Начинающие водители иногда сталкиваются с тем, что не видят отличий между протоколом и постановлением. Это два связанных друг с другом документа, однако путать протокол и постановление не стоит. Для того, чтобы различать протокол и постановление, стоит сначала дать подробное описание этим двум документам и обозначить основные особенности каждого.
Протокол — это документ, который фиксирует само правонарушение. То есть в его задачи входит документально зафиксировать и описать нарушение, собрать информацию об участниках происшествия, сохранить контактные данные о свидетелях. Таким образом, цель протокола — дать начало дальнейшему разбирательству.
Процесс заполнения протокола так же очень важен. Инспектор должен зафиксировать не только показания свидетелей и пострадавших, но и тщательно записать точку зрения обвиняемого в правонарушении. Так же при составлении протокола виновному должны в полной и доступной форме разъяснить его права и то, в чем его обвиняют. Никогда не стоит подписывать протокол, не перечитав его. Вносите те правки, которые считаете нужным. Ни в коем случае не оставляйте пустых мест в протоколе, а все то, что вам кажется неправильным (например, отсутствие зарисовок схем ДТП), отмечайте отдельно.
После того, как протокол был заполнен, вы должны его подписать. Если же вы не хотите этого делать, то инспектор может сделать приписку о том, что виновный от подписи отказался. Однако это практически ничего не изменит. Если вы заметили нарушения при составлении протокола, вам не дали его перечитать или же в него была внесена ложная информация, то напомните инспектору, что он нарушает ваши права как гражданина и участника дорожного движения. Если же и это не поможет, то зафиксируйте происходящее на видео и обратитесь в полицию.
Когда составляется протокол?
В целом он составляется тогда, когда инспектор ГИБДД обнаружил нарушение, но вынести по нему какое либо постановление он не может или не уполномочен. Это возможно в следующих случаях:
- Водитель не согласен с нарушением и желает его оспорить. В этом случае протокол будет служить основным документом при судебном разбирательстве;
- Если нарушивший правила является военнообязанным;
- Если нарушивший правила является несовершеннолетним;
- Если инспектор ГИБДД не может самостоятельно вынести решение. Например, если нарушение предусматривает административный арест или лишение прав .
Протокол ГИБДД включает в себя следующее:
- Место составления протокола;
- Время составления протокола;
- Информация о том, кто заполнил протокол: ФИО и должность;
- Информация о нарушителе;
- Информация о свидетелях, понятых, пострадавших и других граждан, участвовавших в происшествии;
- Описание времени, места и характера нарушения;
- Ссылка на статью, которая была нарушена;
- Показания свидетелей и пострадавших;
- Дополнительная информация, имеющая какое — либо отношение к делу.
Что такое постановление?
Постановление — это документ, содержащий решение уполномоченного сотрудника или суда о том, какое наказание последует за нарушением ПДД. Постановление содержит в себе информацию о размере штрафа или иной мере наказания, которая будет применена к виновному. Составлено постановление может быть сотрудником ГИБДД только в том случае, если инспектор может вынести решение по нарушению, и водитель с ним полностью согласен.
В ином случае решение должен принимать суд. В этом случае постановление нарушитель получит только в том случае, если суд примет сторону сотрудника ГИБДД и подтвердит факт нарушения. Однако даже в этом случае решение суда можно будет оспорить .
Что включает в себя постановление?
В чем же отличие протокола от постановления?
Из приведенных выше данных можно сделать следующие выводы:
- Оба документа составляются при нарушении правил дорожного движения. Однако протокол описывает это нарушение, а постановление уже указывает на то, какое наказание за это ждет;
- Протокол от постановления так же отличается тем, что его может составить абсолютно любой инспектор ГИБДД — все необходимые полномочия у них имеются;
- Протокол учитывает личное мнение каждого участника происшествия: пострадавших, свидетелей, виновного. Постановление подобных пунктов не имеет совсем, так как для его составления мнение участников уже учтено;
- Обвиняемый в нарушении может по своему усмотрению вносить правки в протокол. В составлении постановления виновный участия не принимает;
- Эти два документа имеют массу внешних различий, и в своей форме мало похожи друг на друга.
- Самое важное, чем отличается протокол от постановления — это тем, что постановление можно обжаловать. Если у вас имеются какие — то претензии к протоколу, то они в этот же протокол и заносятся. Постановление же можно обжаловать в судебном порядке уже после его вынесения.
Не смотря на то, что постановление так сильно отличается от протокола, не стоит забывать и о том, что они имеют массу общих черт. И это касается не только вносимых данных. Никогда не стоит забывать о том, что и протокол, и постановление составляются с учетом определенных правил. Инспектор ГИБДД должен представляться, показывать документы, вести себя вежливо и общаться без оскорблений. При этом в обязанности инспектора так же входит разъяснение прав обвиненного в правонарушении гражданина и фиксация его мнения по поводу ситуации. Ну и конечно же все документы должны быть заполнены по форме и переданы вам для ознакомления и подписания. Если ваши права ущемляют, то вызывайте полицию — весьма вероятно, что перед вами мошенник.
В разделе на вопрос В чём разница между актом и протоколом? заданный автором Ася Мешавкина
лучший ответ это Акт - это документ, подтверждающий совершение некоего события (действия) . Проще говоря, актом подтверждается, что в конкретном месте и в конкретное время при конкретных обстоятельствах произошло конкретное событие. Акты имеют право составлять как любые граждане, так и любые юридические лица.
Протокол - это документ, квалифицирующий событие (действие, бездействие лиц) как правонарушения (28.3. Кодекса РФ об административных правонарушениях) . В отличии от акта, в протоколе помимо указания места, времени и обстоятельств совершения события, делается вывод о том, что данное событие является правонарушением. Протоколы имеют право составлять только уполномоченные на то лица, которым законодательством предоставлено право давать правовую оценку событию, указанному в протоколе. Таким образом, если в акте делается вывод о том, что событие является правонарушением, это уже, по сути, протокол, несмотря на то, что такой документ назвали актом. А протокол имеет право составлять только уполномоченное лицо. Соответственно, действия должностного лица по составлению такого протокола могут быть обжалованы.
Например:
Налоговый инспектор составил документ под названием АКТ, в котором указал, что продавец нарушил правила торговли, т. е. совершил административное правонарушение по ст. 14.5. Кодекса РФ об административных правонарушениях. В данном случае, несмотря на то, что документ называется актом, по сути, он является ПРОТОКОЛОМ. А протокол по ст. 14.5. Кодекса РФ об административных правонарушениях имеет право составлять только должностное лицо, уполномоченное законодательством давать правовую оценку событиям. Налоговая инспекция не входит в перечень органов, которые уполномочены давать правовую оценку событиям. Следовательно, в случае признания действий должностных лиц неправомерными, данный ПРОТОКОЛ (несмотря на то, что он называется актом) должен быть признан недействительным на том основании, что составлен НЕ УПОЛНОМОЧЕННЫМ лицом
Должностные лица обязаны давать в протоколах правовую оценку событиям (квалифицировать как правонарушение) только в пределах своих полномочий.
Ответ от Ёветлана Карасева
[гуру]
По-моему, решение - это Постановление.
Протокол составляет официальное уполномоченное лицо (мент) , а АКТ можем составить мы, техник-смотритель.. .
Вот из Википедии - специально посмотрела:
Протокол - запись в определённом формате, фиксирующая некие произошедшие (или происходящие) события (например: полицейский протокол, протокол собрания, протокол работы программы и т. п.) .
Акт (документация) - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события, в том числе
Правовой акт – понятие более широкое, в состав которого входят любые юридические документы, которые издаются государственными и местными органами власти. В литературе ПА используется как синоним индивидуального юридического акта. Это одностороннее решение государственного органа, адресованное конкретным субъектам законодательства, а потому не носящее всеобщий характер. Яркий пример – это документы для служебного пользования, которые удалены из общего доступа. Они не создают никаких правовых норм, а только направлены на их индивидуальное применение.
Нормативный правовой акт – это официальный документ, обладающий соответствующей формой, изданный уполномоченным на то органом (Президент, Правительство, Парламент и т.д.) в пределах его компетенции. НПА не должен противоречить тем законодательным актам, которые обладают большей юридической силой. Обязательные условия такого документа – неоднократное применение, неопределённый круг лиц, установление, изменение или прекращение определённых правоотношений. Иными словами, НПА всегда порождает норму права.
Акт или протокол в чем разница
actus — действие. 1) Официальный документ, имеющий юридическую силу; в зависимости от статуса органа, принявшего (выпустившего) А., разделяются на государственные, региональные, ведомственные и т.д.; 2) протокол, фиксирующий определенный факт хозяйственной жизни (например, А. ревизии, А. о передаче материальных ценностей, А. порчи товара)
Заседания попечительского совета. Вводная часть оформляется в следующей последовательности: Присутствовали – ФИО в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашённых. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение.
Акт и протокол в чем разница
- Сначала специалисты компании анализируют основной документ.
- После того, как пункты, нуждающиеся в редактировании, будут выявлены, они включаются в протокол разногласий, который направляется партнерской организации.
- Если у контрагентов вопросов нет, протокол разногласий подписывается и тут же составляется протокол урегулирования разногласий.
При этом понятие «протокол» также используется на бытовом, управленческом и дипломатическом уровне. В чём разница между данными процессуальными решениями? Протокол – это официальный документ, написанный в соответствии с правовыми требованиями, фиксирующий определённые события и действия. Подготовка осуществляется лицом, наделённым определёнными полномочиями.
Акт и протокол в чем разница
Постановление – это документ, которым на водителя накладывается наказание. Составить его инспектор может, только если водителю грозит предупреждение или штраф, и если водитель не оспаривает наличие события административного правонарушения и (или) назначенное ему административное наказание. Если инспектор составляет постановление, это значит, что он рассмотрел дело на месте без составления протокола и назначает водителю наказание.
Протокол об административном правонарушении – это документ, в котором инспектор фиксирует нарушение ПДД. Протокол затем является доказательством вины водителя. Но, когда протокол составлен, водитель ещё не наказан, а протоколом просто зафиксирован факт правонарушения.
Акты выполненных работ и выполненных услуг: в чем отличие
Следует различать акт выполненных работ и акт оказанных услуг. Отличие заложено в самих названиях актов: акт выполненных работ составляется при факте выполнения какой-либо работы, а акт оказанных услуг - при услуге. Согласно определению из Налогового кодекса, работа отличается от услуги тем, что ее выполнение имеет материальное выражение, которое может быть реализовано для удовлетворения потребностей организации и (или) физических лиц.
Здравствуйте.Работы отделяются от услуг по критерию предоставления овеществленного результата: подрядчик, лицо, выполняющее работу, обязан не только осуществить предусмотренную соглашением сторон деятельность, но и сдать заказчику овеществленный результат. В то же время исполнитель услуг выполняет только определенную деятельность и не обязан предоставлять какой-либо овеществленный результат. Лицо, выполняющее работу, обязано произвести спецификацию и сдать результат заказчику (п. 1 ст. 702 ГК). При недостижении результата работа не считается исполненной. Заказчик не вправе вмешиваться в деятельность лица, выполняющего работу (п. 1 ст. 715 ГК). Иначе говоря, заказчика интересует только доброкачественный результат. Услуга же сводится к совершению ряда действий или осуществлению определенной деятельности (п. 1 ст. 779 ГК). Безусловно будет достигнут определенный результат, но не в форме вновь созданной или обработанной вещи
Что такое осмотр и досмотр транспортного средства сотрудниками ГИБДД: различия между процедурами
Внутренняя нормативная правовая база Министерства внутренних дел Российской Федерации определяет осмотр как визуальное обследование транспортного средства и груза, который в нем перевозится. Осуществляя осмотр автомобиля, инспектор не обладает правами вторгаться в салон, открывать двери, багажник, капот.
- ориентировки на автомобиль или транспортируемый груз;
- любая информация, что транспортное средство и груз могут быть использованы для противоправных целей;
- для проверки регистрационных знаков на кузове машины и в документах;
- когда данные в документах на груз не соответствуют фактическим показателям.
В чем разница между постановлением и протоколом 2019
Если такой случай всё же произошел (по «штрафному» делу вынесено постановление, хотя должен был быть составлен протокол), то автолюбителю нужно постараться зафиксировать данное нарушение (фиксация любых нарушений производиться путем сбора доказательств в соответствии с правилами статьей 25.1, 26.2 КоАП). Ведь постановление, вынесенное с нарушением закона, должно быть отменено в случае его обжалования. К жалобе, подаваемой в таком случае, необходимо приобщить доказательства допущенных нарушений. Также в составляемой жалобе необходимо указать конкретные статьи из Кодекса РФ об административных правонарушениях (например, статьи 28.2, 29.10 КоАП РФ) и Административного регламента МВД РФ о 02.03.2009г. № 185, из которых следует вышеуказанное требование. Помимо вышеуказанного автолюбитель может ссылаться также на другие нарушения при рассмотрении такого дела.
То есть основное отличие протокола от постановления заключается в том, что постановлением инспектор уже назначил водителю наказание (и водителю остается оплатить штраф или обжаловать постановление), а протокол является лишь доказательством правонарушения. И если протокол составлен, а постановление ещё не вынесено, то такой протокол должен быть рассмотрен в ГИБДД или в суде (о месте и времени рассмотрения водителя обязаны известить). При рассмотрении дела водитель может приводить доказательства своей невиновности, указывать на недостатки протокола. И наказание водителю может быть назначено, а может быть, и нет.
Правовой акт — основные нюансы
Техника призвана упорядочить и структурировать тексты, чтобы вся законодательная база существовала в едином стиле. В настоящее время она стала самостоятельной отраслью, изучение которой проходит наряду с другими и позволяет овладеть практическими навыками для грамотного оформления юридической документации.
- В первой группе наличествуют правила поведения (нормы права), во второй нет, но она несет индивидуальные указания и предписания.
- Нормативно-правовые применяются множество раз, индивидуальные − однократно, их действие прекращается после завершения отношений, выполнения предписанных действий.
- Первые обращены к неопределенному кругу физических и юридических лиц, в результате чего охватывают практически все общественные отношения, вторые издаются для каждого конкретного случая или лица индивидуально (отсюда и другое название «индивидуальный акт»), заканчивают действовать после наступления ожидаемых событий.
- И, наверное, главное отличие: ненормативные акты издаются в целях применения и соблюдения нормативно-правовых.
Чем отличается протокол от постановления ГИБДД
- действия должностных лиц и порядок, в котором они выполнялись;
- состояние, качество дороги, наличие или отсутствие разметки, освещался ли участок дороги, на котором было совершено нарушение;
- тип перекрестка (регулируемый или нерегулируемый), на котором водитель совершил нарушение, был ли исправен светофор, были ли знаки приоритета;
- другие важные обстоятельства.
- должность, ФИО судьи, должностного лица, наименование органа, которые вынесли постановление, их юридический адрес;
- дата, место рассмотрения дела;
- информация о лице, в отношении которого дело рассматривалось;
- установленные обстоятельства;
- статьи, которые предусматривают административную ответственность за совершение правонарушения;
- решение по делу;
- срок, порядок обжалования.
Протокол постановление определение в чем разница
Остановив на дороге, инспектор ДПС может составить в отношении водителя, нарушившего ПДД, административное постановление или протокол. В чем разница между этими документами? Разница значительная! Протокол об административном правонарушении – это документ, в котором инспектор фиксирует нарушение ПДД. Протокол затем является доказательством вины водителя.
Если Вы оспариваете постановление и намерены обжаловать его, в графе «С нарушением согласен…» напишите фразу: «ПДД не нарушал…» и поставьте подпись рядом с данной фразой, а не на соответствующей линии. Также важно помнить, что достаточным основанием для отмены вынесенного решения является постановление, вынесенное с нарушением процессуальных норм. ВАЖНО: Инспектора, нарушившего Ваши права, по Вашему заявлению могут привлечь к дисциплинарной ответственности по факту допущенных нарушений.
24 Июл 2018 635Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно - справочных документов:
- протокол;
- докладная записка;
- объяснительная записка;
- справка;
- письма;
- телеграмма, телефонограмма.
Одним из видов информационно - справочных документов является акт. Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.
В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.
Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке. Формуляр акта состоит из реквизитов:
- название организации;
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- дата, номер;
- место издания;
- заголовок;
- текст;
- приложения;
- подписи (членов комиссии);
- гриф утверждения, согласования.
Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.
Следующий вид информационно - справочного документа - протокол. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Пишутся от начала левого поля. Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания. Формуляр протокола состоит из реквизитов:
- наименование организации или ведомства (если есть);
- НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - крупно;
- наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
- дата заседания, номер (в течение календарного года);
- место составления (город);
- заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
- текст вводной и основной части;
- подписи;
- гриф утверждения, согласования (если нужно).
Следующий вид информационно - справочного документа - докладная записка. Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:
А) информационные; б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор - составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:
- изложение фактов, послуживших причиной её составления;
- выводы, предложения организации или должностного лица.
Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:
- наименование структурного подразделения(если есть);
- дата, номер;
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- приложения;
- подпись.
Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:
- наименование министерства или ведомства;
- название организации;
- наименование вида документа - докладная записка;
- дата, номер;
- место издания;
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- приложения;
- подпись.
Следующий вид информационно - справочного документа - объяснительная записка. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями. Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:
- наименование министерства или ведомства;
- название организации;
- наименование структурного подразделения (если есть);
- наименование вида документа;
- дата, номер;
- место издания;
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- подпись.
Следующий вид информационно - справочного документа - справка. Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.
Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело. Формуляр справки состоит из реквизитов:
- наименование министерства или ведомства;
- название организации;
- наименование структурного подразделения (если есть);
- наименование вида документа;
- дата, номер;
- место издания;
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- подпись;
- печать.
Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.
Следующий вид информационно - справочного документа - доклад. Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть - изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации.
Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
Следующий вид информационно - справочного документа - телеграмма. Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:
Адрес и наименование организации - отправителя телеграммы; наименование должности; подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.
Следующий вид информационно - справочного документа - телефонограмма. Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы. Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:
- наименование министерства или ведомства;
- название организации - отправителя;
- наименование вида документа;
- дата, номер;
- место составления;
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- подпись;
- должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
- должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.
Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо. Виды служебных писем:
- письмо - просьба;
- письмо - предложение;
- письмо - претензия;
- письмо - запрос;
- письмо - извещение;
- информационное письмо;
- письмо - отказ;
- письмо - напоминание;
- сопроводительное письмо и т.д.
Формуляр письма состоит из реквизитов:
- наименование министерства или ведомства;
- название организации;
- наименование структурного подразделения (если есть);
- адрес организации (почтовый, телеграфный);
- номер телефона, факса, телетайпа;
- номер счета в банке;
- дата, номер;
- ссылка на индекс и дату входящего документа;
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- приложения;
- подпись;
- печать;
- фамилия и телефон исполнителя;
- гриф ограничения доступа.
Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.
А теперь рассмотрим отдельные виды писем. Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ. Например:
НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.
Письмо - приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо - приглашение может содержать:
Полную повестку дня мероприятия; фамилии докладчиков по вопросам повестки дня; фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия; способ проезда и другую информацию.
Например:
ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ...
Информационное письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция. Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию. Письмо - извещение - документ, являющийся ответом на запрос. Письмо - извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: "Ставим Вас в известность...".
Письмо - подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма - подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо - подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ...
Письмо - напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например:
НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.99.
Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В гарантийном письме организация - адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например:
ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.
Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия.
Письмо - претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо - претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.
Письмо - ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма - запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо - ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:
Принятие предложения; отказ от предложения; выполнение просьбы; ответ на запрос.
Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован. Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Структура письма иностранному партнеру:
- эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);
- адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);
- номер документа в цифровой или буквенной форме;
- дата в буквенно - цифровой форме;
- адрес получателя;
- вступительное обращение;
- заголовок;
- текст;
- заключительная формула вежливости;
- личная подпись автора письма;
- ниже подписи - её расшифровка;
- на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.
Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:
Указание (код) отправителя; дата и время передачи; длительность передачи; номер телефакса, с которого передана информация; количество страниц.
Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.
Модем - средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами - пользователями ПК. Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.
