Документы при приеме на работу: что требовать и что просить. Обязательные документы, предъявляемые при приеме на работу Какие документы работодатель запрашивать не вправе

В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, входят:

• паспорт, в том числе новый электронный, или другой документ, удостоверяющий личность. Например, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет, заграничный паспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;

• трудовая книжка (кроме совместителей и впервые поступающих на работу);

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме впервые поступающих на работу);

• документы воинского учета, за исключением сотрудников-иностранцев. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719);

• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки);

• справка о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, например педагогической деятельностью) (ст. 331 ТК РФ).

Об этом сказано в статье 65 и части 3 статьи 327.3 Трудового кодекса РФ.

Требовать документы, которых нет в этом списке, можно только в случаях, предусмотренных законодательством. Например, если организация принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ).

Дополнительные документы предъявляют также иностранные граждане в зависимости от их статуса. Так, временно проживающие иностранцы дополнительно предъявляют разрешение на временное проживание, а постоянно проживающие - вид на жительство. Временно пребывающие иностранцы предъявляют разрешение на работу или патент, а также действующий на территории России договор (полис) ДМС. При этом предъявлять договор (полис) ДМС не нужно, если работодатель заключает с медицинской организацией договор о предоставлении платных медицинских услуг сотруднику-иностранцу.

Следует учесть, что иностранец может предъявить разрешение на работу после заключения трудового договора, если для его получения необходимо было сначала оформить трудовой договор. В этом случае трудовой договор вступает в силу не ранее дня получения разрешения на работу, а сведения о разрешении на работу вносят в дополнительное соглашение к договору.

Такие правила предусмотрены в частях 1-2 статьи 327.3 Трудового кодекса РФ.

С представленных документов нужно снять копии и хранить их, например, в личном деле сотрудника. Там же могут находиться трудовая книжка, трудовой договор, приказ о приеме на работу и все последующие приказы, касающиеся сотрудника.

Внимание! С 1 января 2015 года ФМС России начала выдачу электронных паспортов. Первыми новый основной документ, удостоверяющий личность, по новому образцу получают жители Крыма, г. Севастополя и г. Ростова-на-Дону.

Ожидается, что во всех остальных регионах электронные паспорта начнут выдавать с 2017 года, а в 2025 году планируют окончательно отменить бумажную версию документа. Выдавать электронный документ будут один раз в 10 лет. На пластиковой карточке, которая заменит обычный паспорт, будет указана базовая информация о его владельце. Это фамилия, имя, отчество, дата рождения и некоторые другие данные. Поэтому не пугайтесь, если новый сотрудник при приеме на работу предъявит вместо стандартного паспорта новую пластиковую карту.

Вопрос: можно ли принять на работу гражданина России по загранпаспорту? Российский паспорт находится на оформлении (утерян, просрочен).

Ответ: нет, нельзя.

Формально заграничный паспорт удостоверяет личность гражданина за пределами России (ст. 7 Закона от 15 августа 1996 г. № 114-ФЗ). На территории России основным документом, удостоверяющим личность, служит паспорт гражданина Российской Федерации (п. 1 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 828). При утере или оформлении нового паспорта в связи с достижением определенного возраста гражданин получает временное удостоверение личности на время оформления нового паспорта (п. 16, 41 Административного регламента, утвержденного приказом ФМС России от 7 декабря 2009 г. № 339). Прием на работу гражданина, паспорт которого находится на оформлении, возможен именно по такому удостоверению. Если соискатель не обращался за оформлением нового паспорта в связи с утерей или истечением срока ранее выданного, то для трудоустройства ему все же следует заняться таким оформлением и получить временное удостоверение личности. По нему работодатель впоследствии составит трудовой договор.

Справка об отсутствии судимости

Вопрос: может ли работодатель самостоятельно получить справку об отсутствии судимости сотрудника?

Ответ: да, может, если сотрудник наделит работодателя (его представителя) таким правом.

За справкой об отсутствии судимости вправе обратиться сам сотрудник (не имеет значения, является он российским или иностранным гражданином, лицом без гражданства) либо его представитель, а также ряд государственных и муниципальных органов. Работодатели правом на обращение за справкой о наличии судимости в отношении сотрудников прямо не наделены.

Вместе с тем, сотрудник (в т. ч. потенциальный) может назначить своим доверенным лицом работодателя или его представителя и таким образом передать ему право на получение справки. Для этого необходимо оформить:

• доверенность от сотрудника на получение справки работодателем (его представителем);

• согласие сотрудника на обработку его персональных данных.

Такие правила установлены пунктами 2-2.3 Административного регламента, утвержденного приказом МВД России от 7 ноября 2011 г. № 1121, статьей 185 Гражданского кодекса РФ.

Вопрос: нужно ли при приеме на работу материально-ответственного лица требовать справку об отсутствии судимости?

Ответ: нет, не нужно.

Справку об отсутствии судимости или факта уголовного преследования, выданную органами внутренних дел, сотрудники предъявляют при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с законодательством не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергшиеся уголовному преследованию (абз. 7 ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

В настоящее время эти ограничения касаются работы в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних (ч. 2 ст. 331, ст. 351.1 ТК РФ). Кроме того, ограничена возможность работы судимых в полиции, ведомственной охране, таможенных органах, органах прокуратуры (п. 2 ч. 1 ст. 29 Закона от 7 февраля 2011 г. № 3-ФЗ, ст. 7 Закона от 14 апреля 1999 г. № 77-ФЗ, п. 1 ст. 7 Закона от 21 июля 1997 г. № 114-ФЗ, п. 2 ст. 40.1 Закона от 17 января 1992 г. № 2202-1).

Ограничений по приему граждан с судимостью на работу, связанную с обслуживанием материальных ценностей, законодательство не содержит. В связи с чем требовать справку об отсутствии судимости при приеме материально-ответственного лица работодатель не вправе. Такой вывод следует из части 3 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Вопрос: должен ли работодатель требовать справку об отсутствии судимости у уже работающего сотрудника, если при приеме на работу предъявлять такую справку не требовалось?

В федеральном законодательстве прямого требования не установлено.

Закон от 23 декабря 2010 г. № 387-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс РФ, касающиеся необходимости предъявления справки о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования, если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость (например, с педагогической деятельностью) (ст. 65, 331, 351.1 ТК РФ). Эти изменения и установленные ими требования вступили в силу 7 января 2011 года и распространяются на правоотношения, возникшие с указанной даты. По общему правилу закон не имеет обратной силы (ч. 1 ст. 54 Конституции РФ). Кроме того, придание обратной силы закону, ухудшающему положение граждан и влекущему отмену права, приобретенного ими в соответствии с ранее действовавшим законодательством, недопустимо (постановления Конституционного суда РФ от 24 мая 2001 г. № 8-П, от 29 января 2004 г. № 2-П). Также стоит отметить и то, что закон требует представлять справку о наличии (отсутствии) судимости при приеме на работу, а не в процессе трудовой деятельности (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Таким образом, формально у работодателя отсутствуют основания требовать справки о судимости у сотрудников, которые приняты на работу до вступления в силу Закона от 23 декабря 2010 г. № 387-ФЗ.

Вместе с тем, следует иметь в виду, что трудовые отношения носят длящийся характер. А значит, ограничения на педагогическую работу ранее судимых действуют как в отношении тех, кто претендует на занятие педагогической деятельностью, так и в отношении уже работающих сотрудников. В связи с чем работодателю все же рекомендуется принять меры по установлению у педагогических работников запретов к выполнению трудовой деятельности. Например, предложить сотрудникам в добровольном порядке представить справки об отсутствии судимости. Более того, в ряде регионов руководителям образовательных учреждений предложено обеспечить представление справок о наличии (отсутствии) судимости уже работающими педагогическими сотрудниками, однако правовой механизм обязательности представления таких справок не раскрыт (см., например, п. 1.2 приказа Департамента культуры г. Москвы от 14 апреля 2011 г. № 182).

Если факт судимости все же будет установлен способом, не запрещенным законом, то сотрудника необходимо уволить по пункту 13 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ. Аналогичную позицию занимают и суды (см., например, определения Верховного суда РФ от 1 февраля 2013 г. № 52-КГПР12-4, от 7 декабря 2012 г. № 52-КГПР12-1).

Сведения о детях и беременности

Вопрос: обязан ли гражданин при приеме на работу сообщать работодателю о наличии ребенка-инвалида?

Ответ: нет, не обязан.

Законодательством установлен перечень документов, которые гражданин должен предъявить при приеме на работу. При этом работодателю запрещено требовать какие-либо другие документы, помимо предусмотренных законом (ст. 65 ТК РФ). В этот перечень документы, подтверждающие наличие ребенка-инвалида, не входят. Таким образом, сотрудник не обязан сообщать работодателю о наличии такого ребенка.

Если гражданин все же сообщит о наличии ребенка-инвалида, а работодатель откажет на этом основании в приеме на работу, то такой отказ будет считаться необоснованным (ч. 3 ст. 64 ТК РФ).

Вопрос: вправе ли организация при приеме на работу сотрудницы требовать от нее подтверждение отсутствия беременности?

Ответ: нет, не вправе.

Законодательством установлен перечень документов, необходимых при приеме на работу (ст. 65 ТК РФ). В этот перечень документ о подтверждении отсутствия беременности сотрудника не входит. Таким образом, работодатель не имеет права требовать указанный документ.

Следует отметить и тот факт, что отказ сотруднице в приеме на работу по причине ее беременности считается необоснованным (ч. 3 ст. 64 ТК РФ). Это подтверждает и судебная практика (см., например, определение Санкт-Петербургского городского суда от 29 января 2013 г. № 964).

Документы воинского учета

Вопрос: можно ли принять на работу сотрудника, у которого в военном билете стоит запись о снятии с учета? Отметка о постановке на учет отсутствует.

Ответ: да, можно.

При заключении трудового договора военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу, предъявляют работодателю документы воинского учета (ст. 65 ТК РФ). Военнообязанные, пребывающие в запасе, должны предъявить военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а призывники - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719).

В свою очередь работодатель обязан проверить наличие у лица, поступающего на работу, отметки в паспорте гражданина России об отношении к воинской обязанности, наличие документов воинского учета и отметок о постановке на воинский учет по местожительству или местопребыванию. При наличии в военном билете отметки о вручении мобилизационного предписания проверяется его наличие (для военнообязанных запаса). Об этом говорится в пункте 30 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719.

Отсутствие отметки о постановке на воинский учет не является основанием для отказа сотруднику в приеме на работу. При этом у работодателя возникает обязанность сообщить в двухнедельный срок в военный комиссариат о факте приема на работу сотрудника, у которого отсутствует отметка в военном билете о постановке на учет (п. 32 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719).

За нарушение порядка ведения воинского учета, в том числе за несвоевременное уведомление, предусмотрена административная ответственность (гл. 21 КоАП РФ).

ИНН

Вопрос: должен ли работодатель требовать свидетельство ИНН при приеме сотрудника на работу?

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю ряд документов (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Свидетельство о присвоении ИНН среди данных документов не значится, а требовать от сотрудника предоставления документов, не указанных в части 1 и 2 статьи 65 Трудового кодекса РФ, работодатель не вправе (ч. 3 ст. 65 ТК РФ). Более того, отсутствие ИНН у сотрудника не может служить препятствием для исполнения обязанностей работодателем - налоговым агентом, следовательно, у работодателя нет необходимости требовать от сотрудника получения свидетельства ИНН (письмо МНС России от 27 февраля 2001 г. № БГ-6-12/169). Лишь в некоторых случаях предъявление сотрудником ИНН является обязательным условием его приема на работу. Например, такое требование распространяется на заключение служебного контракта с гражданским служащим (ст. 28 ТК РФ, п. 6 ч. 2 ст. 26 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Какая-либо ответственность работодателя, принявшего сотрудника без свидетельства о присвоении ИНН, действующим трудовым или административным законодательством не предусмотрена.

Вопрос: нужно ли сотруднику получать новый ИНН, если он имеет временную регистрацию в одном городе, а прописан в другом?

Ответ: нет, не нужно.

Налогоплательщику (в т. ч. и гражданину) присваивается идентификационный номер, единый по всем видам налогов и сборов на всей территории России (п. 7 ст. 84 НК РФ). ИНН при изменении местожительства сотрудника не изменяется, поскольку он присваивается один раз при первой постановке на учет в налоговой инспекции и сохраняется даже после снятия гражданина с налогового учета (кроме снятия с учета в связи с его смертью). Об этом сказано в пунктах 9, 19 и 20 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/435.

Поэтому если сотрудник временно зарегистрирован по месту пребывания в одном городе, а прописан в другом, то получать новый ИНН ему не нужно.

Вопрос: нужно ли сотруднику получать новый ИНН, если он сменил местожительство?

Ответ: нет, не нужно.

ИНН присваивается гражданину при первой постановке на учет в налоговой инспекции и сохраняется даже после его снятия с налогового учета, кроме снятия с учета в связи со смертью гражданина (п. 9, 19 и 20 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/435). В этом случае налоговая инспекция по новому местожительству, получив сведения о прописке из регистрирующих служб, самостоятельно поставит гражданина на учет по новому местожительству (п. 28 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 5 ноября 2009 г. № 114н). При этом новая налоговая инспекция направляет сведения о прописке в налоговую инспекцию гражданина по прежнему местожительству: на их основании он будет снят с учета (п. 29 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 5 ноября 2009 г. № 114н). Датой постановки и снятия с учета является день регистрации гражданина по новому местожительству (абз. 2 п. 28, абз. 3 п. 29 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 5 ноября 2009 г. № 114н). В подтверждение фактов постановки и снятия с учета налоговая инспекция выдаст гражданину (вышлет по почте) соответствующие уведомления (абз. 1 п. 28, абз. 2 п. 29 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 5 ноября 2009 г. № 114н). Формы уведомлений утверждены приказом ФНС России от 11 августа 2011 г. № ЯК-7-6/488. При этом ИНН, указанный в новом свидетельстве о постановке на учет, останется прежним.

Кроме того, при смене местожительства гражданин может самостоятельно подать (в т. ч. через online-сервис ) в налоговую инспекцию по новому местожительству заявление о постановке на учет. В этом случае налоговая инспекция по прежнему местожительству на основании сведений о постановке на учет, полученных от новой налоговой инспекции, снимет гражданина с учета и выдаст ему (вышлет по почте) уведомление. Датой снятия с учета будет являться день постановки на учет в новой налоговой инспекции. Об этом сказано в Порядке, утвержденном приказом ФНС России от 6 сентября 2010 г. № ММВ-7-6/440, пункте 30 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 5 ноября 2009 г. № 114н.

Вопрос: обязана ли налоговая инспекция присвоить ИНН иностранному гражданину, если он является налоговым резидентом?

Ответ: да, обязана.

ИНН присваивается каждому налогоплательщику (п. 7 ст. 84 НК РФ). Налогоплательщиками, в частности, признаются организации и физические лица, на которых возложена обязанность по уплате налогов или сборов (ст. 19 НК РФ). А под физическими лицами понимаются, в том числе, и иностранные граждане (абз. 3 п. 2 ст. 11 НК РФ).

Налоговые резиденты - физические лица признаются плательщиками НДФЛ (ст. 207 НК РФ). Соответственно, в такой ситуации иностранный гражданин считается налогоплательщиком, и налоговая инспекция не вправе отказать ему в присвоении ИНН.

ИНН присваивается иностранным гражданам в том же порядке, что и российским. То есть иностранный гражданин может получить ИНН:

• по местожительству;

• по местопребыванию (при отсутствии местожительства на территории России);

• по местонахождению недвижимого имущества или транспортного средства (при отсутствии местожительства (местопребывания) на территории России).

Такие правила установлены в пункте 9 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/435.

Кроме того, для получения ИНН гражданин (в т. ч. иностранный) может подать заявление о постановке на учет через электронный сервис на официальном сайте ФНС России (Порядок, утвержденный приказом ФНС России от 6 сентября 2010 г. № ММВ-7-6/440).

Документы об образовании

Вопрос: как проверить подлинность документа об образовании, предъявленного сотрудником при приеме на работу?

Сравните предъявленный сотрудником документ об образовании с заверенными фотокопиями (ксерокопиями) документов об образовании, имеющимися в личных делах сотрудников, в подлинности которых вы уверены. При сопоставлении обратите внимание на:

• номер предъявленного документа об образовании;

• наличие грамматических ошибок в документе;

• соответствие названия учебного заведения и оттиска его круглой печати;

• наличие в документе об образовании всех записей, печатей, подписей, дат и других реквизитов;

• наличие признаков подчистки, дописки, допечатки или травления в документе.

Если по результатам визуальной проверки документ вызвал подозрение, то можно организовать экспертизу документа с целью установления его подлинности. Экспертизу подлинности документа проводит специализированная организация. Лицензия на проведение экспертизы не требуется (ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ).

Кроме того, организация может направить запрос в учебное заведение, реквизиты которого указаны в предъявленном сотрудником документе об образовании, или правопреемнику этого учебного заведения.

Поскольку сведения об образовании относятся к персональным данным, то до направления запроса в учебное заведение организация обязана получить письменное согласие сотрудника на направление такого запроса. Для этого работодателю нужно направить сотруднику уведомление и указать в нем:

• цель запроса сведений о сотруднике;

• предполагаемый источник и способ получения сведений;

• характер сведений;

• последствия отказа сотрудника дать согласие на получение указанных сведений.

Такие правила установлены пунктом 3 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

В случае отказа сотрудника дать письменное согласие на получение персональных данных организация может расценить это как признак недостоверности его диплома и, как вариант:

• направить заявление в полицию для расследования обстоятельств получения сотрудником диплома;

• заказать экспертизу документа в специализированной организации.

Истребование документов у подростка

Вопрос: какие документы при приеме на работу должен предъявить подросток?

Перечень документов, которые должны быть предъявлены при приеме на работу, установлен статьей 65 Трудового кодекса РФ. Он распространяется на всех граждан и включает в себя:

• документ, удостоверяющий личность (для несовершеннолетнего это может быть свидетельство о рождении (до 14 лет) и паспорт РФ (с 14 лет) (п. 1 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 828));

• трудовую книжку (если есть);

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (если есть);

• документ воинского учета для лиц старше 17 лет (например, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу) (п. 34 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719, и п. 17 Инструкции, утвержденной приказом Минобороны России от 2 октября 2007 г. № 400);

• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки).

Помимо предъявления указанных документов, подросток (младше 18 лет) должен пройти перед приемом на работу обязательный предварительный медосмотр по направлению работодателя (ст. 69, 266 ТК РФ).

Лица в возрасте до 14 лет (включительно) дополнительно представляют:

• письменное согласие одного из родителей (попечителя) (ч. 3, 4 ст. 63 и ч. 5 ст. 348.8 ТК РФ);

• согласие (для лиц, достигших 14 лет), разрешение (для лиц, не достигших 14 лет) органа опеки и попечительства (ч. 3, 4 ст. 63 и ч. 5 ст. 348.8 ТК РФ).

Кроме того, при приеме их на работу следует учитывать ряд особенностей.

Так, лица, достигшие возраста 14 лет, могут быть приняты на работу при одновременном соблюдении следующих условий:

• они являются учащимися;

• работа, на которую трудоустраивается подросток, относится к категории легкого труда, не приносящего вред здоровью;

• работать подросток должен в свободное от учебы время, не нарушая процесс обучения.

Об этом сказано в части 3 статьи 63 Трудового кодекса РФ.

Лица, возраст которых не достиг 14 лет, можно привлекать на работу в организации кинематографии, театры, цирки и другие организации искусства для участия в создании и (или) исполнении произведений без ущерба их здоровью и нравственному развитию. Кроме того, на работу можно привлекать спортсменов в возрасте до 14 лет (ч. 5 ст. 348.8 ТК РФ). В таких случаях трудовой договор от имени подростка подписывает один из родителей (опекун). Об этом сказано в части 4 статьи 63, части 5 статьи 348.8 Трудового кодекса РФ.

Если у несовершеннолетнего гражданина нет трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, организация должна их оформить (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Перевод документов

Вопрос: кто обязан делать перевод документов, составленных на иностранном языке, которые предъявляет сотрудник?

Ответ на этот вопрос зависит от вида представляемого документа.

Так, если сотрудником представлен больничный листок, выданный в иностранном государстве, то необходимость его перевода возложена на сотрудника (ст. 27 Закона от 5 июля 2010 г. № 154-ФЗ, п. 33-35 Административного регламента, утвержденного приказом МИД России от 26 мая 2008 г. № 6093, п. 7 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).

Документы об образовании, выданные иностранным государством, в общем случае требуют не просто перевода, но и нострификации, то есть признания полученного за рубежом образования на территории России, при этом перевод документа об образовании на русский язык может быть осуществлен как сотрудником, так и работодателем, в зависимости от того, в чьих интересах и с какой целью проходило обучение (п. 2, 13, 14 Административного регламента, утвержденного приказом Минобрнауки России от 24 декабря 2013 г. № 1391). Следует отметить, что в отношении ряда государств в России действуют соглашения о взаимном признании документов об образовании (см., например, Соглашение между Правительством Республики Беларусь, Правительством Республики Казахстан, Правительством Кыргызской Республики, Правительством РФ и Правительством Республики Таджикистан от 24 ноября 1998 г.). Также в настоящее время существует список иностранных образовательных организаций, дипломы которых признают в России и без дополнительной нострификации (Перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ от 19 сентября 2013 г. № 1694-р).

В случае представления иных первичных учетных документов (чеков из командировок, проездных билетов и т. п.) на иностранном языке для подтверждения произведенных расходов они должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе и от руки. Заверять у нотариуса такой перевод не нужно. Аналогичные разъяснения даны в письмах Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170. При этом перевод подтверждающих документов работодатель осуществляет за свой счет, поскольку операции, которые подтверждены этими документами, выполнялись в рамках служебного задания (командировки, закупки материалов и т. п.). Порядок перевода указанных документов закрепите в локальном акте организации.

Когда будущий сотрудник трудоустраивается к хозяйствующему субъекту, его руководство имеет право вместе с заявлением попросить предоставить документы при приеме на работу, которые впоследствии войдут в состав личного дела данного человека. На законодательном уровне закреплен определенный перечень документов, необходимых при поступлении на работу. Кроме этого, администрация может попросить предоставить дополнительные бланки, но только с согласия самого сотрудника.

Рассмотрим подробно, какие документы необходимы при приеме на работу. В 2017 году этот список, по сравнению с предыдущими годами, не поменялся. Если фирма принимает на работу сотрудника, который при поступлении не предоставил полный комплект необходимых документов, то на нее могут быть наложены штрафные санкции.

Документы удостоверяющие личность: паспорт и т.д.

Основным документом, который определяет человека, подтверждая его личность, является паспорт. Он выдается гражданам, достигшим возраста 14 лет.

Поэтому если они проживают на территории России, то он должен обязательно у них присутствовать. И при оформлении , работнику обязательно его предъявить.

Если по каким либо причинам паспорта у нового сотрудника нет (например, при смене), то используется временное удостоверение, которое выдается на время смены паспорта.

Внимание! В случаях когда на работу устраиваются несовершеннолетние, которым еще не исполнилось 14 лет, то им разрешается в качестве удостоверяющего документа предоставлять свидетельство о рождении.

Трудовая книжка

Это бланк, который содержит сведения об имеющемся стаже у работника, оформляемый при его . В нее вносятся данные о приеме и увольнении на протяжении всего времени работы человека.

Внимание! Руководство компании не может требовать ее, когда трудовой контракт составляется по совместительству, или же предстоящая работа является у данного лица первой.

В последнем случае чистый бланк трудовой работник может приобрести самостоятельно, или же ему выдается он компанией с последующей компенсацией затрат на его приобретение.

Кроме этого, новый работник может поступить в компанию с ранее утраченной трудовой книжкой. В этом случае ему необходимо подать на имя руководства заявление с просьбой об оформлении нового документа. Законодательство требует в данной ситуации в поданном заявлении от работника обязательно указывать причину утери трудовой.

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

Данный документ содержит в себе СНИЛС работника, на который его работодатель должен перечислять страховые взносы. Когда работник впервые приступает к трудовой деятельности, его работодатель должен самостоятельно оформить СНИЛС в ПФР.

Документы по воинскому учету

Эти документы обязаны предоставлять все военнообязанные, а также граждане, подлежащие призыву на военную службу.

Генштабом вооруженных сил утверждены следующие документы по воинскому учету:

• Для призывников - удостоверение гражданина, который подлежит призыву на военную службу;
• Для военнообязанных, находящихся в запасе - военный билет или удостоверение, которое выдано взамен военного билета.

Документ о полученном образовании, квалификации, профессиональных навыках

В качестве такого подтверждающего документа могут выступать:

• Диплом учебного заведения;
• Аттестат об образовании;
• Удостоверение о повышении квалификации;
• Свидетельство о получении профессии;
• и другие.

Внимание! Такой документ в обязательном порядке будет требоваться если устраиваться на работу, где необходимы специальные знания, навыки или подготовка.

Справка о наличии или отсутствии судимости или факта уголовного преследования

Такой документ необходимо в обязательном порядке предоставлять в то место, где работа связана с такой деятельностью, к которой не допускаются лица с судимостью.

В частности, ее нужно предоставлять при оформлении на следующие должности:

• Специалистам воздушного транспорта;
• Членам правления жилищными кооперативами, членам ревизионной комиссии кооперативов, главным бухгалтерам;
• Лицам, которые оформляются на должности сотрудников полиции;
• Лицам, которые оформляются на педагогические должности.

Данная справка выдается в порядке и по форме, которые утверждаются приказом МВД России.

Внимание! Некоторые существующие законы для определенных профессий и отраслей могут устанавливать обязанность представить в кадровую службу .

Дополнительные документы при трудоустройстве

Кроме списка документов, прямо прописанных в ТК, работодатель может потребовать от своего будущего сотрудника еще некоторые бумаги, предоставление которых прописано в федеральных законах, указах Президента и прочих нормативных актах.

• Справка об условиях труда по основному месту работы - если кандидат устраивается по совместительству на место с вредными или опасными условиями;
• - если он устраивается в органы Наркоконтроля, если будущий работник несовершеннолетний, или он устраивается на гражданскую службу;
• Справка о доходах и владении имуществом - если кандидат устраивается на гражданскую службу, и его должность внесена в установленный перечень, а также если он устраивается на замещение должности муниципальной службы, и она включена в соответствующий перечень.

Также есть документы, предоставление которых для будущего сотрудника не является обязательным, но при их наличии они дадут ему возможность воспользоваться льготами или компенсациями:

• Справка о беременности - дает возможность женщине в положении воспользоваться льготами, предусмотренными в ТК РФ;
• Справка о составе семьи - дает возможность воспользоваться дополнительными преимуществами, установленными ТК РФ;
• Свидетельства о рождении ребенка - дает возможность воспользоваться вычетами по подоходному налогу. Подается вместе с заявлением о предоставлении детских вычетов;
• Справки о доходах с прежнего места работы - дает возможность правильного расчета пособий. Они могут быть двух видов: и , на которую начислялись взносы. В первом случае такой документ дает возможность подтвердить ранее полученный доход на прежнем месте работы и пользоваться стандартными вычетами дальше у нового работодателя. Вторая же предназначена для расчета пособий по больничному листу, в случае наступления данного события.
• и . Дополнительно помогу характеризовать сотрудника. Такие документы чаще всего просят в государственных структурах. В небольших организациях, как правило, такие документы не требуют.

Внимание! Для оформления личного дела, удостоверения или пропуска на предприятии кадровые специалисты могут попросить предоставить также фотографию работника 3х4.

Какие документы работодатель запрашивать не вправе?

Иногда при оформлении компания просит своего будущего сотрудника предоставить некоторые дополнительные документы, и в случае не совершения этого действия отказывает в приеме на работу. Однако такие действия со стороны компании являются незаконными, и могут оспариваться в суде.

Предоставление документа, подтверждающего временную регистрацию

Никакое из действующих положений трудового законодательства не обязывают компанию следить за тем, чтобы сотрудник был зарегистрирован в официальном порядке по месту своего пребывания.

Кроме этого, незаконно для фирмы устанавливать преимущество при заключении трудового соглашения или ограничение каких-либо прав в зависимости от места жительства работника, а также наличия либо отсутствия официальной регистрации по адресу жительства или пребывания.

Фирма не имеет право отказать гражданину в заключении с ним трудового соглашения при отсутствии у него регистрации по адресу жительства, пребывания или нахождения компании. Такое действие нарушает право гражданина страны, прописанные в Конституции, на свободный выбор места нахождения или жительства.

Важно! Таким образом, компания не имеет права требовать какой-либо документ, подтверждающий регистрацию по адресу пребывания.

Предоставление ИНН

Компания не может требовать от своего сотрудника предоставления свидетельства о постановке на учет ИНН, поскольку данный документ не указан как обязательный в ТК РФ.

Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.

Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.

1. Документ, удостоверяющий личность соискателя . Обычно это паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
   • заграничный паспорт – примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
   • свидетельство о рождении – если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
   • военный билет – для военных, начиная со звания прапорщика или мичмана;
   • удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
   • справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
   • свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
   • водительские права – в некоторых случаях могут заменить паспорт.

   ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.

2. Документ воинского учета понадобится, если соискатель является военнообязанным или подлежит призыву в ряды Вооруженных сил. Для тех, кто прошел военную службу и пребывает в запасе – это военный билет или удостоверение, выданное взамен него. Будущие призывники предъявляют удостоверение о том, что они полежат призыву на военную службу. Если такого документа соискатель предоставить не может, ему не должны отказать в трудоустройстве по этой причине. Кадровик имеет право сделать соответствующую отметку в личном деле и проинформировать военкомат о трудоустроенном потенциальном призывнике.
3. Документ, свидетельствующий о пройденном обучении (диплом, сертификат, свидетельство о повышении квалификации, могут попросить и лист-вкладыш с оценками). Нужен для того, чтобы подтвердить квалификацию и профессиональный уровень будущего работника, когда работа требует специальной подготовки.

   К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.

4. Трудовая книжка . Нужна, если человек меняет работу. Трудовой книжки может не быть на руках, если:
   • это первое официальное трудоустройство гражданина;
   • человек устраивается на работу по совместительству;
   • трудовая книжка утеряна или повреждена.
5. Карточка СООПС – свидетельство, содержащее номер , если человек зарегистрирован в системе пенсионного страхования. В отдельных случаях предоставить ее не получится:
   • СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
   • карточка утрачена;
   • со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).

ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.

На работу впервые в жизни

Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:

• трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
• СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

• водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
• медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
• разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
• свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
• справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Работодатель может попросить

В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?

1. Заявление о приеме . Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
   • ФИО и должность работодателя;
   • ФИО будущего сотрудника и его адрес;
   • заглавие документа – заявление;
   • просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
   • особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
   • подпись и расшифровка ФИО;
   • дата написания.
2. Фотографии (обычно просят 3 шт. формата 3х4) потребуются для оформления личного дела, личной карточки сотрудника, рабочего пропуска и т.п.
3. Анкета – заполняется также в процессе оформления. Может быть нужна для внутреннего пользования.
4. Справка о заработной плате с предыдущего места работы . Предоставление этого документа целиком в интересах соискателя, поскольку, если он уйдет на больничный при минимальном стаже на новом месте, он может получить повышенные выплаты в связи с расчетом по предыдущим заработкам.
5. Характеристика от прежнего работодателя , особенно представляющая соискателя в выгодном свете, повысит его шансы на трудоустройство и лучшие условия работы при прочих равных обстоятельствах.
6. Дополнительные свидетельства квалификации : сертификаты соответствующих курсов, справки о прохождении аттестации, свидетельство об ученой степени и т.п.
7. Документы о составе семьи бывают нужны для дополнительных гарантий работодателя или предоставления сотруднику определенных льгот (например, материальной помощи, дополнительных отпусков и т.п.).
8. Любые документы, могущие повлиять на социальные льготы и начисление компенсаций :
   • справка о беременности;
   • удостоверение многодетной семьи;
   • справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
   • справка о донорстве;
   • свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
   • государственные награды и т.п.

Часто необоснованно требуют

Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:

• ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
• постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.

Обязательные документы

Будущий работник обязан предъявить документы, предусмотренные статьей 65 ТК РФ, а именно:

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (При заключении трудового договора впервые страховое свидетельство оформляется работодателем);
4. документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (это могут быть: военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу ).
5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
6. справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость.

Кроме того, эта же статья ТК РФ предусматривает, что в отдельных случаях федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Как мы видим, ни ИНН, ни справка 2-НДФЛ, ни другие справки в этот перечень не входят. А статья 65 ТК РФ продолжает: «Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных нормативными правовыми актами» .

Как быть, если работник не предъявил ИНН?

Как же быть, если работник не предоставляет ИНН и нужные для начисления заработной платы справки? Думаю, что отказывать в приеме на работу из-за отсутствия этих справок нельзя. Но обязательно нужно задокументировать факт не предоставления этих документов, чтобы иметь возможность обосновать правильность начисления заработной платы, пособия, расчета налогов. Сделать это можно разными способами. Например, так:

1) выдать уведомление о необходимости предоставить нужные Вам документы, в котором указать:

• срок предоставления этих документов,
• причины затребования,
• последствия не предоставления этих документов.

2) Уведомление регистрируем, работника знакомим с ним под роспись, один экземпляр — работнику.

3) Если по истечении указанного срока документы работником не будут предоставлены:

• истребуем письменное объяснение работника,
• получаем право вынести дисциплинарное взыскание- замечание,
• расчеты производим исходя из имеющихся на данный момент сведений.

Конечно, чаще всего работодатели предпочитают действовать по-другому: ругают, требуют, грозят, не принимают на работу без справок. Но, во-первых, это отнимает больше сил и энергии, во-вторых, портит репутацию адекватного работодателя, в-третьих, это просто менее эффективно. Простое уведомление, написанное грамотно и доходчиво, действует намного результативнее, являясь еще и подтверждением Вашей юридической грамотности в данном вопросе.

Несколько слов о паспорте гражданина РФ

В нашей стране основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ, является паспорт (п. 1 Указа Президента РФ от 13.03.1997 N232 «Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории РФ»). Если паспорт есть, какие могут быть вопросы? Но и тут нужно знать кое-какие нюансы. Например, в каких случаях паспорт считается недействительным.

Для выяснения этого вопроса обратимся к «Положению о паспорте гражданина Российской Федерации», утвержденному Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 828. Пункт 6 Положения определяет, что «паспорт, в который внесены сведения, отметки или записи, не предусмотренные настоящим Положением, является недействительным». Какие же отметки должны быть в паспорте, а каких не должно быть? Читаем пункт 5 указанного положения:

В паспорте производятся отметки:

• о регистрации гражданина по месту жительства и снятии его с регистрационного учета;
• об отношении к воинской обязанности граждан, достигших 18-летнего возраста;
• о регистрации и расторжении брака;
• о детях (гражданах Российской Федерации, не достигших 14-летнего возраста);
• о ранее выданных основных документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации;
• о выдаче основных документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

По желанию гражданина в паспорте также производятся отметки:

• о его группе крови и резус-факторе;
• об идентификационном номере налогоплательщика.

Итак, паспорт нужно рассматривать на предмет наличия посторонних отметок. И если Вы обнаружите запрещенные отметки, то паспорт принимать как документ, удостоверяющий личность, нельзя. Он считается недействительным. На практике таких посторонних отметок в паспортах я не встречала, а вот исчерканные детской рукой страницы видела. Можно ли принимать такой паспорт? На мой взгляд, такой паспорт является недействительным. Внесение посторонних записей (рисунков ребенка) влечет недействительность паспорта, и он подлежит замене в соответствии все с тем же Положением № 828.

Но в нашей стране существует традиция «толковать нормы закона». Если Вы сталкивались с другой правоприменительной практикой по данному вопросу, напишите, пожалуйста, в комментариях.

Чаще бывает ситуация, когда паспорт просрочен, т.е. человеку уже исполнилось 20 (45) лет больше месяца назад, а у него на руках старый паспорт. Если следовать четко букве закона, то просроченный паспорт не становится недействительным, так как нет прямого указания на это в федеральном законе. Сказано только, что «По достижении гражданином (за исключением военнослужащих, проходящих службу по призыву) 20-летнего и 45-летнего возраста паспорт подлежит замене». Но указать будущему работнику на это обстоятельство нужно обязательно и отправить его подавать документы на обмен паспорта. Закон предусматривает, что по желанию гражданина на срок оформления паспорта ему выдается Временное удостоверение личности гражданина РФ

Это удостоверение на короткий срок является как бы заменой паспорту, служит документом, удостоверяющим личность, во всех случаях, когда необходимо предъявлять паспорт для совершения различных юридический действий.

Другие документы, удостоверяющие личность

В настоящее время в РФ отсутствует единый нормативный правовой акт, устанавливающий перечень документов, удостоверяющих личность гражданина, для всех случаев применения законодательства. Зато имеется целый ряд отдельных нормативных актов, определяющих виды документов, удостоверяющих личность гражданина, применяемые в определенных случаях .

Чтобы удостоверить личность, документ должен иметь:

1. вашу личную фотографию,
2. полные фамилию, имя, отчество,
3. номер, дату выдачи,
4. срок действия документа,
5. полное наименование органа или учреждения, выдавшего документ,
6. месторасположение или адрес, если это организация, предприятие или учреждение.
7. Документ должен быть скреплён печатью и заверен подписью должностного лица или руководителя выдавшей его организации.

В частности, к иным документам, удостоверяющим личность, относятся:

• паспорт моряка;
• свидетельство о рождении для лиц (граждан РФ), не достигших 14-летнего возраста;
• удостоверение личности военнослужащего РФ является документом, удостоверяющим личность и правовое положение военнослужащего РФ;
• военный билет является документом, удостоверяющим личность солдат, матросов, сержантов и старшин, проходящих военную службу по призыву или контракту, а также курсантов военных образовательных учреждений профессионального образования на время их обучения;
• временное удостоверение личности гражданина РФ по форме № 2-П которое выдается паспортно-визовым подразделением органа внутренних дел на срок до двух месяцев.

Другие документы (например, удостоверения предприятий и организаций, водительские права и т. д.) документами, удостоверяющими личность, не являются.

Можно ли принять человека на работу по загранпаспорту?

Заграничный паспорт удостоверяет личность гражданин РФ за пределами РФ . Федеральный закон от 12.06.2002 № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав» в пп.16 ст. 2 устанавливает перечень «иных документов» удостоверяющих личность:

• военный билет,
• временное удостоверение личности, выдаваемое в период замены паспорта,
• документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации, по которому гражданин Российской Федерации осуществляет въезд в Российскую Федерацию в соответствии с федеральным законом, регулирующим порядок выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию (для лиц, постоянно проживающих за пределами территории Российской Федерации)
• справка установленной формы, выдаваемая гражданам Российской Федерации, находящимся в местах содержания под стражей, подозреваемых и обвиняемых, в порядке, утверждаемом уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

И этого следует, что:

1. Если НЕТ отметки о постоянном проживании за границей, то загранпаспорт удостоверением личности не считается, и мы не можем принять такого человека на работу.
2. Если отметка ЕСТЬ, то загранпаспорт является удостоверением личности, и мы можем принять на работу.

Таким образом, гражданина РФ возможно принять на работу по трудовому договору по загранпаспорту в случае, если гражданин постоянно проживает за пределами территории РФ. А если гражданин РФ постоянно проживает на территории Российской Федерации, он не вправе предъявить загранпаспорт при заключении трудового договора, поскольку должен иметь паспорт гражданина РФ.

Итак, документы от работника получили. Что дальше?

Шаг 1. Проверяем подлинность предъявленных документов.

Шаг 2. Регистрируем принятую от поступающего на работу трудовую книжку в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Шаг 3. Помещаем трудовую книжку на хранение. Трудовые книжки хранятся отдельным массивом, как правило, в несгораемом шкафу или сейфе.

Шаг 4. Переносим необходимые сведения в личную карточку работника (форма №Т-2)

Шаг 5. В необходимых случаях, например при оформлении личных дел, снимаем с документов копии, заверяем их и помещаем в дело.

Шаг 6. Возвращаем документы лицу, поступающему на работу.

В — о том, как ознакомить работника с локальными актами работодателя.

Каждому гражданину хотя бы раз в жизни приходилось устраиваться на работу. Казалось бы, все предельно просто и ясно: пришел к работодателю, предоставил все нужные сведения, а тот, в свою очередь, внес их в базу данных. Но это только на первый взгляд все выглядит так гладко: на самом деле в этом вопросе много нюансов.

О том, какие могут потребоваться при этом документы — мы и расскажем в нашей статье.

Самые важные документы

В Трудовом кодексе Российской Федерации есть статья 65, которая разъясняет, какие именно документы может потребовать работодатель с человека, устраивающегося на работу:

• паспорт гражданина России;
• свидетельство обязательного пенсионного страхования (если данный гражданин впервые устраивается на работу, то его обязан оформить наниматель);
• диплом или свидетельство о необходимом образовании, квалификации, получении специальных профессиональных навыков и знаний;
• обязательным является предоставление трудовой книжки. Но если трудового стажа нет, то этот документ заводится на данном предприятии. Если работать придется по совместительству, то его не требуют. Если по каким-то причинам у человека, который устраивается на работу, нет трудовой, например, она утеряна, то необходимо предоставить заявление, в котором следует подробно указать причину, по которой она отсутствует. Работодатель выдаст новый документ;
• справка, которая отрицает судимость или преследование по поводу уголовной ответственности, ведь есть должности, при которых это недопустимо;
• для лиц призывного возраста или военнообязанных необходима справка из военкомата или военный билет.

Самое важное удостоверение личности гражданина России не только при устройстве на работу, но и во всех других жизненных сферах — это паспорт. Казалось бы, если он есть, то какие еще могут быть вопросы? Но и с ним не так все просто: есть определенные требования, при несоответствии которым этот документ может быть признан недействительным.

Есть Положение №828, принятое восьмого июля 1997 года, и в нем указано все, что допустимо, а что нет в этом главном документе гражданина России. Так, пункт №6 говорит о том, что если в паспорте имеются отметки, которые не указаны в этом положении, то он — недействителен.

Наличие каких отметок в главном документе российского гражданина является допустимым, а каких – нет? О том, какие пометки допускаются в паспорте, сказано в пункте №5 этого положения:

• регистрация места прописки, а также если выбыл;
• заключение и расторжение брака;
• дети;
• воинская обязанность;
• какие документы были выданы для удостоверения личности за пределами России;
• группа крови и резус фактор, идентификационный код (по желанию гражданина).

При приеме на работу сотрудники отдела кадров организации внимательно осматривают паспорт на наличие пометок, не предусмотренных в Положении. Если таковые имеют место, то документ признается недействительным и должен быть заменен на другой.

Нередки ситуации, когда паспорт бывает просрочен. Если после достижения гражданином двадцати или сорока пяти лет на протяжении более месяца документ не был сменен, то он признается недействительным и не может подтверждать личность при устройстве на работу.

Законодательством разрешено предоставление временного удостоверения личности при трудоустройстве на то время, пока не выдан новый документ.

В настоящее время нет единого перечня, который бы был утвержден законодательно и указывал, какие именно документы должны подтверждать личность гражданина в определенных особых случаях . Бывает, что требуется предоставить второй подтверждающий личность документ. Требования к этому документу едины, в нем должны содержаться:

• фотография гражданина, который хочет трудоустроиться;
• фамилия, имя и отчество полностью;
• данные о выдаче документа (номер, дата, кем выдан, по какому адресу находится выдавший его орган и срок его действия);
• подпись и печать руководителя организации, которая выдала этот документ.

Такими документами могут быть:

• свидетельство о рождении для лиц, которые не достигли 14 лет;
• удостоверение российского моряка или военнослужащего;
• сержанты, матросы, старшины, солдаты, которые в настоящее время проходят службу в Вооруженных Силах – призывники или контрактники;
• временное удостоверение, заменяющее паспорт, действительное до шестидесяти дней.

Более подробно о перечне документов можно узнать из следующего видео:

Какие документы работодатель может запросить дополнительно

Помимо общепринятых документов при трудоустройстве иногда могут потребовать предоставления еще некоторых, о чем указано в Трудовом кодексе. Но из всего вышесказанного можно сделать вывод, что никаких других документов, таких, как, например, идентификационный код, если их наличие не предусмотрено законодательством, при оформлении на работу требовать не имеют права.

Как может себя вести работодатель, если предъявлены не все требуемые им документы

Что же делать, если при устройстве на работу будущий работник не желает предъявлять идентификационный код и другие документы, которые являются необходимыми при начислении ему заработной платы?

Отказать в трудоустройстве по этой причине работодатель не имеет права. Но нужно все-таки предупредить этого гражданина о том, что правильное начисление оплаты труда, налогов, премий и пособий ему никто гарантировать не может. О факте нежелания предоставить всю документацию следует сделать пометку в личном деле этого человека.

Лучше, если предусмотреть такую ситуацию заранее. Одним из вариантов этого может быть, например, такой:

• кадровую службу предупредить о предоставлении необходимых документов в виде уведомления, в котором обязательно должно прописано следующее:
  • сроки, когда необходимо их подать;
  • указать причину, по которой они затребованы;
  • трудности, которые последуют, если они не будут предоставлены.
• уведомление должно быть зарегистрировано, работнику дают возможность с ним ознакомиться и подкрепить это своей росписью, также следует предусмотреть наличие двух экземпляров, один из которых вручить гражданину, не желающему предоставлять документы;
• если в указанные сроки сотрудник все же их не принесет, действовать нужно так:
  • он должен объяснить в письменном виде, почему данные требования не выполнены;
  • допустимо предъявление ему дисциплинарных взысканий, но не более этого;
  • далее нужно производить все начисления, используя те данные, которые есть.

Очень часто руководитель в случае отказа гражданина предъявить нужные справки начинает угрожать, ругаться или же вовсе отказывается принимать этого человека на работу. Но это практически никогда не оказывает ожидаемого эффекта, подрывает авторитет начальника и отрицательно сказывается на нервной системе как его самого, так и подчиненных.

Обычное уведомление, в котором все изложено грамотно и доходчиво, будет иметь намного лучший результат. В то же время, оно охарактеризует предприятие, как такое, в котором работает юридически грамотный руководитель.

Отличия для различных категорий граждан

Трудоустройство несовершеннолетних

Несовершеннолетние, возраст которых от пятнадцати до восемнадцати лет , должны предоставить:

• паспорт или свидетельство о рождении;
• трудовую книгу, если она уже есть;
• свидетельство о пенсионном страховании;
• документ об образовании или наличии необходимых знаний, если это необходимо;
• справка из медицинского учреждения о состоянии здоровья подростка.

Если несовершеннолетнему от четырнадцати до пятнадцати лет , то он обязан предъявить такие документы:

• трудовая книга, если она есть;
• документ, подтверждающий образование или наличие специальных знаний и умений, необходимых при выполнении данной работы;
• медсправка;
• документально подтвержденное согласие родителей (одного из них);
• документально подтвержденное согласие органа опеки, если работа будет совмещаться с учебой;
• справка из учреждения, где обучается несовершеннолетний, о режиме его учебы.

Для несовершеннолетних, которым нет четырнадцати лет :

• согласие родителя или опекуна;
• справка из органа попечительства или опеки о том, какое время ребенку допустимо находиться на работе;
• справка из медучреждения;
• трудовой договор подписывает или кто-то из родителей, или опекун.

Трудоустройство по совместительству

Если человек устраивается на работу по совместительству, от него требуется предъявления паспорта или другого документа, который удостоверит личность. Также необходим диплом о получении образования или каких-то профессиональных навыков. Его может заменить заверенная, как того требует законодательство, копия.

Если человек устраивается по совместительству на работу, которая слишком тяжела, опасна или вредна, то нужна будет справка о том, каковы условия труда на основном месте. Трудовая книжка при таком трудоустройстве не нужна.

Трудоустройство иностранца

Иностранным гражданам, устраивающимся на работу в России, предлагают представить следующие документы:

• паспорт или другой документ, который подтверждает личность;
• необходимо наличие миграционной карты;
• российская трудовая книжка (если ранее в России не работал, ему обязаны завести новую);
• диплом или другой документ, подтверждающий наличие специальных знаний или умений;
• свидетельство о страховании.

Другие особые случаи

Если человеку будут предоставляться льготы, то, кроме обычного перечня, могут затребовать справки о составе семьи, наличии детей, инвалидности, донорстве и т. д. Это зависит от того, с чем будут связаны эти льготы.

Если работа сопряжена с какой-то вредностью или тяжелыми условиями труда, могут потребовать разрешение из медучреждения и другие справки.

Порядок при оформлении на работу

Итак, гражданин подал все необходимые документы. Что теперь требуется со стороны организации? Самое первое – это, конечно, проверить подлинность представленных документов. Далее происходит регистрация трудовой книжки в специальной Книге, предназначенной для этого. Ее помещают в несгораемый шкаф для хранения.

В личную карточку работника (форма номер Т-2) вносят все важные данные. С документов снимают копии, заверяют и прикрепляют их к делу. После этого их возвращают назад обладателю.