Если организация занимается проведением тендеров и заключением государственных контрактов, в ее штатном расписании обычно есть должность специалиста по закупкам. Специальность эта сравнительно молодая: она появилась после начала действия Федерального закона о госзакупках № 44. Это отдельная штатная должность, для которой разработан , а значит, и установлены требования к необходимым квалификации и опыту. Поэтому для такого сотрудника должна быть разработана и утверждена соответствующая должностная инструкция.
Когда необходима должностная инструкция для специалиста по госзакупкам
Если учреждение или организация решили ввести в штатное расписание отдельного эксперта, который будет заниматься исключительно вопросами, связанными с проведением закупок по закону № 44-ФЗ, для него необходимо разработать отдельную должностную инструкцию. При этом в организации уже могут быть такие должности, как:
- менеджеры по закупкам;
- специалист по материально-техническому снабжению.
Эти сотрудники обычно всегда есть в организациях, в том числе государственных и муниципальных. Они занимаются обеспечением всех материально-технических нужд, и иначе их называют «снабженцы». От эксперта по госзакупкам они отличаются тем, что его задача состоит в оформлении государственных контрактов в рамках № 44-ФЗ. Для этого требуется не просто особая квалификация, но и соответствие новым профстандартам, утвержденным Минтрудом:
- «Специалист в сфере закупок»;
- «Эксперт в сфере закупок».
По закону 44-ФЗ, такой профессионал должен быть в каждой муниципальной или государственной организации. Организации, принимающие участие в тендерах в качестве поставщиков, также могут ввести такую должность. При этом должна быть утверждена отдельная должностная инструкция специалиста в сфере закупок, если эта обязанность является для работника основной. Если он совмещает несколько должностей, то можно дополнить уже имеющиеся требования к работе (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).
Требования к специалисту по госзакупкам
Чтобы человек мог претендовать на должность в рамках закона 44-ФЗ, он обязательно должен иметь:
- Профильное (среднее специальное, высшее, дополнительное) в зависимости от уровня должности. Допускается окончание курсов повышения квалификации, утвержденных на государственном уровне.
- Достаточные практические и теоретические знания требований закона 44-ФЗ и подзаконных нормативно-правовых актов в сфере госзакупок.
- Опыт работы с государственными контрактами.
- Навыки бухгалтерского учета и знание документооборота (составление и редактирование документов).
- Знание основ экономики и ценообразования.
Все эти условия должны быть отражены в соответствующей инструкции.
Кто утверждает должностную инструкцию
Этот документ каждая организация или учреждение разрабатывает самостоятельно, поэтому он является внутренним. Утвердить такой акт должен руководитель организации-работодателя. К форме и составу должностных инструкций законодательством требований не установлено, поэтому каждый работодатель имеет возможность разработать этот документ в соответствии со своими предпочтениями и практикой, сложившейся в отрасли.
Пример составления должностной инструкции
Структура документа обычно включает несколько разделов:
- Общие положения (порядок назначения на должность, подчинение и требуемый опыт).
- Функциональные должностные обязанности специалиста по закупкам (должны быть прописаны в соответствии с законом № 44-ФЗ).
- Права работника (требования Трудового кодекса).
- Ответственность работника.
- Условия работы (режим и порядок проведения спецоценки условий труда).
Разработанная должностная инструкция по закупкам должна быть подписана начальником структурного подразделения, куда трудоустроен сотрудник. Содержание документа должно быть согласовано с юридической службой. Сам работник должен быть ознакомлен с ней под подпись. Один экземпляр он обязательно должен получить на руки.
Сверху документа должны быть указаны данные организации (в левом углу) и стоять виза руководителя (в правом углу). Ниже располагается название.
- порядок назначения на должность специалиста по госзакупкам и освобождения от нее;
- подчинение работника;
- требования к стажу;
- требования к знаниям.
Следующий раздел «Функциональные обязанности» может быть объемным, поскольку в нем нужно перечислить абсолютно все, что входит в обязанности сотрудника. Но можно сделать его и лаконичным, как в приведенном примере. Главное, чтобы он соответствовал требованиям 44-ФЗ.
Этот документ служит для обозначения прав, обязанностей и ответственности специалист, задача которого – обеспечивать предприятие материалами, закупать сырье и средства для его работы.
Должностная инструкция специалиста по закупкам: функции
Суть должностной инструкции – закрепление в юридическом плане прав, обязанностей и границ ответственности специалиста, который назначается на должность. Этот документ формирует законные основания для того, чтобы работодатель мог использовать по отношению к этому сотруднику меры дисциплинарного характера, если не выполняются оговоренные в инструкции обязанности.
Другая важная функция инструкции – регламентировать работу сотрудника с учетом поставленных задач и имеющихся ресурсов . Это позволяет специалисту точно знать, что от него требуется. Соответственно, качество его работы повышается на порядок по сравнению с ситуацией, когда должностная инструкция на прописана.
Важный момент: в ведении специалиста по закупкам – сложные вопросы, связанные с тем, чтобы компания всегда была обеспечена нужным объемом сырья, материалов, товаров, необходимых для функционирования компании.
С этой точки зрения регламентировать работу специалиста означает – создать условия для того, чтобы вся компания работала эффективно.
Должностная инструкция специалиста по закупкам
В должностной инструкции сотрудника, отвечающего за закупки, присутствуют основные разделы:
- посвященные общим положениям;
- описание должностных обязанностей;
- изложение прав, которыми обладает сотрудник;
- формулировки ответственности, которые он несет в случае, если обязанности не выполняются должным образом.
Возможны дополнения, которые уточняют требования к квалификации специалиста. Их, как правило, включают в общие положения. Однако, когда на данной должности предусмотрена сложная работа, то такие требования могут отображаться в соответствующей главе, расположенной отдельно.
В разделе общих положений отражается:
- что человек, отвечающий за закупки, является рядовым сотрудником, входит в категорию специалистов;
- как происходит назначение на эту должность;
- каким образом сотрудник замещается, если он отсутствует на рабочем месте;
- какой квалификацией должен обладать специалист по закупкам;
- какие источники он может использовать, выполняя свою работу.
Раздел, посвященный должностным обязанностям, определяет:
- какие задачи сотрудник должен решать в отношении поставщиков, клиентов, партнеров;
- какой круг задач связан с сотрудничеством с коллегами по предприятию;
- какие задачи относятся исключительно к функциям данного сотрудника, и он может решать их только сам;
- в каком порядке сотрудник должен предоставлять отчеты о своей работе;
- какие обязанности имеет сотрудник в плане выполнения приказов руководителей.
Раздел, посвященный правам специалиста, отображает:
- какие полномочия ему даются, чтобы он мог выполнить свои должностные обязанности;
- каким образом он может получать сведения, которые нужны ему для реализации своих задач;
- каким образом он получает необходимые ресурсы, чтобы выполнить свои обязанности по должности;
- как он представляет руководителям свои предложения, касающиеся улучшения условий работы – своей и других сотрудников компании, а также в отношении инфраструктурных вопросов.
Раздел, где оговариваются вопросы ответственности специалиста, может включать:
- какую ответственность он несет, если нарушит свои должностные обязанности, не будет выполнять приказы руководителей, разгласит коммерческую тайну или другую информацию конфиденциального характера, а также нарушит законы страны;
- список нормативно-правовых актов или законодательных сфер, которые определяют, какой ответственностью обладает данный сотрудник.
При желании кадровой службы внести в документ специальный раздел, где оговариваются квалификационные требования, в него можно включить список критериев, которые будут дополнять те, что содержат общие положения. К примеру, перечисление, какие конкретные прикладные навыки и качества личности сотрудника нужны, чтобы он мог выполнять свои должностные обязанности.
Порядок утверждения и подписи инструкции
Утверждение документа обычно выполняют руководители компании. Инструкция может быть в виде самостоятельного правового акта: тогда ее подписывает сам руководитель. А также она может являться отдельным приказом.
Должностные инструкции с учетом профстандартов 2016-2017
Образец должностной инструкции специалиста по закупкам
Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист в сфере закупок
1. Общие положения
1.1. На должность специалиста по закупкам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по программе повышения квалификации и программе профессиональной переподготовки в сфере закупок.
1.2. Специалист по закупкам должен знать:
1) требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
2) основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
3) основы антимонопольного законодательства;
4) основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
5) особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
6) методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
7) особенности составления закупочной документации;
8) основы информатики в части применения к закупкам;
9) этику делового общения и правила ведения переговоров;
10) дисциплину труда;
11) Правила внутреннего трудового распорядка;
12) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
13) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.3. Специалист по закупкам должен уметь:
1) использовать вычислительную и иную вспомогательную технику, средства связи и коммуникаций;
2) создавать и вести информационную базу данных;
3) изготавливать документы, формировать, архивировать, направлять документы и информацию;
4) обобщать полученную информацию, цены на товары, работы, услуги, статистически ее обрабатывать и формулировать аналитические выводы;
5) обосновывать начальную (максимальную) цену закупки;
6) описывать объект закупки;
7) разрабатывать закупочную документацию;
8) анализировать поступившие заявки;
9) оценивать результаты и подводить итоги закупочной процедуры;
10) формировать и согласовывать протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;
11) работать в единой информационной системе;
12) проверять необходимую документацию для заключения контрактов;
13) осуществлять процедуру подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);
14) взаимодействовать с закупочными комиссиями и технически обеспечивать деятельность закупочных комиссий;
15) составлять и оформлять отчет, содержащий информацию об исполнении контракта, о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта, о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением, об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения, об изменении контракта или о расторжении контракта;
16) осуществлять организацию оплаты/возврата денежных средств;
17) организовывать уплату денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;
18) ……… (другие навыки и умения)
1.4. Специалист по закупкам в своей деятельности руководствуется:
1) Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", Федеральным законом от 02.12.1994 N 53-ФЗ "О закупках и поставках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия для государственных нужд";
2) ……… (наименование учредительного документа)
3) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
4) настоящей должностной инструкцией;
5) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих
трудовые функции по должности)
1.5. Специалист по закупкам подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.6. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд:
1) предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги;
2) подготовка закупочной документации;
3) обработка результатов закупки и заключение контракта.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по закупкам исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 1 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет обработку и анализ информации о ценах на товары, работы, услуги;
2) осуществляет подготовку и направление приглашений к определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) различными способами;
3) обрабатывает, формирует и хранит данные, информацию, документы, в том числе полученные от поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 2 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) формирует:
Начальную (максимальную) цену закупки;
Описание объекта закупки;
Требования, предъявляемые к участнику закупки;
Порядок оценки участников;
Проект контракта;
2) составляет закупочную документацию;
3) осуществляет подготовку и публичное размещение извещения об осуществлении закупки, документации о закупках, проектов контрактов;
4) осуществляет проверку необходимой документации для проведения закупочной процедуры;
5) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности закупочных комиссий;
6) осуществляет мониторинг поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и заказчиков в сфере закупок.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 3 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет сбор и анализ поступивших заявок;
2) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий по осуществлению закупок;
3) выполняет обработку заявок, проверку банковских гарантий, оценку результатов и подводит итоги закупочной процедуры;
4) подготавливает протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;
5) осуществляет публичное размещение полученных результатов;
7) осуществляет проверку необходимой документации для заключения контрактов;
8) проводит процедуры подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);
9) осуществляет публичное размещение отчетов, информации о неисполнении контракта, о санкциях, об изменении или о расторжении контракта, за исключением сведений, составляющих государственную тайну;
10) подготавливает документ о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта;
11) организовывает:
Осуществление оплаты поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;
Осуществление уплаты денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;
Возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечения исполнения заявок или обеспечения исполнения контрактов.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. При исполнении своих должностных обязанностей специалист по закупкам должен соблюдать следующие этические нормы:
1) соблюдать конфиденциальность информации;
2) соблюдать этику делового общения;
3) занимать активную позицию в борьбе с профессиональной недобросовестностью;
4) не разглашать материалы рабочих исследований;
5) не создавать конфликтные ситуации на рабочем месте;
6) не совершать действий, которые дискредитируют профессию и репутацию коллег;
7) не допускать клевету и распространение сведений, порочащих иные организации и коллег.
3.3. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Специалист по закупкам имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по закупкам привлекается к ответственности:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством в сфере закупок;
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист в сфере закупок", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от от 10.09.2015 N 625н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения).
УТВЕРЖДАЮ:
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Контрактного управляющего
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность контрактного управляющего [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Контрактный управляющий назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Контрактный управляющий относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. На должность контрактного управляющего назначается лицо, имеющее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование в сфере размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд.
1.5. В практической деятельности контрактный управляющий должен руководствоваться:
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. Контрактный управляющий должен знать:
- Конституцию РФ, гражданское, бюджетное законодательство, Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», а также иные нормативные правовые акты в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, нужд бюджетного учреждения;
- общие принципы осуществления закупок для государственных, муниципальных нужд, нужд бюджетного учреждения;
- основные принципы, понятия и процессы системы закупок;
- систему проведения закупок для государственных, муниципальных нужд, нужд бюджетного учреждения в контексте социальных, политических, экономических процессов в Российской Федерации;
- методы планирования при проведении закупок;
- порядок осуществления подготовки и размещения в единой информационной системе извещений об осуществлении закупок, документации о закупках и проектов контрактов (договоров), подготовки и направления приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) способами, предусмотренными Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
- порядок осуществления закупок, в том числе заключения контрактов (договоров);
- критерии оценки заявок на участие в конкурсе, сравнительный анализ методов оценки заявок на участие в конкурсе;
- эффективность размещения заказов для государственных, муниципальных нужд, нужд бюджетного учреждения;
- контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации о размещении государственных и муниципальных заказов;
- меры ответственности за нарушения при размещении и исполнении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных, муниципальных нужд, нужд бюджетного учреждения;
- обеспечение защиты прав и интересов участников размещения заказов, процедуру обжалования;
- информационное обеспечение государственных и муниципальных заказов;
- основы трудового законодательства Российской Федерации.
1.7. Контрактный управляющий должен иметь профессиональные навыки, необходимые для:
- выполнения работы в сфере, соответствующей направлению деятельности структурного подразделения;
- планирования работы, контроля, анализа и прогнозирования последствий принимаемых решений;
- стимулирования достижения результатов и требовательности при ведении деловых переговоров;
- обеспечения выполнения поставленных руководством задач;
- эффективного планирования служебного времени;
- анализа и прогнозирования деятельности в порученной сфере;
- использования опыта и мнения коллег;
- делегирования полномочий;
- пользования современной оргтехникой и программными продуктами;
- подготовки деловой корреспонденции;
- систематического повышения профессиональных знаний;
- редактирования документации на высоком стилистическом уровне;
- своевременного выявления и разрешения проблемных ситуаций, приводящих к конфликту интересов.
1.8. В период временного отсутствия контрактного управляющего его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Должностные обязанности
Контрактный управляющий осуществляет следующие трудовые функции:
2.1. Разработка плана закупок.
2.2. Осуществление подготовки изменений для внесения в план закупок.
2.3. Размещение в единой информационной системе плана закупок и внесение в него изменений.
2.4. Разработка плана-графика.
2.5. Осуществление подготовки изменений для внесения в план-график.
2.6. Размещение в единой информационной системе плана-графика и внесенных в него изменений.
2.7. Информация о реализации планов закупок и планов-графиков.
2.8. Определение и обоснование начальной (максимальной) цены контракта (договора).
2.9. Осуществление подготовки и размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупок.
2.10. Осуществление подготовки и размещение в единой информационной системе документации о закупках и проектов контрактов (договоров).
2.11. Осуществление подготовки и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) способами, предусмотренными Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
2.12. Обеспечение осуществления закупок, в том числе заключение контрактов (договоров).
2.13. Организует обязательное общественное обсуждение закупки товара, работы или услуги в случаях, предусмотренных Законом.
2.14. По результатам обязательного общественного обсуждения закупки товара, работы или услуги в случае необходимости вносит изменения в планы закупок, планы-графики, документацию о закупках или организует отмену закупки.
2.15. Размещение отчетов заказчика, предусмотренные законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.
2.16. Размещение иной информации и документов, размещение которых в единой информационной системе предусмотрено законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.
2.17. Участие в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
2.18. Осуществление подготовки материалов для выполнения претензионной работы (на основании актов технических специалистов, начальников цехов).
2.19. Организация в случае необходимости на стадии планирования закупок консультаций с поставщиками (подрядчиками, исполнителями), участие в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определение наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд, нужд бюджетного учреждения.
2.20. При необходимости привлечение к своей работе экспертов, экспертных организаций (согласованных с [Наименование организации]) в соответствии с требованиями, предусмотренными Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и иными нормативными правовыми актами.
2.21. Поддержание уровня квалификации, необходимой для исполнения своих должностных обязанностей.
2.22. Исполнение иных обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
В случае служебной необходимости контрактный управляющий может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном законодательством.
3. Права
Контрактный управляющий имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.
3.3. Сообщать непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в производственной деятельности предприятия (его структурных подразделений) и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений Компании к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – с разрешения руководителя Компании).
3.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.7. Участвовать в пределах своей компетенции подготовке (обсуждении) следующих проектов:
- технических заданий; проектной документации;
- планов закупок;
- планов графиков;
- иных актов ненормативного (организационно-распорядительного) характера по вопросам, предусмотренным законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, нужд бюджетного учреждения.
3.8. Обязан в соответствии со своей компетенцией участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов: положения о контрактной службе; графика отпусков сотрудников контрактной службы; иных актов по поручению непосредственного руководителя.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Контрактный управляющий несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Несет персональную ответственность за соблюдение требований, установленных законодательством РФ о контрактной системе в сфере закупок и нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, касающиеся:
- планирования закупок товаров, работ, услуг;
- определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
- заключения гражданско-правового договора;
- особенностей исполнения контрактов (договоров);
- мониторинга закупок товаров, работ, услуг;
- аудита в сфере закупок товаров, работ, услуг;
- контроля соблюдения законодательства Российской Федерации.
4.3. Оценка работы контрактного управляющего осуществляется:
4.3.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.3.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.4. Основным критерием оценки работы контрактного управляющего является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы контрактного управляющего определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью контрактный управляющий обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
6. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности
Эффективность профессиональной служебной деятельности контрактного управляющего оценивается по следующим показателям:
6.1. Выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины.
6.2. Своевременности и оперативности выполнения поручений.
6.3. Качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, юридически грамотному составлению документа, отсутствию стилистических и грамматических ошибок).
6.4. Профессиональной компетентности (знанию законодательных и иных нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами).
6.5. Способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты.
6.6. Творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям.
6.7. Осознанию ответственности за последствия своих действий.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/«____» _______ 20__ г.
Должность специалиста по закупкам подразумевает приобретение товаров и материалов у изготовителей по выгодным условиям и ценам. Такой менеджер требуется на торговые и промышленные производства. Так как данная профессия появилась не так давно, найти хорошего специалиста достаточно сложно .
Организации, которые включают в кадровый состав необходимость в вакансии специалиста, отдают преимущество опытным экспертам . Они быстрее начинают работу с новыми технологиями, вникают в информационную систему и с легкостью приспосабливаются к изменениям рынка.
Профессия специалиста по закупкам предусматривает личностные качества работника, например, способность вести переговоры, логистику, опыт работы на торговых предприятиях и т.д.
Нормативные акты (223-Ф3)
Регулирование работы сотрудников по закупке производится с помощью законодательных актов. Основными из них являются Федеральные законы (44-Ф3 , непосредственно по закупке товаров 223-Ф3), Налоговый кодекс, Трудовой кодекс, а также государственные нормативные документы и документация внутри предприятия.
Для обеспечения работника правовой защитой Закон 223-Ф3 определяет регулированные цели, юридическую основу закупок, наблюдение за соблюдением правил и ответственность за правонарушения.
В приложении к Закону 223-Ф3 были разработаны профессиональные стандарты , которые определяют квалификацию сотрудников. Позже в Трудовой кодекс были внесены изменения, что любой работодатель обязан применять такие стандарты на практике при приеме сотрудника на работу.
Назначение и структура
Должностная инструкция определенно должна составляться по стандартам делового ведения документации . Она считается защитой прав и обязанностей для работника предприятия. При поступлении на работу специалиста по закупкам между ним и работодателем составляется договор с рассылкой на должностную инструкцию . Поэтому чем правильнее и грамотнее будет составлена инструкция, тем более защищен специалист.
Шапка документа обычно указывает на название организации, данные руководителя, согласовывает нижеуказанный текст. Документ письменно заверяется подписью директоров и печатью предприятия.
Раздел «Об общих положениях» определяет требования к кандидатуре, а также перечень нормативных документов для ознакомления. В разделе указывается количество штатных единиц и соотношение к штатному расписанию. Обозначаются правила принятия и увольнения.
Раздел «Права и обязанности» определяется по своему смыслу. В инструкции обозначаются внятные и конкретные права и обязанности работника, который поступает на работу. Чем детальнее они будут определены, тем качественнее будет протекать рабочий процесс.
Следующий раздел объясняет будущему сотруднику величину несения ответственности за противоправные действия на предприятии, выходящие за пределы компетенции.
Заключительным разделом является указание того, что инструкция составляется в соответствии со стандартами Федерального законодательства.
Требования к кандидатам
При поступлении на должность специалиста по закупкам, работодатель предъявляет ряд требований к кандидатам:
- Наличие аналитических способностей.
- Уметь владеть компьютерными и новыми технологиями.
- Быть коммуникабельным.
- Уметь принимать правильные и конструктивные решения.
В некоторых организациях работодатели могут предъявить дополнительные требования, например, знание языков, если приобретение товаров производится за пределами страны.
Также выдвигаются определенные требования к прохождению обучения в данной специфике.
В первую очередь сотрудник ознакомляется с должностными обязанностями
при заключении трудового соглашения с работодателем. Подтверждением является непосредственно подписанная должностная инструкция, на которой указывается дата, подпись, должность и фамилия сотрудника.
Также освидетельствованием является подпись в журнале регистрации вновь поступивших работников, отметка с датой и подписью на приказе о принятии на работу, отметка в журнале о прохождении инструктажей.
Соответственно, инструкция должна быть тщательно подготовлена и требовать определенных прав и обязанностей от сотрудника по закупкам. При необходимости, например при расширенном производстве, руководителю необходимо разграничить должности и обязанности специалиста в области закупок и менеджера по снабжению организации.
Условия работы
При определении условий труда работодатель в первую очередь руководствуется профессиональными стандартами . Условия специфики сотрудников по закупкам определяются нахождением в комнатных условиях, пыльных складах и на открытом воздухе при различных погодных условиях. Основные знания должны быть направлены на цифры, расчеты, формулы, диаграммы таблицы.
Условия работы признаются творческими, так как специалист по закупкам проводит планирование, анализ, конструирование работы. Данная профессия требует оригинального мышления .
Образец документа
Типовая структура инструкции для менеджера по закупкам:
Специалист обязан знать :
- тенденции мирового рынка;
- положения о произведении закупок;
- ассортимент, виды, классификационную необходимость товаров, входящих в его специализацию;
- разработки о деятельности предприятия, ведение финансовой и налоговой отчетности;
- перечень поставщиков;
- тактику, методы и стандарты ценообразования;
- этикет делового общения;
- знание компьютерных технологий.
Специалист обязан самостоятельно планировать и осуществлять деятельность для переговоров и достижения положительных результатов.
Должностные обязанности
- Специалист обязан обеспечить ассортимент товаров, которые пользуются спросом, устранить дефицит с помощью ежемесячного мониторинга товаров, поступающих в продажу.
- Определяет перечень заказа поставщику, следит за сроками и качественным выполнением заказа.
- Определяет плановые показатели, по которым происходит оборачиваемость товаров в подгруппе специалиста.
- Изучает прибыльность новых товаров и торговые предложения поставщиков.
- Выполняет плановую отчетность и предоставляет в отделы продаж компании.
- При снижении продаж выявляет определенный товар и проводит меры по уменьшению товарного остатка.
- Выявляет виды товаров, которые нужно дополнить либо убрать из сбыта, если просматривается тенденция малой перспективности от реализации.
- Повышает показатели оборота при составлении перечня закупочных товаров.
- На отчетную дату исчисляет остаток на складах предприятия и повышает уровень необходимых товаров на складе.
Права
- Вносить предложения руководству предприятия по улучшению деятельности продаж и усовершенствованию рабочих мест торгового отдела.
- Представлять интересы организации в других учреждениях в рамках компетенции.
- Требовать отчетности в пределах товарных подразделений для проведения полномерных должностных обязанностей.
- Распределять рабочий день для улучшения эффективности.
- Вести учет и распоряжение товарных ресурсов в рамках, определенных должностью.
Ответственность
- При нанесении ущерба имуществу или материалам предприятия, либо их недостачи, возлагается ответственность в рамках трудовых законопроектов.
- При правонарушении в ведении хозяйственной деятельности.
- При неисполнении должностных обязанностей, которые определены Трудовым кодексом.
- При несоблюдении коммерческой тайны и нецелевом использовании денежных средств компании.
- Ответственность предусмотрена уголовными, гражданскими и трудовыми Положениями.
Трудовые функции
- Изучить информацию о тенденциях рынка.
- Ознакомиться и тщательно изучить Положения о закупках.
- Определиться с видами, классификационной необходимость товаров.
- Определить и запомнить перечень поставщиков.
- Выявить наиболее качественные и малозатратные методы и стандарты ценообразования.
Условия работы
- Режим специалиста обозначен внутренним распорядком организации.
- При возникновении промышленной необходимости специалист может быть отправлен в командировку.
Для работы специалистом по продажам следует иметь образование, опыт работы и логическое мышление. При поступлении на работу необходимо учитывать все имеющиеся факторы производства и нюансы документального оформления. Перед подписанием соглашения и инструкций тщательно следует изучить структуру , чтобы потом не возникли трудовые споры.
В данном видео описаны возможные зоны ответственности менеджеров по закупкам.
