Где в упд банковские реквизиты. Правила заполнения и регистрации упд. Корректировка реализации и УПД

УПД — это универсальный передаточный документ . Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Какие документы заменяет УПД?

На бумаге его можно использовать вместо:

• первичного документа.

В электронном виде — вместо:

• пакета «счет-фактура + первичный документ»;
• первичного документа;
• счета-фактуры.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Когда можно применять УПД?

УПД действует с октября 2013 года , его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.

УПД можно оформить:

• поставку товаров, услуг или работ;
• передачу имущественных прав.

Бумажный УПД

Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)

Статус УПД показывает, какое у него назначение:

1 — счет-фактура + акт;

2 — первичный документ.

В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.

В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Электронный УПД

Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:

• как счет-фактура (СЧФ);
• как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
• как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).

Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).

Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.

Как заполнять электронный УПД

Если это СЧФ

Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
9. акциз, где это необходимо;
10. налоговая ставка;
11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
12. стоимость поставки с учетом налога;
13. страна происхождения товара;
14. номер таможенной декларации;
15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Если это ДОП

В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

1. название документа;
2. число, месяц, год его создания;
3. экономический субъект, который сформировал документ;
4. суть сделки;
5. сумма или объем поставки;
6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Если это УПД (СЧФДОП)

В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

• Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
• Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
• Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Для всех типов документов

• Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
• Сведения об участниках сделки содержат поля:

• код ОКПО;
• структурное подразделение;
• информация для участника документооборота;
• для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
• адрес;
• контактные сведения (номер телефона, e-mail);
• банковские реквизиты.

• Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.

Подписантов может быть несколько.

Несмотря на то, что применение УПД (универсального передаточного документа) в качестве документа бухгалтерского и налогового учета является рекомендательной нормой, его использование в хозяйственной деятельности субъектами предпринимательства принимает все более массовый характер.

Бланк УПД: инструмент оптимизации

Официальная форма бланка УПД была разработана ФНС и введена в обращение письмом ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013 года.

Целью создания УПД стала необходимость оптимизировать документооборот в сегменте приема-передачи услуг, товаров, имущественных обязательств и прав, результатов работ. Поля УПД аккумулируют реквизиты передаточного акта и счета-фактуры в единую, универсальную форму, что позволяет оптимизировать и упростить учет, а также снизить объем обрабатываемых документов на бумажном носителе.

Данный универсальный документ:

• может выписываться, как документ, замещающий накладную на отпуск материалов на сторону (М-15), товарную (ТОРГ-12) или товарно-транспортную накладную (1-Т), акт приема-передачи ОС (ОС-1),
• предусматривает информационное поле для формирования счета-фактуры,
• обязателен к принятию для получения установленных вычетов по налогу (НДС) и в качестве документа, подтверждающего фактические расходы.

После внесения изменений в 2017 году в структуру счета-фактуры, первоначальную форму УПД разрешено изменять, дополняя ее необходимыми информационными полями для детализации учетных данных. Однако, при этом ФНС обращает внимание субъектов предпринимательства, что в документе необходимо сохранить типовую форму счета-фактуры и обязательные реквизиты УПД:

• указываемые в счете-фактуре – согласно ст. 169 НК РФ,
• указываемые в первичных бухгалтерских документах – согласно перечню, установленному нормами п. 2 ст.9 Закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011 года.

Право выбора приоритетной формы УПД для оформления хозопераций, законодательство оставляет за субъектом предпринимательства, но одновременно обязует его:

• отразить решение о выбранной форме УПД в учетной политике;
• утвердить выбранный вариант бланка соответствующим распоряжением руководителя (в качестве приложения к распоряжению должен быть приложен утверждаемый бланк УПД).

УПД: виды и принцип использования в зависимости от статуса

Выделяют два типа передаточного документа:

УПД со статусом «1» – данный документ сочетает элементы как счета-фактуры, так и первичного передаточного документа. В нем должны присутствовать все реквизиты, регламентированные форматом операции или сделки – как относящиеся к счету-фактуре, так и к передаточному документу.

УПД со статусом «2» – с данным статусом документ идентифицируется только, как первичный передаточный акт. Обычно документ с этим статусом применяют «упрощенцы» и иные неплательщики НДС.

Заполнение УПД

Общий порядок формирования данного документа, а также операций, при которых он может применяться, приведен в Приложениях к письму ФНС № ММВ-20-3/96. Однако, заполнение информационных граф УПД имеет некоторые особенности, и зависит от статуса УПД, определяющего, каким образом в дальнейшем планируется его использовать.

В частности, оформляя универсальный передаточный документ (статус «1») следует руководствоваться правилами, изложенными в постановлении Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г. В документ следует вносить:

• все реквизиты УПД для акта передачи;
• реквизиты, предусмотренные для формирования счета-фактуры.

В универсальный передаточный документ (статус «2»), применяемый в качестве передаточного документа, вносятся сведения только в те информационные поля, заполнение которых обязательно для группы первичных бухгалтерских документов. Причем частично эти сведения вносятся в графы, которые в бланке УПД указаны в разделе для счета-фактуры.

При заполнении УПД со статусом «2» заполняются все необходимые поля, за исключением следующих, предусмотренных только для счетов-фактур:

• строка 5 («к платежно-расчетному документу»),
• графы – 6 («в т.ч. сумма акциза»), 7 («налоговая ставка»), 10 и 10а («страна происхождения товара»), 11 («номер таможенной декларации»).

Примечание.

Вопрос:

Вопрос:

Вопрос: В форме УПД имеется реквизит "Документ составлен на ___ листах".

Универсальный передаточный документ: какие бумаги может заменить?

Означает ли это, что при большом количестве наименований товаров, работ, услуг "счет-фактурная" часть УПД может быть увеличена, соответственно, "передаточная" часть документа (с подписями) может быть перенесена на другую страницу?

Вопрос:

На наш взгляд, оснований для таких опасений нет. По общему правилу для подтверждения права на вычет НДС необходимы два документа — счет-фактура и первичный учетный документ (накладная, акт), подтверждающий факт приобретения товаров, работ, услуг, имущественных прав и принятия их к учету. УПД в статусе "1" совмещает функции названных документов, поэтому при правильном заполнении этой формы нет оснований опасаться, что налоговый орган откажет в вычете.

Вопрос:

• для "первички" <1>;

Вопрос:

Вопрос:

Вопрос:

И.И.Тимонина

Эксперт журнала

"Строительство:

бухгалтерский учет

и налогообложение"

Кто наделяется правом подписи первичных документов В основном право подписи предоставляется тем работникам, которые по долгу службы постоянно сталкиваются с «первичкой»:

• специалисты бухгалтерских и экономических отделов,
• менеджеры и начальники отделов продаж,
• водители-экспедиторы,
• логисты,
• сотрудники и руководители отдаленных филиалов и обособленных подразделений.

Кто составляет приказ Приказ может писать любой работник предприятия, в чьи обязанности входит выполнение данной задачи, обладающий необходимой компетенцией, знаниями и навыками по составлению распорядительных документов.Чаще всего это юрисконсульт, кадровик или секретарь. Но кто бы не занимался непосредственным написанием приказа, он должен передать его для ознакомления и визирования директору фирмы, поскольку без его подписи данный документ не будет считаться действительным.

Приказ о праве подписи первичных документов образец

При этом требуется узнать, как правильно составить образец, и как его оформлять: как доверенность или приказ? Лицо, которое прошло оформление, имеет возможность подписывать целый перечень документации: договора, накладные, бланк «счет-фактура», доверенность и прочие бумаги. Для такой передачи полномочий руководитель оформляет именно приказ на право подписи, а не доверенность.

Только должный образец приказа будет входить во внутренний набор документации предприятия и даст основание на право подписывать бланки первичных документов от имени компании, предприятия или ООО при отсутствии руководителя. Не стоит пренебрегать положениями, которые демонстрируют правила ведения уставной документации, не предусматривая такого положения как «доверенность».

Приказ на право подписи первичных документов

Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение - издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность.
В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.

Приказ о праве подписи первичных документов (образец)

• Нахождение ответственного лица организации в отпуске, на больничном, в длительной командировке;
• График работы организации не совпадает с графиком работы первых лиц фирмы, например, оптовый склад работает круглосуточно и без выходных, а у руководителя другой график работы;
• Документооборот организации имеет слишком большой объем входящих и исходящих документов, справиться с таким количеством одному человеку нереально.

Оформление документов без подписи первых лиц организации невозможно. В таких случаях или при других обстоятельствах издается приказ о праве подписи первичных документов с указанием полного перечня лиц, имеющих право ставить свою подпись за руководителя компании или главного бухгалтера.

Составляем приказ на право подписи первичных документов

Оформление констатирующей части включает причину, по которой проводится предоставление полномочий, например, чтобы вовремя провести учет, чтобы своевременно организовывать действия по документообороту.

Универсальный передаточный документ: применение компанией на упрощенке

В распорядительной части руководитель вписывает сведения сотрудника, перечень его анкетных данных, уточняет, какие действия это лицо может осуществлять от имени предприятия, а также какой срок действия устанавливается на передаваемое полномочие.

Эти правила помогут понять, как составить распоряжение на возможность подписывать документы для любого лица из штата. Скачать образец указа Срок действия приказа на право подписи первичных документов Предоставление полномочий имеет ограниченный срок действия, что учитывается до того, как составить учетный бланк. Действующие правила разрешают установить срок действия в требуемом диапазоне, например, неделя, месяц или другой срок действия.

Приказ на право подписи

Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.

Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Но что делать, если сотрудник заболел, ушел в отпуск или находится в длительной командировке? Образец приказа о праве подписи первичных документов с примером заполнения в данной статье решит такую проблему. Варианты передачи права подписи В соответствии с законодательными актами Российской Федерации существует понятие первой и второй подписи.

Внимание

Первая подпись всегда принадлежит руководителю организации, право второй подписи - финансовому директору или главному бухгалтеру фирмы. Ситуация усложняется, если первая и вторая подписи принадлежат одному и тому же человеку, когда руководитель возложил на себя обязанности бухгалтера, что часто происходит на маленьких предприятиях.

Как правильно составить приказ на право подписи первичных документов?

Налоговые задолженности лучше погасить до 1 мая В противном случае информацию о том, что компания задолжала бюджету, потенциальные и действующие контрагенты будут видеть целый год. < НДФЛ с выигрыша в лотерею: кто платит Кто должен перечислять в бюджет НДФЛ с выигрыша (распространитель лотереи или выигравший гражданин), зависит от суммы выигранного приза.

Образец приказа на право подписи упд

В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность. Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:

• персональные данные уполномоченного лица;
• перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.

Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.

Где можно скачать приказ на право подписи первичных документов – образец Загрузить образец приказа на право подписи вы можете на нашем портале.

Приказ на право подписи в упд образец

Подобная информация отражается в:

• приказе;
• должностной инструкции;
• положении;
• доверенности.

Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией.

А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее. Право подписи первичных документов: приказ или доверенность Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово - для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически. Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.

Универсальный передаточный документ

Форма "два в одном", совмещающая в себе реквизиты первичного учетного документа и счета-фактуры, приведена в Письме ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@. Именно поэтому универсальный передаточный документ (УПД) может использоваться для целей как бухгалтерского, так и налогового учета, а также в качестве основания для применения вычетов по НДС. В названном Письме указано, что УПД является рекомендованной формой, следовательно, организации и индивидуальные предприниматели вправе отказаться от ее использования или же применять ее при оформлении некоторых операций с отдельными контрагентами.

УПД заменяет накладную и акт сдачи-приемки

Как следует из Приложения 2 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@, УПД может составляться для подтверждения широкого спектра фактов хозяйственной жизни, а именно:

а) при отгрузке товаров без транспортировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу);

б) при отгрузке товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверенному лицу) либо иному лицу, привлеченному для перевозки;

а) для передачи результатов выполненных работ (строительных, проектных, изыскательских, научно-исследовательских, опытно-конструкторских, технологических);

б) для подтверждения фактов оказания услуг;

в) при передаче имущественных прав.

Примечание. УПД разрешено использовать при реализации любого имущества, кроме объектов недвижимости.

Иными словами, УПД может использоваться поставщиком и покупателем, застройщиком и генеральным подрядчиком, генподрядчиком и субподрядчиком, заказчиком и исполнителем, экспедитором и клиентом, комиссионером и комитентом, агентом и принципалом, поверенным и доверителем и т.д. Сказанное справедливо при условии, что в договоре не согласованы требования к форме акта выполненных работ (накладной) (то есть договором не предусмотрена иная форма документа, подтверждающего факт совершения операции).

По мнению автора, в отличие от формы КС-2, которая (в силу условий договора подряда) может составляться только для целей промежуточного финансирования, подписанный сторонами УПД подтверждает факт передачи результатов работ (на что указано непосредственно в строках 10 и 15 этой формы). Соответственно, у подрядчика возникает обязанность отражения реализации, у заказчика — принятия результатов работ к бухгалтерскому учету.

К сведению. Стороны вправе предусмотреть в договоре подряда условие о том, что сдача-приемка результатов работ оформляется универсальным передаточным документом, рекомендованным к применению Письмом ФНС России N ММВ-20-3/96@. В таком случае в поле "Статус" необходимо указать "1", что позволит подрядчику избежать обязанности выставления счета-фактуры.

О статусе УПД и вычете по НДС

Поле "Статус" (в левом верхнем углу формы) может иметь значение:

• "1" — в этом случае он действительно является универсальным (объединяет в себе первичный документ (накладную, акт) и счет-фактуру);
• "2" — применяется только в роли "первички".

Однако (обратите внимание) в Приложении 4 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@ прямо указано, что отраженный хозяйствующим субъектом статус документа носит информационный характер. Фактический статус документа определяется наличием/отсутствием в нем всех показателей, обязательных для первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому, если поставщик (подрядчик, исполнитель) обязательные реквизиты УПД заполнил правильно, но ошибся при заполнении поля "Статус" (вместо "1" поставил "2"), это не означает, что покупатель (заказчик) не может воспользоваться вычетом "входного" НДС.

Обратите внимание! Поле "Статус" с точки зрения права на применение налогового вычета — необязательный реквизит, тем не менее важно, чтобы он был заполнен правильно.

Продавец регистрирует УПД в книге продаж, покупатель — в книге покупок.

Вопрос: Можно ли применять УПД в качестве счета-фактуры на сумму поступившего налогоплательщику авансового платежа (в соответствии с условиями договора)?

С появлением УПД привычная форма счета-фактуры не отменяется, поэтому на суммы поступившей предоплаты необходимо выписывать обычный счет-фактуру. Этот вывод, кстати, следует из Приложения 2 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@, в котором перечислены операции, для оформления которых может быть использован УПД, а именно: отгрузка товаров, передача имущественных прав и результатов работ, подтверждение оказания услуг. Таким образом, составление УПД в случае получения аванса не предусмотрено.

Вместе с тем, если УПД выписан налогоплательщиком именно на аванс, использование такой формы не должно повлечь за собой утрату права на применение вычета "авансового" НДС (конечно, при условии, что все другие требования НК РФ соблюдены). Но доказывать право на вычет, скорее всего, придется в судебном порядке.

Вопрос: УПД — универсальный документ, не только подтверждающий факт отгрузки товаров (передачи услуг и результатов работ), но и дающий право на вычет "входного" НДС. В связи с этой двойственностью возникает вопрос: в составе каких документов он должен храниться — подшиваться вместе с обычными счетами-фактурами в журнал выданных (полученных) счетов-фактур или прикладываться к первичным документам складского учета? Некоторые практики решили, что распечатывать УПД необходимо в четырех экземплярах, два из которых останутся у продавца (в журнале выданных счетов-фактур и материальных первичных учетных документах), оставшиеся два будут переданы покупателю (для подшивки в журнале полученных счетов-фактур и документах по учету приобретенных товарно-материальных ценностей, работ, услуг).

Каково ваше мнение? Следует ли для решения этого нюанса ожидать каких-то изменений в законодательстве по НДС (Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость")?

Полагаем, описанная ситуация не требует внесения корректировок в Постановление Правительства РФ N 1137. Она должна решаться каждым экономическим субъектом (организацией, индивидуальным предпринимателем) самостоятельно путем внесения изменений в его документооборот. Иными словами, каждое предприятие (ИП) должно продумать и установить порядок работы с УПД (исходящими и входящими). Цель УПД — сократить количество документов, поэтому задача его оформления в четырех экземплярах не ставилась, достаточно двух (один — продавцу, второй — покупателю), а куда его подшить — каждый решит самостоятельно. Как вариант, в журналы выданных и полученных счетов-фактур можно подшить оригинал УПД, к материальному отчету — приложить его копию.

Реквизитов много, но заполнять все не обязательно

Перечень обязательных реквизитов УПД приведен в Приложении 4 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@. Незаполнение этих показателей или нарушения в отражении сведений могут привести к спорам с налоговыми органами, хотя шансы отстоять право на вычет или признание расходов, конечно, остаются (как и в случае с обычной "первичкой" или привычными счетами-фактурами).

Вопрос: В форме УПД имеется реквизит "Документ составлен на ___ листах". Означает ли это, что при большом количестве наименований товаров, работ, услуг "счет-фактурная" часть УПД может быть увеличена, соответственно, "передаточная" часть документа (с подписями) может быть перенесена на другую страницу?

Да, действительно, при необходимости количество строк для отражения наименований товаров, работ, услуг, имущественных прав может быть увеличено (как это происходит с привычным счетом-фактурой, ведь иногда он составляется на нескольких страницах).

Вопрос: Не приведет ли использование УПД к тому, что налоговые органы станут чаще отказывать в применении вычетов?

На наш взгляд, оснований для таких опасений нет. По общему правилу для подтверждения права на вычет НДС необходимы два документа — счет-фактура и первичный учетный документ (накладная, акт), подтверждающий факт приобретения товаров, работ, услуг, имущественных прав и принятия их к учету.

Универсальный передаточный документ – альтернатива счету-фактуре и накладной

УПД в статусе "1" совмещает функции названных документов, поэтому при правильном заполнении этой формы нет оснований опасаться, что налоговый орган откажет в вычете.

Вопрос: УПД содержит большое количество строк и граф, то есть реквизитов в нем больше, чем в обычном счете-фактуре. Соответственно, возрастают риск возникновения неточностей при заполнении и, как следствие, количество поводов для отказа в применении вычета. Насколько обоснованно такое мнение?

В абз. 2 Приложения 2 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@ указано, что заполнение всех реквизитов УПД, установленных в качестве обязательных для первичных документов ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон N 402-ФЗ) и для счетов-фактур ст. 169 НК РФ, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа "1"). Иными словами, право на применение вычетов по НДС дает УПД, в котором заполнены реквизиты, являющиеся обязательными:

• для "первички" <1>;
• для счетов-фактур (ст. 169 НК РФ).

<1> Согласно ст. 9 Закона N 402-ФЗ это: наименование документа, дата его составления, наименование экономического субъекта, составившего документ, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения, наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события, а также подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Незаполнение либо неточности в заполнении остальных полей УПД не препятствуют применению налогового вычета. Кстати, подсказка о том, какие реквизиты УПД не являются обязательными, дана в Приложении 3 к рассматриваемому Письму. В частности, в этом Приложении отмечено, что к числу обязательных реквизитов не относятся:

• графы "А" "N п/п" и "Б" "Код товара/работ, услуг";
• строки 9 "Данные о транспортировке и грузе", 12 "Иные сведения об отгрузке, передаче" и др.

Обязательные реквизиты перечислены в Приложении 4 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@.

Вопрос: В отношении счетов-фактур действует положение абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ о том, что ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога. Распространяется ли эта норма на УПД?

Данное положение применимо и в отношении УПД. Причем на это указано в самом Письме ФНС России N ММВ-20-3/96@ (см. абз. 1 Приложения 4).

Вопрос: Форма УПД содержит реквизит "М.П.". Является ли проставление оттиска печати обязательным?

Нет, не является. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 Закона N 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету. На это прямо указано в Приложении 3 к рассматриваемому Письму.

Вопрос: Вправе ли организация дополнить УПД новыми реквизитами, чтобы на его основе можно было сформировать платежное поручение?

ФНС допускает возможность усовершенствования формы УПД хозяйствующими субъектами путем введения в нее новых полей, предназначенных для отражения дополнительной информации. Такой вывод следует из текста, размещенного в Приложении 4 ниже таблицы.

И.И.Тимонина

Эксперт журнала

"Строительство:

бухгалтерский учет

и налогообложение"

Форма и формат УПД и УКД

Структура УПД

Применение УПД

оказание услуг;

передача имущественных прав;

Открыть в полном размере

Универсальные передаточные документы

УПД со статусом 2 (исполняет только функции первички):

Открыть в полном размере

Для счета-фактуры жестко установлен формат для использования в электронном виде, поэтому использование УПД в электронном виде вызывает больше вопросов, чем ответов. Теоретически, можно отправлять файлы счета-фактуры и товарной накладной в виде обычных формализованных документов, формат которых установлен ФНС, а отображать их в виде одного документа УПД. Однако такой вариант не регламентирован законом. Поэтому, на данный момент лучше дождаться официального принятия форматов УПД и УКД для использования в электронном виде.

УПД появился в связи с тем, что первичный учетный документ (например, товарная накладная или акт выполненных работ) и счет-фактура содержат много одинаковых данных, а оформляются на разных документах.

Использование УПД закреплено Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Использование универсального корректировочного документа (далее – УКД) закреплено Письмом ФНС от 17.10.2014 N ММВ-20-15/86@.

Форма и формат УПД и УКД

Форма УПД содержится в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Форма УКД содержится в Письме ФНС от 17.10.2014 N ММВ-20-15/86@.

За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами первичных учетных документов, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).

Формат УПД и УКД на данный момент ещё не приняты законодательно. На Едином портале для размещения информации о разработке федеральными органами исполнительной власти проектов НПА и результатов их общественного обсуждения есть Проект ведомственного приказа ФНС об утверждении форматов универсального передаточного документа и универсального корректировочного документа.

Структура и использование УПД

Структура УПД

Применение УПД

Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:

отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);

передача результатов выполненных работ;

оказание услуг;

передача имущественных прав;

отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

В форме УПД есть графа «Статус», в котором указывается номер вида документа. Возможные статусы:

1 - счет-фактура и передаточный документ (акт). То есть сочетает в себе функции первички и счета-фактуры. См. пример 1. Если выбрать единицу, то поставщику достаточно составить один документ. Им покупатель сможет подтвердить и расходы, и вычеты. Поэтому требовать отдельный счет-фактуру для вычетов не требуется.

2 - только передаточный документ (акт). Используется только в качестве первички. См. пример 2. Если поставщик выбрал статус 2, то дополнительно к такой первичке надо выставить счет-фактуру отдельно, если она необходима. А если продавец на спецрежиме и не платит НДС, то никакие другие документы не требуются, поскольку счет-фактура не выставляется.

Перечень обязательных реквизитов в универсальном документе зависит от его статуса. Если составление счета-фактуры не требуется, то реквизиты, характерные только для счета-фактуры заполнять не обязательно.

Если УПД создавался со счетом-фактурой, то исправление и корректировка УПД делаются в соответствии с теми же правилами, которые установлены для счетов-фактур. Для корректировки используется УКД.

Пример 1. УПД со статусом 1 (сочетает функции первички и СФ):

Открыть в полном размере

Пример 2. УПД со статусом 2 (исполняет только функции первички):

Открыть в полном размере

Использование УПД в электронном виде

Для счета-фактуры жестко установлен формат для использования в электронном виде, поэтому использование УПД в электронном виде вызывает больше вопросов, чем ответов. Теоретически, можно отправлять файлы счета-фактуры и товарной накладной в виде обычных формализованных документов, формат которых установлен ФНС, а отображать их в виде одного документа УПД.

Универсальный передаточный документ: полезен ли он налогоплательщику?

Однако такой вариант не регламентирован законом. Поэтому, на данный момент лучше дождаться официального принятия форматов УПД и УКД для использования в электронном виде.

К тому же, нет реальной необходимости использования УПД в электронном виде. В основном этот документ направлен на упрощение работы с бумажными документами. Те преимущества УПД и УКД, которые есть в бумаге (сокращение количества бумажных документов, затрат на распечатку, двойная работа при заполнении двух почти одинаковых документов), не действуют на электронный документооборот. Проблема с двойным заполнением решается с помощью автоматического заполнения счета-фактуры на основании первичного документа. А для компаний, которые используют учетные системы, такой проблемы не возникает вообще.

Вопрос: Возможно ли дополнить форму УПД рекомендованную в письме ФНС России от 21.10.201Зг. №ММВ-20-3/96@ дополнительным столбцом 4а «Цена (тариф) за единицу измерения с НДС» после столбца 4?

Ответ: Универсальный передаточный документ, рекомендованный к применению ФНС России в указанном в запросе письме, может быть использован:
— как передаточный документ и счет-фактура (с указанием статуса «1»);
— исключительно как передаточный документ (с указанием статуса «2»).

Как получено из устных разъяснений сотрудников организации, использование УПД осуществляется со статусом «1».

Следовательно, при рассмотрении вопроса о внесении дополнительных реквизитов в данных документ следует руководствоваться:
— нормами ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", содержащей требования к первичным документам;
— положениями Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость", регулирующего порядок оформления счетов-фактур.

Закон №402-ФЗ не предусматривает каких-либо ограничений по порядку внесения дополнительных реквизитов в первичный документ.

В соответствии с п. 9 Порядка оформления счета-фактуры, утв.

Заменяет ли УПД акт выполненных работ

Постановлением №1137:
«Налогоплательщик вправе указывать в дополнительных строках и графах счета-фактуры дополнительную информацию, в том числе реквизиты первичного документа, при условии сохранения формы счета-фактуры , утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. N 1137».
Таким образом, внесение дополнительных реквизитов в УПД возможно только при условии сохранения формы счета-фактуры, то есть за пределами «черной рамки». Данное мнение неоднократно высказывали контролирующие органы, например, в Письмах ФНС России от 24.01.2014 N ЕД-4-15/1121@, от 23.12.2015 N ЕД-4-15/22619.

Так же имеют место разъяснения ФНС России по порядку внесения дополнительных реквизитов в счет-фактуру, которые так же могут быть применимы в нашей ситуации. Например, Письма ФНС России от 17.08.2016г. №СД-4-3/15094@, №СД 4-3/15118@.

Как указано в запросе, организация планирует внести дополнительный реквизит в «табличную» часть счета-фактуры, что будет нарушать условие сохранения законодательно утвержденной формы счета-фактуры.

Таким образом, внесение дополнительного столбца 4а «Цена (тариф) за единицу измерения с НДС» не соответствует требованиям законодательства. Данная информация может быть добавлена по аналогии со столбцами «А» и «Б» в форме УПД, рекомендованной ФНС России.

В то же время отмечаем, что на сегодняшний день НК РФ не предусмотрена ответственность для продавца за нарушение порядка оформление счета-фактуры (не соблюдение положений Постановления №1137).

Не корректное заполнение таковой влечет риски для покупателя, которые выражаются в отказе налогового органа в вычете НДС по такому счету-фактуре. При этом, в силу п.2 ст. 169 НК РФ ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога. А так же п.2 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных п.5 и п.6 ст. 169 НК РФ, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Исходя из приведенных норм ст. 169 НК РФ можно говорить о том, что нарушение формы счета-фактуры не является основанием для отказа в вычете НДС у покупателя. Вместе с тем, в целях минимизации претензий к покупателю со стороны контролирующих органов полагаем целесообразным обеспечить внесение дополнительных реквизитов с учетом позиции, высказываемой в Письмах, то есть до графы 1 или после графы 11 табличной части УПД.

Предлагаем рассмотреть наиболее часто встречающиеся ошибки, которые допускаются при . Эти ошибки разделены на две группы: первая — неточности, которые допускают и списание в расходы; вторая — существенные ошибки, влекущие риск потерять вычет и расходы.

Обратите внимание! Поставщик вправе выписать УПД, даже если такая форма первички в договоре не установлена.

Возможно, вы впервые получили УПД поставщика, который раньше всегда передавал стандартный комплект — счет-фактуру и накладную или акт приемки-сдачи. О переходе на новый бланк договоренности не было. В договоре о нем ничего не сказано. Не теряйтесь: вы можете без риска принять к учету такой УПД. Конечно, если он верно заполнен. Ведь прописывать в договоре формы первичных документов необязательно.

Ошибки в УПД, не влияющие на вычет НДС

Многие недочеты в УПД не влияют на право компании заявить вычет НДС или учесть расходы при расчете налога на прибыль.

Ошибочный статус документа

Поставщик может ошибиться в статусе документа (1) . Например, в универсальном документе, который заменяет счет-фактуру и накладную, отразить значение 2 вместо 1. Или вообще забыть о заполнении этого реквизита.

Это некритично. Данный показатель носит информационный характер. При определении фактического статуса документа нужно исходить из того, заполнены ли в нем обязательные показатели счета-фактуры и первички (приложение №4 к письму ФНС России от21 октября 2013г. №ММВ-20-3/96@). Таким образом, компания вправе заявить вычет по УПД с ошибкой в статусе. Но при условии, что «счет-фактурная» часть документа заполнена верно.

Чтобы полностью исключить вопросы инспекторов, можно попросить поставщика исправить документ. Поле «Статус» не относится к реквизитам счета-фактуры, поэтому внести изменения в этот реквизит контрагент может по правилам, действующим для первичных документов. То есть зачеркнуть ошибочный статус, а рядом вписать правильное значение, дату исправления и заверить их подписью с расшифровкой (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от6 декабря 2011г. №402-ФЗ). А возможно, поставщик согласится и просто заменить документ на новый, с корректным статусом.

Отсутствует отметка об утверждении

Некоторые компании в самостоятельно разработанной и утвержденной первичке ставят в правом верхнем углу отметку о том, что бланк утвержден в учетной политике. Но такое оформление бланков — дело добровольное, поэтому во входящем УПД вы вряд ли встретите подобную отметку. Тем более что и поставить ее особенно негде. Правый верхний угол универсального документа уже занят ссылкой на постановление Правительства РФот26 декабря 2011г. №1137, которым утверждена форма счета-фактуры (2) .

Просить заменить УПД в такой ситуации необязательно, ведь он и без отметки дает покупателю право на вычет и признание затрат. Формы первичных документов, в том числе и УПД, директору действительно нужно утверждать в учетной политике или в отдельном приказе (ч. 4 ст. 9 Закона №402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008). Но делать в УПД отметку, что его форма утверждена в учетной политике, поставщик не обязан. В законодательстве такого требования нет.

Если вы решили перестраховаться и хотите убедиться, что поставщик утвердил у себя форму УПД, попросите прислать выписку из учетной политики или копию приказа. Контрагент вправе отказать, но, возможно, для него не составит труда выполнить вашу просьбу.

В УПД добавлены непредусмотренные реквизиты

Некоторые поставщики включают в УПД дополнительные реквизиты, которых нет в бланке, разработанном ФНС. Например, данные о расчетном счете, на который нужно перечислять деньги за отгруженный товар. По документу с такими сведениями можно смело заявлять вычет и списывать расходы. Переделывать его незачем.

Осбратите внимание! Безопаснее, чтобы поставщик заменил УПД, в котором дополнительные сведения нарушают последовательность обязательных показателей счета-фактуры. Иначе есть риск потерять вычет.

Бланк УПД является рекомендованным, поэтому поставщик ничего не нарушает, включая в него дополнительные реквизиты (письмо ФНС России от24 января 2014г. №ЕД-4-15/1121@). Правда, безопаснее, чтобы подобные показатели не меняли последовательность обязательных реквизитов счета-фактуры. Ведь на этом настаивают в Минфине России (письмо от20 июля 2012г. №03-07-09/87). Таким образом, если поставщик привел дополнительные сведения под таблицей или после показателей первички, то есть строк 14 и 19 , проблем нет. Если же необязательные данные вклинились между строками или графами «счет-фактурной» части УПД, лучше исправить документ.

Отсутствует дата отгрузки

В строке 11 универсального передаточного документа нужно отражать дату отгрузки товара (3) . Но если поставщик оставил эту строку пустой, не страшно. В этом случае считается, что продавец отгрузил товары на дату документа, которая стоит в строке 1 (приложение №4 к письму №ММВ-20-3/96@). Так что УПД можно принимать к учету.

В книге покупок документ нужно зарегистрировать на дату получения товаров. Ее отражают в строке 16 УПД (4) .

В документе есть исправления

Налоговики еще работают над разъяснениями о том, как исправлять универсальный передаточный документ. Но это не мешает компаниям уже сейчас корректировать его показатели, руководствуясь правилами, которые действуют для обычных счетов-фактур и первички. Таким образом, документ с исправлениями можно принять к учету. Но перед этим надо проверить, верно ли поставщик скорректировал показатели.

Обратите внимание! Чтобы исправить ошибку в части счета-фактуры, поставщик должен выставить новый экземпляр документа. А в нем поставить дату и номер исправления.

Недочет в реквизитах счета-фактуры, то есть строках 1-7 , графах 1-11 и подписях руководителя или главного бухгалтера, исправляют путем составления нового экземпляра УПД. Уже с правильными данными. В строке 1а должны быть указаны номер и дата исправления (5) (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением №1137).

Ошибки в других реквизитах можно исправлять так же, как в первичных документах. Продавец зачеркивает ошибку, рядом пишет правильные данные и дату исправления, а потом заверяет их своей подписью с расшифровкой (ч. 7 ст. 9 Закона №402-ФЗ).

Пять подсказок по оформлению УПД

1. Необязательно выписывать УПД по каждому договору . Например, по одним договорам можно оформлять УПД, а по другим — отдельные счет-фактуру и накладную (или акт приемки-сдачи услуг).

2. Можно выписывать УПД только в качестве первички , например, если компания применяет упрощен ку. В таком документе ставят статус 2.

3. На УПД можно перейти в середине года , утвердив этот бланк, к примеру, в договоре с контрагентом.

4. Не надо исправлять УПД, если поставщик предоставил ретроскидку . Но нужно выставить покупателю корректировочный счет-фактуру.

5. Нельзя принять к вычету НДС, если УПД выписан на подотчетника . Покупатель — обязательный реквизит, и в нем должны быть компания и ее ИНН, а не сотрудники.

Ошибки в УПД, которые лучше устранить

Из-за существенных ошибок в универсальном передаточном документе налоговики могут отказать компании в вычете НДС и учете расходов. Безопаснее заменить УПД, если вы найдете в нем следующие недочеты.

УПД выставили на аванс

Выписывать УПД можно при отгрузке товаров, выполнении работ или оказании услуг (приложение №2 к письму №ММВ-20-3/96@). Для оформления авансов и НДС по ним универсальный документ не подходит. Поэтому если контрагент выставил УПД вместо авансового счета-фактуры, заявлять вычет по нему рискованно. Нужно получить от поставщика счет-фактуру в стандартном виде.

Отсутствуют реквизиты договора

В строке 8 УПД должны стоять дата и номер договора, на основании которого поставщик отгрузил товары (6) . Если компания приобрела работы или услуги, в универсальном передаточном документе также должны фигурировать реквизиты контракта (приложение №3 к письму №ММВ-20-3/96@).

Если поставщик забыл отразить в УПД сведения о договоре, их безопаснее добавить в документ. В рекомендациях по заполнению документа не сказано, что заполнять строку 8 необязательно. К тому же наличие в УПД реквизитов контракта дополнительно подтверждает реальность сделки.

Нет данных о валюте

Компании, которые находятся на упрощенке или ЕНВД, могут использовать универсальный передаточный документ только в качестве первички со статусом 2. Поэтому они иногда забывают заполнять в «счет-фактурной» части УПД строку 7, отведенную для наименования и кода валюты (7) .

Обратите внимание! Важно, чтобы во всех полученных УПД были наименование и код валюты. Даже в тех, которые прислал в качестве первички поставщик на спецрежиме. Иначе налоговики могут снять расходы.

Но без этих данных не ясно, в чем выражены стоимостные показатели «первичной» части УПД. А для налоговиков это лишний повод снять расходы. Поэтому документ поставщику надо исправить — дописать в него название и код валюты. Или нужно взять у поставщика новый правильный экземпляр.

Не хватает подписей

УПД подписывают руководитель и главный бухгалтер поставщика или вместо них уполномоченные работники. Также на документе должны расписаться сотрудники, ответственные за отгрузку товаров (строка 10) (8) и за оформление документа (строка 13) (9) . Если эти подписи не проставлены, лучше обратиться к поставщику, чтобы он исправил недочет. Инспекторы при проверках особое внимание уделяют тому, как заверены документы. Ведь подписи — обязательный реквизит как счета-фактуры, так и первички (п. 6 ст. 169 НКРФ, п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ).

Но есть особенности для ситуации, когда ответственными за отгрузку или оформление УПД являются те же работники, которые подписали «счет-фактурную» часть документа. В этом случае можно обойтись без подписей в строке 10 или 13 документа, а привести в ней только должность и Ф.И.О. работника.

Возможно также, что в компании один и тот же работник отвечает за отгрузку и оформление УПД. Тогда он может расписаться только в строке 10 , а в строке 13 указать свои Ф.И.О. и должность (приложение №3 к письму №ММВ-20-3/96@).

Наша организация поставщик. мы отгружаем товар по доверенности. в УПД этот факт указываем. Доверенность со стороны покупателя выписана на водителя. Кто должен расписаться со стороны покупателя в строке "Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни" или в данном случае эта строка остается без подписи? ведь водитель не отвечает за правильность оформления...

Строку 18 УПД заполняет сотрудник или сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки. Если в доверенности не сказано, что водитель является ответственным за правильность оформления факта хозяйственной жизни, то данная строка не заполняется.

Ольги Цибизовой, начальника отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как применять универсальный передаточный (корректировочный) документ (УПД и УКД)

Заполнение универсальных документов

УПД

Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Однако он не является обязательным. Поэтому, если на документе не будет печати, покупатель (заказчик) все равно сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль. В то же время, проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта – составителя документа (в т. ч. комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) – строку 19 «Наименование экономического субъекта – составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

Подробные рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД приведены в приложениях и кписьму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96 .

Оформление УПД обособленными подразделениями

Рекомендации по оформлению УПД не содержат специальных правил по заполнению сведений о продавце и грузоотправителе, если товары (работы, услуги) реализует обособленное подразделение. Поэтому применяйте тот же порядок, который предусмотрен для заполнения счетов-фактур .

УПД должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации-продавца (исполнителя). Вместо них УПД могут подписать другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Если УПД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности предпринимателя. В обоих случаях в УПД должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.

Кроме того, в УПД ставят свои подписи:

• сотрудники, ответственные за передачу (приемку) товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав;
• сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки (как со стороны продавца, так и со стороны покупателя).

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера», №12, декабрь 2013
Как работать с новым передаточным актом

Как заполнять единый документ

Строки 1–7 и графы 1–11 заполняйте по правилам, утвержденным постановлением № 1137 . В том числе это относится к номеру документа в строке 1 . То есть нумеровать УПД лучше наряду с обычными счетами-фактурами. Например, если компания выписала счет-фактуру с номером 162, то следующему универсальному документу на отгрузку можно присвоить номер 163. Если же компания применяет упрощенку и использует УПД в статусе 2, то можно продолжать нумерацию, установленную для первичных документов.

ДАТА ПОЛУЧЕНИЯ ТОВАРОВ

В строке 16 покупатель фиксирует дату, когда получил товары, принял услуги или работы. Если этот реквизит не заполнить, налоговики будут считать, что покупатель получил товары на дату отгрузки, которая прописана в строке 11 . Или в строке 1 , если дата отгрузки не указана.

СВЕДЕНИЯ О ПРИЕМКЕ

Строку 17 тоже заполняет покупатель. Здесь можно указать, например, что компания выявила некачественные товары.

ПОДПИСИ СТОРОН

В строке 10 универсального документа ставит свою подпись работник поставщика, который отгрузил товары. Также документ заверяет ответственный за оформление этой хозяйственной операции в строке 13 . Если это тот же работник, то можно указать его Ф.И.О. и должность, а подпись не ставить. Строки и предназначены для покупателя. Встроке 15 ставит подпись сотрудник, который получил товар, в строке 18 – ответственный за оформление операции. Если ответственным за оформление документа является работник, который получил товары, в строке 18 опять же можно указать только его Ф.И.О. и должность.

ПИСЬМО ФНС РОССИИ ОТ 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Письмо

Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры