении электронных документов – сохранить все файлы, если поломается жесткий диск, украдут компьютер или потеряется пароль. Купите переносной дисковый накопитель или облачную систему хранения.
- Лучше всего создать две резервные базы хранения документов. Если вы не используете документы на бумагах, вам лучше иметь как локальную, так и дистанционную резервную базу на случай, если что-нибудь случится с вашим офисом или компьютером.
Каждый день обновляйте резервную систему хранения данных всего компьютера и/или вебсайта. Тем, кто за день загружает много информации, нужно каждый час вносить данные в резервную систему.
Купите сканер, который сможете подсоединить к своему компьютеру. Сканируйте каждый новый важный документ, создавайте электронный вариант и помещайте его в электронную базу. Если вам необходимо сохранять большое количество документов в электронной форме, купите сканер с автоподатчиком документом и программой для сохранения документов, чтобы сэкономить свое время.
Храните свой пароль от электронной базы данных в надежном месте. Помните, что безопаснее записать его на листике бумаги и положить его себе в кошелек или на стол, чем хранить его в документе на компьютере. Больше шансов, что хакер войдет в ваш компьютер, чем в офис.
Решите, хотите ли вы использовать программное обеспечение или нет. Если вы желаете управлять всеми своими файлами непосредственно, вам стоит просто создать и упорядочить папки и подпапки на жестком диске компьютера. Если вы хотите пользоваться заранее созданной системой управления документами, купите программу для сканирования и организации документов с оптическим распознаванием символов.
- Функция оптического распознавания символов представляет собой возможность найти созданные документы. Компьютер может прочесть документы, когда вы вводите поисковые термины в программу.
- Системы с оптическим распознаванием символов позволят вам искать документы, используя слова, которые могут в них быть, например, название магазина или подзаголовка.
Создайте стандартную систему наименования документов. Каждый документ называйте одинаковым образом, включая предмет, дату и другую важную информацию. Например, на чеке должно быть указано название магазина, дата и купленный продукт.
Упорядочите свои папки и подпапки. Если для хранения данных вы используете папки вместо системы управления документами, вам понадобится разделить их по датам, предметам или проектам. Создайте новый подкласс папок, чтобы упорядочить те, в которых слишком много документов.
Доброе всем время суток! Сегодня нашей темой станет хранение документов в доме: как и где хранить, сколько нужно хранить чеки, квитанции, договоры и многое другое. Надеюсь, вам будет интересно, и вы с легкостью сможет навести порядок в домашних документах и бумагах. Я подготовила: чек-лист по сортировке документов, ссылки на органайзеры для хранения документов и несколько фото с идеями. Ну что, начнем?
Что будет, если хранение документов в доме не организовано?
Вначале давайте подумаем, а зачем оно нам? Какой смысл тратить целый день на организацию хранения документов в квартире. А такой: вы избавитесь от следующих «вреднючек», пожирающих ваше время, силы и порядок в доме. А уж говорить о достижении такой цели, как организация порядка в доме раз и навсегда, и говорить не придется.
Итак, правильно организовав хранение документов в доме, мы спасем себя от:
- Долгих поисков в панике нужного документа, когда до выхода или их отправки остаются минуты;
- От посягательств наших любимых: следов от кофе мужа, рисунков детей и зубов домашних любимцев;
- От захламления наших полок, рабочих столов.
Кроме того, когда мы будем организовать хранение документов, то нам нужно позаботиться о том, чтобы сделать копии особо важных бумаг на случаях ЧП, а также скрыть их от посторонних глаз.
Я не буду перечислять их здесь, дабы не привлечь их в свою жизнь. (Я настолько суеверна, и считаю, что мысли материальны, поэтому нужно аккуратно подходить к тому, что ты говоришь или пишешь).
Шаг 1. Оцениваем масштабы бедствия
Приступим?
- Соберите все (ВСЕ) имеющиеся документы в доме перед собой.
- Оцените в какой степени запущенности ваши папки и файлы.
- Распределите их пока на две категории: действующие и с истекшим сроком давности. !
Основная моя работа: ведение юридического сайта и помощь гражданам в поиске юриста. И знаете, какая основная проблема мешает большинство отстаивать свои права в суде? Потеря бумаг и выцветание чеков. Знаете, такую хитрость магазинов, печатать чеки на бумаге, которая за два месяца выцветает, чтобы вы не могли воспользоваться гарантией? Поэтому, пожалуйста, как бы вам не было лень, делайте копии чеков и гарантийных талонов на дорогостоящие приобретения.
Итак, мы оценили, что творится в наших шкафчиках. Пошли дальше.
Шаг 2. Сортировка
Итак, оставшиеся документы мы сортируем по назначению:
- Важные, личные документы (паспорт, ИНН, СНИЛС, удостоверение) – хранятся постоянно;
- Документы на имущество – также должны храниться бессрочно;
- Платежные документы и квитанции об оплате – хранение 3 года;
- Документы на транспорт – храним до тех пор, пока не продадим авто;
- Документы на покупки (чеки, талоны) – их можно хранить пока действует гарантия или до дальнейшей перепродажи;
- Кредитные документы;
- Документы на ребенка. Особенно, если ребенок маленький, то подготовьте папку для быстрого взятия бумаг (свидетельство о рождении и другие самые востребованные бумаги).
На этой стадии сделайте себе по копии наиболее важных документов и сложите их в ОДНУ папку. Оригиналы рассортируйте по назначению или так, как удобнее вам. Можно распределить по членам семьи.
Когда я увлеклась идеями минимализма и занялась расхламлением дома, то сортировка и организация хранения документов были одним из наиболее важных для меня пунктов.
Шаг 2.2. Расхламление документов
У меня получилось такой список документов и бумаг, которые пора выкинуть, чтобы очистить рабочий стол от всего лишнего:
- Визитки (все нужные контакты я перенесла в телефон, который сохраняет все в облаке);
- Чеки и квитанция, чей срок давности давно прошел;
- Договоры аренды на квартиры, в которых я жила до этого;
- Письма с уведомлениями об изменении личных данных;
- Старые письма, открытки, конверты. Я не настолько сентиментальный человек, чтобы пересматривать их, а наиболее ценные я опять же оцифровала и сохранила на компьютере. К тому же, я скоро переезжаю, а они не вписывались в мое масштабное расхламление.
- Черновики документов, испорченные копии.
Кроме того, я считаю, что на этом этапе можно заняться и очисткой компьютере.
Шаг 3. Выбираем способ и место хранения документов
Здесь я не буду много расписывать. Просто расскажу, какие идеи хранения документов в доме я нашла.
Папки для хранения документов, папки-портфели. Каждую из папок можно отнести под свою категорию бумаг;
Можно использовать систему цветных стикеров и папок, чтобы выделить категории документов. Иногда люди делают масштабные полки с перегородками, но я думаю, наши маленькие квартиры не могут нам этого позволить.
Ящик для хранения документов с картонными разделителями.
Специальные коробки в стеллажи из Икеа.
Далее определяемся с местом хранения.
Для меня важно, чтобы личные документы не были доступны посторонним людям, гостям и различным мастерам по ремонту.
Наиболее часто я встречаю хранение документов на верхней или наоборот самой нижней полке или ящике. Если у вас есть маленькие детки, то лучше все-таки верхние. А еще документы нельзя хранить во влажных или солнечных местах, на неутепленных балконах и на антресолях в домах, построенных в советское время (опять же из-за влажности).
А главное, приучите себя определять место для документа в доме сразу, как только он у вас появился. То же касается и электронных документов и писем.
А что можно купить для хранения документов?
Я, как большой любитель икеа, собрала такие вещи:
На этом все. А как организовано хранение документов в вашем доме? Давайте поделимся друг с другом полезными советами в комментариях.
Инструкция
Наиболее оптимальным местом хранения документов, отвечающим всем правилам, является, безусловно сейф. Однако если вы не готовы тратить время и деньги на его покупку и монтаж, можно хранить документы, например, в банковской ячейке. С другой стороны, даже в или собственном доме можно найти место, где бы документы находились в полной безопасности. Это может быть шкаф, сервант, антресоли, книжная полка. Для большей надежности полку можно заказать с двойным дном. Словом здесь все зависит только от ваших фантазии и возможностей.
Можно также разделить документы на несколько частей и убрать их в разные тайники. С одной стороны это удобно, так как все они будут находится в надежных местах и даже в случае кражи, есть вероятность, что большая часть останется на месте.
Но не стоит забывать и о втором пункте – легко доступность. Это важно на любой чрезвычайной ситуации, которая заставит всех членов семьи быстро покидать свое жилище. И здесь важно не потерять драгоценное время и быстро забрать все документы.
Кстати о раздельном хранении документов. Безусловно, если их структурировать, времени на поиск нужной бумаги будет уходить меньше. Но их классифицировать? Наверное, самым выигрышным решением здесь будет разделить бумаги на 4 «рубрики» - «дом», «семья», «работа», «финансы». Для каждого типа можно отдельную папку. Кроме того, документы можно разделить по каждому члену семьи, либо по размеру самих документов, - здесь все зависит от вашей фантазии.
Именно фантазия станет определяющим фактором при решении вопроса о том, в чем хранить документы. Это могут быть различные папки или отделения портфеля. При этом папки лучше разных и обязательно подписать, чтобы не запутаться. Сюда же лучше складывать и дубликаты документов, так как в любой чрезвычайной ситуации все необходимые бумаги будут у вас под рукой.
Видео по теме
Источники:
- как хранить документы дома
Банковские документы хранятся по видам в отдельных папках и чаще всего в хронологическом порядке. Подборкой занимается сотрудник, отвечающий за формирование документации. Уничтожением документов с истекшим сроком хранения занимается специальная комиссия.
Хранение банковских документов осуществляют как сами банки, так и организации-держатели счетов. Порядок хранения в одном учреждении может несколько отличаться от порядка хранения в другом.
Как хранятся банковские документы в организациях
Документы из банка, находящиеся в организации, подтверждают проведение денежных операций и отражаются в бухгалтерском учете. Местом их хранения является бухгалтерия, работники которой могут разделить все бумаги по видам в отдельных папках в разрезе по счетам и банкам. Если у предприятия имеется несколько расчетных счетов, то для каждого заводят отдельную папку, если валютный – то на обложке и корешке указывается валюта счета. Для учета выписок по каждому счету используется хронологический порядок. Каждая выписка имеет подшивку, состоящую из платежных документов и обоснований для платежа на каждый операционный день.
Для оплаченных счетов заводится отдельная папка. Документы валютного контроля хранятся в отдельных папках, где можно найти всю информацию по работе с валютными счетами. Речь идет о паспортах сделок, справках-подтверждения выполненных работ или услуг, справках о валютных операциях и других. Если объемы документации небольшие, будет достаточно реестров с указанием номера документа, суммы и его даты.
Как хранятся документы в коммерческих банках
В данных институтах хранятся документы, подтверждающие финансово-хозяйственную деятельность банка и расчетно-платежные документы клиентов. Ответственность за них лежит на руководителе и главном бухгалтере. Хранению подлежат документы как бумажной, так и электронной формы. Бумажные находятся в специальном хранилище, для доступа в которое нужно получить специальное разрешение. На разрешении должна стоять подпись главного бухгалтера или его заместителя.
Подшивка мемориальной документации осуществляется ежедневно, для этого заводится отдельная папка, в которой документы хранятся так же в хронологическом порядке. Подборкой занимается сотрудник, который отвечает за правильное формирование финансовой документации. Другие папки состоят из кассовых финансовых бумаг и бумаг, отражающих информацию по вкладам клиентов. В отдельные папки подшиваются документы, содержащие информацию об операциях с драгоценными металлами.
Необходимость размещать отдельные виды документов в различные папки вызвана тем, что у каждой бумаги свой срок хранения. Это касается и хранения документов в электронном виде. Для уничтожения документов с истекшим сроком хранения собирается специальная комиссия, члены которой просматривают каждую бумагу, а после заполняют специальный акт, который подтверждает, что уничтожению были подвергнуты документы с истекшим сроком хранения.
